في قطاع السيارات، كثيراً ما تسير أعمال الصيانة ومعارض البيع وقطع الغيار تحت سقف واحد أو على مقربة شديدة من بعضها. تصل المركبة إلى مركز الصيانة بموعد، ويُفتح أمر عمل، وتأتي القطع من المخزون أو من المورد، ويوافق العميل على الأعمال الإضافية، ثم تُسلَّم المركبة؛ وفي جانب المعرض قد تُنشر المركبة نفسها يوماً ما كإعلان. وعندما تتوزع المعلومات في هذه الدورة بين أوامر العمل الورقية والمكالمات الهاتفية، تظهر المشكلات التالية:
1. مواعيد بالهاتف وطاقة استيعابية غير واضحة
عندما تُعطى المواعيد هاتفياً دون معرفة الطاقة المتاحة من الرافعات والفنيين، تمتلئ الورشة فوق طاقتها في بعض الأيام وتبقى فارغة في أيام أخرى. أما شاشة حجز تقدّر المدة حسب نوع العمل وتعرض الطاقة الشاغرة، فتتيح للعميل أن يحجز موعده بنفسه من موقعك الإلكتروني أو عبر واتساب.
2. أمر عمل ورقي وموافقة شفهية
في أمر العمل الورقي قد تبقى الأعمال المنجزة والقطع المستخدمة وموافقات العميل ناقصة. والموافقة الشفهية التي تؤخذ هاتفياً على عمل إضافي قد تتحول إلى خلاف عند التسليم. أما أمر العمل الرقمي فيسد هذه الثغرة عبر التشخيص الموثق بالصور، ورابط الموافقة المكتوبة، والأختام الزمنية المسجلة.
3. مخزون القطع غير مرتبط بأوامر العمل
إذا كانت معرفة القطعة التي استُخدمت في كل مركبة والكمية الفعلية في المخزون لا تتضح إلا عند الجرد، فستحدث خسائر وطلبات غير ضرورية في آن واحد. ويحل هذه المشكلة نظام يخصم القطعة من المخزون عند إضافتها إلى أمر العمل، ويقترح طلب شراء للقطعة التي تنخفض عن الحد الأدنى. ولإدارة القطع بالباركود يمكنك الاطلاع على صفحة ربط الباركود وأجهزة المسح المحمولة.
4. مخزون المعرض لا يتطابق مع الإعلانات
بقاء إعلان مركبة بيعت بالفعل مفتوحاً يولّد اتصالات لا داعي لها، والإعلان بسعر غير محدّث يُفقد الثقة. وحفظ مخزون المركبات في مكان واحد وتغذية قنوات الإعلانات منه يمنع هذا التضارب.
