Ein Exportauftrag hat Dutzende Schritte von der Proforma bis zur Zahlung: Produktion, Qualität, Verpackung, Fracht, Zollagent, Zertifikate und Akkreditiv oder Vorauskasse. In E-Mail-Ketten verwaltet, kann ein einziges fehlendes Dokument einen Container im Hafen festhalten. In unserem System durchläuft jeder Exportauftrag eine Zeitleiste mit Dokumenten-Checkliste. Produktionsstatus, Versand und Dokumente sind in einer Ansicht sichtbar, und der Käufer verfolgt den Auftrag in seinem eigenen Portal.
Probleme von Exporteuren
- Fehlende Dokumente fallen erst in letzter Minute auf
- Unklarer Produktionsstand eines Auftrags
- Devisenzahlungen und Zahlungsbedingungen geraten durcheinander
- Endlose Status-E-Mails an Käufer
Module
Proformas und Aufträge
Mehrsprachige Proformas, Incoterms, Währungen und Zahlungsbedingungen.
Produktionsverfolgung
Produktionsstufen je Auftrag und Lieferrisiko.
Versandplanung
Container-Beladepläne, Packlisten, Fracht- und Spediteursdaten.
Dokumenten-Checklisten
Erforderliche Dokumente je Land und Produkt, Upload und Freigabe.
Zahlungen und Bedingungen
Vorauskasse, Dokumenteninkasso und Akkreditiv.
Käuferportal
Auftragsstatus und Dokumenten-Downloads für Käufer.
So läuft es im Alltag
- 1
Eine Proforma wird erstellt und zum Auftrag.
- 2
Die Produktionsstufen werden verfolgt.
- 3
Der Versand wird geplant und die Dokumentenliste erstellt.
- 4
Dokumente werden hochgeladen, geprüft und im Portal geteilt.
- 5
Zahlungseingänge werden bis zum Abschluss verfolgt.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Unternehmen mit wenigen Exportaufträgen kommen mit dem Außenhandelsmodul ihres ERP aus.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Exporteure, die in viele Länder liefern und dokumentenintensive Produkte haben, senken Verzögerungen und Vertragsstrafen mit Software, die Aufträge, Dokumente und Zahlungen verbindet.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 16 Screens und 8 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 350 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
In welchen Sprachen können Proformas erstellt werden?
Standardmäßig Deutsch und Englisch; Arabisch, Russisch und weitere lassen sich ergänzen.
Kann unser Zollagent darauf zugreifen?
Ja, mit eingeschränkten Rechten zum Hochladen und Einsehen von Dokumenten.
Werden ERP-Aufträge und -Rechnungen abgeglichen?
Ja, die ERP-Anbindung verhindert Doppelerfassung.
Eignet sich das für grenzüberschreitenden E-Commerce?
Marktplatz- und E-Commerce-Exporte lassen sich in einem eigenen Ablauf abbilden.
