Steuerkanzleien verbringen die ersten Wochen jedes Monats damit, Rechnungen, Kontoauszügen und Belegen hinterherzulaufen. Sie kommen per WhatsApp, E-Mail und persönlich, und fehlende Unterlagen fallen erst kurz vor der Frist auf. In unserem System laden Mandanten Belege in ein Portal oder per WhatsApp hoch, und fehlende Unterlagen werden automatisch angemahnt. Fristen für Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteuer und Jahresabschlüsse sind je Mandant und Mitarbeiter sichtbar, monatliche Honorare und Zahlungseingänge werden im selben Dashboard verfolgt.
Probleme von Kanzleien
- Belege kommen über verstreute Kanäle
- Fehlende Belege bleiben bis zur Frist liegen
- Kein Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter
- Monatliche Honorare gehen verspätet ein
Module
Mandantenportal
Uploads, Ordner je Zeitraum und Lesebestätigungen.
Erinnerung an fehlende Belege
Checklisten je Zeitraum mit automatischen WhatsApp-Erinnerungen.
Fristenkalender
Melde- und Abgabefristen je Mandant.
Auslastung
Mandanten und Aufgaben je Mitarbeiter mit Status.
Honorare und Zahlungseingang
Monatliche Honorare, Mahnwesen, SEPA-Lastschrift und Zahlungslinks.
Mandanteninformationen
Hinweise zu Gesetzesänderungen an Mandanten.
So läuft es im Alltag
- 1
Für jeden Mandanten wird eine Checkliste je Zeitraum angelegt.
- 2
Mandanten laden Belege hoch; fehlende werden angemahnt.
- 3
Mitarbeiter erledigen die Arbeit und aktualisieren den Status.
- 4
Fristwarnungen erscheinen rechtzeitig im Voraus.
- 5
Zum Monatsende sind Zahlungseingänge und Auslastung sichtbar.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Kleine Kanzleien können allgemeine Filesharing- und Kalendertools nutzen.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Kanzleien mit Hunderten Mandanten senken den Fristendruck deutlich mit Software, die Belegeingang, Fristen und Honorareinzug verbindet.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 12 Screens und 8 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 300 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Brauchen Mandanten eine App zum Hochladen?
Nein, sie können das Webportal oder WhatsApp nutzen.
Werden Belege sicher gespeichert?
Verschlüsselt und DSGVO-konform; jeder Mandant sieht nur seinen eigenen Ordner.
Aktualisiert sich der Fristenkalender automatisch?
Er folgt den Pflichtarten, die Ihre Kanzlei definiert; Änderungen werden im Panel vorgenommen.
Können die Daten in unsere Kanzleisoftware übernommen werden?
Ja, als Dateien im Importformat Ihrer Software, etwa DATEV.
