يتلقى مكتب الترجمة عشرات المستندات يوميًا: شهادات ووكالات ومواصفات تقنية. ولكل منها زوج لغوي ومدة تسليم مختلفة، وأحيانًا تصديق رسمي. وعندما تتفرق الأعمال بين البريد الإلكتروني وواتساب، يختلط الأمر في معرفة المستند عند أي مترجم والمستند الذي ذهب للتصديق.
في النظام الذي نبنيه يرفع العميل المستند إلى البوابة، ويُعدّ العرض بحسب عدد الكلمات أو الصفحات. يُسند العمل المعتمد إلى المترجم بحسب زوج اللغات والتخصص، ويصل تنبيه عند اقتراب الموعد؛ وتُتابع مراحل الاعتماد والتصديق خطوة بخطوة، وتُحسب مستحقات المترجم تلقائيًا.
مشكلات مكاتب الترجمة
- ضياع الأعمال بين البريد والرسائل
- صعوبة العثور السريع على المترجم المناسب
- تعذر متابعة مراحل الأعمال المصدّقة
- حساب مستحقات المترجمين يدويًا
الوحدات
العرض والطلب
رفع المستند وعدّ الكلمات والصفحات ودرجة الاستعجال والموافقة.
قاعدة المترجمين
زوج اللغات ومجال التخصص وحالة الاعتماد والانشغال.
متابعة العمل
مراحل الترجمة والمراجعة والاعتماد والتصديق.
بوابة العملاء
حالة الطلب وملف التسليم وسجل الفواتير.
المستحقات
سعر الوحدة وقائمة الأعمال وفترة السداد لكل مترجم.
أرشيف المصطلحات والملفات
قوائم مصطلحات لكل عميل وترجمات سابقة.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يرفع العميل المستند ويُعدّ المكتب العرض ويرسله للموافقة.
- 2
يُسند العمل المعتمد إلى المترجم بحسب زوج اللغات والتخصص.
- 3
يسلّم المترجم العمل وتُجرى المراجعة والاعتماد.
- 4
عند الحاجة تُحدَّد مرحلة التصديق ويُبلَّغ بيوم التسليم.
- 5
يُسلَّم العمل للعميل وتصدر الفاتورة ومستحقات المترجم.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للمكاتب الصغيرة التي تعمل مع عدد قليل من المترجمين، قد يكفي جدول جيد التنظيم وترتيب للبريد الإلكتروني.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما المكاتب ذات شبكة المترجمين الواسعة وعملاء الشركات والأعمال المصدّقة الكثيفة يوميًا، فإن نظامًا مخصصًا يقلل فوات المواعيد وعبء التنسيق.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 17 شاشة و9 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €350 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل يعمل مع أدوات الترجمة بمساعدة الحاسوب (CAT)؟
يواصل المترجمون استخدام أدواتهم الخاصة، وتُرفع الملفات وأعداد الكلمات إلى النظام.
كيف تُضمن سرية المستندات؟
تُخزَّن الملفات مشفرة ولا يصل إليها إلا المترجم المعيّن، وتُحفظ سجلات الوصول.
هل يُحسب عدد الكلمات تلقائيًا؟
تلقائيًا في الملفات القابلة للتحرير، وتقديريًا في المستندات الممسوحة ضوئيًا ثم يعتمدها الموظف.
هل يستطيع المترجمون المستقلون الدخول إلى النظام؟
نعم، توجد بوابة منفصلة يرون فيها أعمالهم ومواعيدهم ومستحقاتهم.
