تنتقل أجهزة اللابتوب والهواتف والأثاث وأجهزة القياس بين الأقسام على مدى السنين. وعندما تبقى محاضر العهدة على الورق لا يُعرف ما يُسترد من الموظف المغادر، وعند الجرد السنوي لا يطابق السجل المحاسبي الجرد الفعلي. في النظام الذي نبنيه يُلصق على كل أصل ملصق باركود أو QR، ويُسجَّل تسليم العهدة وإرجاعها بتوقيع رقمي. يجري فريق الجرد العد حسب الموقع بمسح الملصقات بالهاتف، وتظهر الأصناف الناقصة والزائدة فورًا، ويخرج تقرير الإهلاك جاهزًا للمحاسبة.
مشكلات نراها في المؤسسات
- ضياع محاضر العهدة على الورق
- تعذر استرداد المعدات من الموظف المغادر
- عدم تطابق السجل المحاسبي مع الجرد الفعلي
- فوات تواريخ الضمان والصيانة
الوحدات
بطاقة الأصل
العلامة والطراز والرقم التسلسلي وفاتورة الشراء والموقع والصورة.
العهدة والإرجاع
تسليم عهدة للموظف بمحضر موقع رقميًا وسجل الإرجاع.
الجرد عبر الجوال
جرد حسب الغرفة والموقع بمسح الباركود أو QR.
الصيانة والضمان
تنبيهات الصيانة الدورية والمعايرة وانتهاء الضمان.
الإهلاك
احتساب الإهلاك حسب العمر الإنتاجي ومخرجات للمحاسبة.
الاستبعاد والتخريد
مسار معتمد لاستبعاد الأصناف المعطلة والخارجة عن الخدمة.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يُوسم الأصل المشترى ويُسجَّل في النظام.
- 2
يُسلَّم للموظف عهدةً ويُوقَّع المحضر رقميًا.
- 3
يُبلَّغ من التطبيق عن النقل والأعطال.
- 4
يُجرى الجرد عبر الجوال في نهاية الفترة وتُسرد الفروق.
- 5
يُحال تقرير الإهلاك والجرد إلى المحاسبة.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للمكاتب ذات الأصناف القليلة، قد تكفي وحدة الأصول الثابتة في نظام ERP أو جداول جرد بسيطة.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما المؤسسات متعددة المواقع التي لديها آلاف الأصناف وتريد إدارة العهدة والجرد والصيانة معًا، فالنظام المخصص يقلل الفاقد بوضوح.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 16 شاشة و9 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €450 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
ما أنواع الملصقات المتاحة؟
تُدعم ملصقات الباركود وQR وRFID اختياريًا، ويُوصى بملصق متين للبيئات الخارجية.
هل يمكن الجرد دون إنترنت؟
نعم، يُجرى الجرد دون اتصال في المستودعات والطوابق السفلية ثم يُزامَن لاحقًا.
هل تُنقل قائمة أصولنا الحالية؟
نعم، تُنقل قائمة الأصول الثابتة من Excel أو من نظام ERP ثم يجري الوسم.
ماذا يحدث عند مغادرة الموظف؟
عند ورود خبر المغادرة من الموارد البشرية تُفتح قائمة العهد المسجلة عليه كمهمة إرجاع.
