تدير شركة التنظيم في الأسبوع نفسه حفل إطلاق وحفلي زفاف واجتماعًا للموزعين. يُتصل بموردي المسرح والصوت والإضاءة والزهور والضيافة والمضيفات كلٌّ على حدة، ولا يُعرف إن عادت المعدات الخارجة من المستودع، ولا يتبيّن إن كانت الفعالية قد حققت ربحًا حقيقيًا إلا بعد أسابيع من انتهائها. في النظام الذي نبنيه تبدأ كل فعالية بعرض سعر، وعند اعتماده تُفتح تلقائيًا الجداول الزمنية وقوائم المهام وطلبات الموردين وإخراج المعدات. يغلق فريق الميدان المهام من الجوال، وتُقيَّد المصروفات على الفعالية، وعند الإقفال تظهر الربحية الفعلية.
مشكلات نراها في شركات التنظيم
- بقاء طلبات الموردين في المكالمات الهاتفية
- عودة المعدات الخارجة من المستودع ناقصة
- عدم وصول تعديلات العميل في اللحظة الأخيرة إلى الفريق
- عدم معرفة التكلفة الفعلية لكل فعالية
الوحدات
العرض والعقد
عرض سعر بالبنود وسجل المراجعات واعتماد العميل إلكترونيًا.
خطة الفعالية
جدول زمني ومهام لمراحل التركيب والبروفة وسير الفعالية.
إدارة الموردين
طلبات الموردين وتأكيدها وسداد مستحقاتهم وسجل أدائهم.
المعدات والمستودع
تسجيل خروج وعودة المسرح والهياكل والصوت والإضاءة والديكور، وجرد بالباركود.
تكليف الفرق
تعيين موظفي الميدان والفرق المستقلة وتسجيل الحضور.
الميزانية والربحية
مقارنة التكاليف المخططة والفعلية لكل فعالية.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يُجهَّز عرض السعر من طلب العميل ويُعتمد.
- 2
تُفتح خطة الفعالية والمهام وطلبات الموردين.
- 3
في يوم التركيب تخرج المعدات من المستودع بالباركود.
- 4
يسجّل فريق الميدان المهام والتغييرات من الجوال.
- 5
بعد التفكيك تعود المعدات وتُقفل ربحية الفعالية.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للفرق التي تنظّم فعاليات قليلة قد تكفي في البداية أدوات إدارة المشاريع العامة.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
وإذا احتجتم إلى مستودع معدات وشبكة موردين ومتابعة التكلفة لكل فعالية معًا، فإن النظام المخصص يُظهر الربحية بوضوح.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 20 شاشة و9 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €400 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع العميل اعتماد العرض إلكترونيًا؟
نعم، يراجع العميل العرض عبر رابط يصله، ويطلب تعديلًا أو يعتمده.
هل تُتابع المعدات المستأجرة أيضًا؟
تُسجَّل المعدات المستأجرة من الخارج بربطها بالمورد، وتُقيَّد مواعيد إعادتها وتكلفتها على الفعالية.
هل تستطيع الفرق المستقلة استخدام التطبيق؟
بحساب محدود الصلاحيات لا يرون إلا المهام والفعاليات المكلفين بها.
هل تُنقل سجلات الفعاليات والعملاء القديمة؟
تُستورد قوائم العملاء والموردين والمعدات من Excel، ويمكن إضافة الفعاليات السابقة بصورة ملخصة.
