In einem Übersetzungsbüro gehen täglich Dutzende Dokumente ein: Zeugnisse, Vollmachten, technische Spezifikationen. Jedes braucht ein anderes Sprachpaar, eine andere Frist und manchmal eine Beglaubigung. Verteilen sich die Aufträge auf E-Mails und WhatsApp, ist unklar, welches Dokument bei welchem Übersetzer liegt und welches zur Beglaubigung unterwegs ist.
In unserem System lädt der Kunde das Dokument ins Portal hoch, das Angebot entsteht nach Zeichen- oder Seitenzahl. Der freigegebene Auftrag wird nach Sprachpaar und Fachgebiet einem Übersetzer zugewiesen, vor Fristablauf erscheint eine Warnung; Beglaubigung und weitere Schritte werden verfolgt, das Übersetzerhonorar wird automatisch berechnet.
Typische Probleme von Übersetzungsbüros
- Aufträge gehen in E-Mails und Nachrichten unter
- Der passende Übersetzer ist nicht schnell zu finden
- Beglaubigte Aufträge lassen sich schwer nachverfolgen
- Übersetzerhonorare werden von Hand berechnet
Module
Angebot und Auftrag
Dokument-Upload, Zeichen- und Seitenzählung, Eilzuschlag und Freigabe.
Übersetzerpool
Sprachpaar, Fachgebiet, Vereidigung und Auslastung.
Auftragsverfolgung
Übersetzung, Lektorat, Beglaubigung und weitere Schritte.
Kundenportal
Auftragsstatus, Lieferdatei und Rechnungshistorie.
Honorarabrechnung
Stückpreis je Übersetzer, Auftragsliste und Zahlungsperiode.
Terminologie und Archiv
Glossare je Kunde und frühere Übersetzungen.
So läuft es im Alltag
- 1
Der Kunde lädt das Dokument hoch, das Büro erstellt das Angebot und sendet es zur Freigabe.
- 2
Der freigegebene Auftrag wird nach Sprachpaar und Fachgebiet einem Übersetzer zugewiesen.
- 3
Der Übersetzer liefert, danach folgen Lektorat und Beglaubigung.
- 4
Bei Bedarf wird die Beglaubigung vermerkt und der Liefertermin mitgeteilt.
- 5
Der Auftrag wird ausgeliefert, Rechnung und Übersetzerhonorar entstehen.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für kleine Büros mit wenigen Übersetzern kann eine gut aufgebaute Tabelle mit E-Mail-Ablauf genügen.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Büros mit großem Übersetzernetz, Firmenkunden und täglich vielen beglaubigten Aufträgen senkt ein individuelles System verpasste Fristen und den Koordinationsaufwand.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 17 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 350 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Funktioniert das System zusammen mit CAT-Tools?
Übersetzer arbeiten weiter in ihren eigenen CAT-Tools; Dateien und Wortzahlen werden ins System geladen.
Wie wird die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet?
Dateien werden verschlüsselt gespeichert, nur der zugewiesene Übersetzer hat Zugriff, Zugriffe werden protokolliert.
Werden Zeichen automatisch gezählt?
Bei bearbeitbaren Dateien automatisch, bei eingescannten Dokumenten als Schätzung, die der Mitarbeiter bestätigt.
Können freie Übersetzer sich im System anmelden?
Ja, in einem eigenen Portal sehen sie ihre Aufträge, Termine und Honorare.
