في تنظيم المؤتمرات تصل التسجيلات من نماذج متفرقة، والمدفوعات بالحوالات، والأبحاث بالبريد الإلكتروني؛ أما في المعارض فتُحفظ مبيعات الأجنحة وبيانات الدليل في جداول منفصلة. وفي صباح الافتتاح تتكوّن طوابير طويلة عند مكتب التسجيل، ويبقى غير واضح عدد حاضري كل جلسة ومن يستحق الشهادة. في النظام الذي نبنيه يسجّل المشارك ويدفع ويحجز إقامته إلكترونيًا، وتصله على بريده بطاقة دخول برمز QR. ويجري تقديم الأبحاث وتحكيمها في اللوحة نفسها، وتُحتسب مداخل الجلسات بالمسح، وتُصدَر شهادات الحضور تلقائيًا.
مشكلات يواجهها المنظمون
- طوابير طويلة عند مكتب التسجيل
- مطابقة الحوالات البنكية مع سجلات التسجيل
- تشتت مسار الأبحاث والتحكيم في البريد الإلكتروني
- تعذّر تحديد حضور الجلسات واستحقاق الشهادات
الوحدات
التسجيل الإلكتروني
رسوم بحسب فئة المشارك وخصم التسجيل المبكر والتسجيل الجماعي.
بطاقة QR
رمز QR خاص بكل شخص، وطباعة سريعة عند البوابة ومسح للدخول.
الأبحاث والتحكيم
إرسال الملخصات والتحكيم السري والقبول والرفض وبناء البرنامج.
بيع الأجنحة
مخطط أرض المعرض وحجز الأجنحة ودليل الشركات المشاركة.
الإقامة والنقل
حصص الفنادق وتوزيع الغرف والنقل من المطار.
الشهادات
شهادة حضور تلقائية بحسب مدة حضور الجلسات.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يسجّل المشارك من الموقع ويدفع.
- 2
تصله بطاقة QR والبرنامج عبر البريد الإلكتروني.
- 3
في يوم الفعالية يدخل بمسح الرمز عند البوابة.
- 4
تُسجَّل مداخل الجلسات وزيارات الأجنحة.
- 5
في نهاية الفعالية تُنشأ الشهادات والتقارير.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للفعاليات الصغيرة لمرة واحدة قد تكفي أدوات التذاكر والنماذج الجاهزة.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما المنظمون الذين يقيمون مؤتمرات أو معارض بانتظام ويديرون الأبحاث وبيع الأجنحة والشهادات، فيعاد استخدام النظام المخصص في كل فعالية.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 22 شاشة و10 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €500 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل تُدار عدة فعاليات في النظام نفسه؟
نعم، يُفتح كل مؤتمر أو معرض كفعالية مستقلة، وتبقى قاعدة بيانات المشاركين والشركات مشتركة.
هل تُدعم الفعاليات الهجينة؟
يمكن إضافة رابط البث المباشر وتسجيل مدة المشاهدة للمشاركين عبر الإنترنت.
كيف تُحمى بيانات المشاركين؟
تؤخذ نصوص الموافقة الصريحة عند التسجيل، وتُحفظ البيانات بصلاحيات وصول متدرجة وبما يتوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية (PDPL).
ماذا يحدث إذا انقطع الإنترنت عند البوابة؟
ينزّل تطبيق القراءة قائمة المشاركين مسبقًا، وتتزامن عمليات الدخول عند عودة الاتصال.
