تمتد رحلة الطالب إلى الخارج لأشهر، من التعارف في معرض تعليمي إلى طلب الالتحاق وخطاب القبول ووثائق مثل CAS أو I-20 وموعد التأشيرة والسكن. وفي هذه الرحلة التي تُدار بالبريد وExcel تظهر الوثائق الناقصة في اللحظة الأخيرة، ولا تُتابَع العمولات. في الـ CRM الذي نبنيه يُسجَّل كل مرشح بتفضيلاته من حيث الدولة والبرنامج والفصل الدراسي، ويُتابَع كل طلب التحاق بمراحل مستقلة. يرفع الطالب وثائقه إلى البوابة فيرى المستشار النواقص فورًا، وعند إدخال نتيجة القبول والتأشيرة تبدأ تلقائيًا إجراءات عمولة المؤسسة التعليمية وفوترتها.
مشكلات نراها في مكاتب الاستشارات
- بقاء مرشحي المعارض والإعلانات دون متابعة
- اكتشاف نقص الوثائق يوم تقديم الطلب
- ارتباط مراحل القبول والتأشيرة بمستشار واحد
- عدم معرفة ما إذا حُصّلت عمولات المؤسسات التعليمية
الوحدات
CRM المرشحين
قمع مبيعات بالمصدر والاهتمام والميزانية وسجل المقابلات.
متابعة الطلبات
مراحل التقديم والقبول والعربون لكل مؤسسة وبرنامج.
إدارة الوثائق
قائمة وثائق حسب الدولة ورفع الطالب واعتمادها.
إجراءات التأشيرة
موعد السفارة ومراجعة المستندات وتسجيل النتيجة.
متابعة العمولات
اتفاقيات المؤسسات ونسب العمولات والفواتير والتحصيل.
بوابة الطالب
حالة الطلب والوثائق والمراسلات والمدفوعات.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يصل المرشح إلى الـ CRM من نموذج الويب أو المعرض أو الإعلان ويُسند إلى مستشار.
- 2
بعد المقابلة تُحدد تفضيلات الدولة والمؤسسة وتُفتح الطلبات.
- 3
يرفع الطالب وثائقه من البوابة ويراجعها المستشار.
- 4
عند وصول القبول تبدأ إجراءات التأشيرة والسكن.
- 5
عندما يبدأ الطالب دراسته تُصدر فاتورة عمولة المؤسسة ويُتابع تحصيلها.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للمكاتب ذات المستشار الواحد وعدد الطلاب القليل، قد تكفي أدوات CRM العامة في البداية.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما الشركات التي تعمل مع دول ومؤسسات تعليمية كثيرة وتريد توحيد إيرادات العمولات وإجراءات الوثائق، فإن CRM مخصصًا للقطاع يمنع ضياع المرشحين والعمولات غير المحصّلة.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 21 شاشة و11 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €450 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل يتكامل مع بوابات التقديم في الجامعات؟
معظم بوابات الجامعات لا توفر واجهات برمجة مفتوحة؛ لذلك يُتابع رقم الطلب وحالته في الـ CRM، ويمكن الربط بالمنصات التي توفر API.
هل يستطيع الطلاب رفع الوثائق من الهاتف؟
نعم، البوابة متوافقة مع الجوال وتقبل رفع الصور أو ملفات PDF.
كيف تُحمى وثائق جوازات السفر والهويات؟
تُخزَّن الوثائق مشفرة ولا يطّلع عليها إلا المستشار المعني، مع مراعاة نظام حماية البيانات الشخصية PDPL وقواعد نقل البيانات خارج البلد.
هل يمكن نقل قائمة المرشحين من Excel؟
نعم، يُستورد سجل المرشحين والطلاب أثناء الإعداد.
