ما تبيعه شركة الاستشارات هو الوقت، لكن عدد الساعات المصروفة على كل مشروع يُعرف في نهاية الشهر من جداول تُملأ من الذاكرة. وعند تجاوز ميزانية الأيام في العرض لا يُلاحَظ ذلك، وتتحول الساعات غير المفوترة إلى خسارة في الربح. في النظام الذي نبنيه يرتبط كل مشروع بمراحله ومهامه وبـميزانية الساعات. يدخل المستشارون وقتهم اليومي من الهاتف، وينبَّه مدير المشروع عند تجاوز عتبة معينة من الميزانية، وتتحول الساعات المعتمدة مباشرة إلى فاتورة، وتظهر ربحية المشروع لحظيًا.
مشكلات شركات الاستشارات
- تأخر ملء سجلات الوقت ونقصها
- اكتشاف تجاوز الميزانية بعد انتهاء المشروع
- ساعات عمل لا تُفوتر
- تعذر تخطيط انشغال المستشارين
الوحدات
المشروع والمراحل
النطاق والمرحلة والمهمة والمسؤول وتواريخ التسليم.
سجل الوقت
إدخال الساعات اليومية عبر الجوال والويب ومسار اعتماد.
ضبط الميزانية
ميزانية الساعات والمصروفات وتنبيهات العتبة والانتهاء المتوقع.
تخطيط الموارد
انشغال المستشارين وكفاءاتهم وإسنادهم للمشاريع.
الفوترة
فاتورة بالساعة أو بأجر ثابت أو بالمرحلة مع تحميل المصروفات.
تقرير الربحية
تحليل الإيراد والتكلفة بحسب المشروع والعميل والمستشار.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
عند الموافقة على العرض يُفتح المشروع بمراحله وميزانية ساعاته.
- 2
يُسند المستشارون إلى المهام ويدخلون ساعاتهم اليومية.
- 3
يعتمد مدير المشروع الساعات ويتابع حالة الميزانية.
- 4
في نهاية الفترة تُعدّ الفاتورة من الساعات والمصروفات المعتمدة.
- 5
عند إغلاق المشروع يُراجع تقرير الربحية والانحرافات.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للشركات قليلة المستشارين التي تعمل بأجور ثابتة، تكفي أدوات تتبع الوقت الجاهزة.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما الشركات التي تفوتر بالساعة ولديها مشاريع متوازية كثيرة وقواعد اعتماد وميزانية خاصة بها، فإن نظامًا مخصصًا يُظهر الساعات غير المفوترة وتجاوز الميزانية.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 17 شاشة و8 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €350 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع المستشارون إدخال الوقت من الهاتف؟
نعم، يختارون المشروع والمهمة من شاشة الجوال ويدخلون المدة، كما يمكنهم البدء والإيقاف بمؤقت.
هل يرى العميل تقدم المشروع؟
عبر بوابة العملاء الاختيارية تُشارك المراحل والتسليمات وملخصات الساعات المعتمدة.
هل يرتبط ببرنامج المحاسبة لدينا؟
تُنقل الفواتير والحركات المالية إلى المحاسبة عبر الربط أو نقل الملفات.
هل يمكن نقل بيانات المشاريع القديمة؟
تُستورد سجلات المشاريع والعملاء والساعات من Excel ويمكن تقرير الربحية التاريخية أيضًا.
