في مكتب التخليص الجمركي تسير عشرات الملفات في وقت واحد: فواتير وقوائم تعبئة وشهادات منشأ وخطابات مطابقة ورسوم. وغالبًا ما تُتابع المستندات الناقصة في كل ملف، وموقع المعقّب في أي منفذ جمركي، وتجاوز المصروفات المدفوعة نيابة عن العميل لمبلغ السلفة، عبر البريد الإلكتروني والهاتف. في النظام الذي نبنيه يُفتح كل ملف بقائمة مستندات تلقائية بحسب نوع الإجراء الجمركي، ويُطلب النقص من العميل بنقرة واحدة. تُسجَّل مراحل البيان والتسجيل والفحص والإفراج، وتُقيَّد المصروفات على الملف، وعند الإغلاق تُعدّ الفاتورة مع كشف المصروفات.
مشكلات نراها في مكاتب التخليص
- اكتشاف المستند الناقص في اللحظة الأخيرة
- اتصالات العملاء المتكررة للسؤال عن حالة الملف
- عدم انعكاس السلف والمصروفات بدقة على الملف
- عدم معرفة حالة عمل المعقّبين في الميدان
الوحدات
إدارة الملفات
ملفات الاستيراد والتصدير والعبور والمستودعات، مع رمز النظام المنسق (HS) ونوع الإجراء.
قائمة فحص المستندات
المستندات المطلوبة حسب الإجراء، مع الرفع والاعتماد وإشعار النواقص.
متابعة المراحل
خطوات البيان والتسجيل والمسار الأحمر أو الأصفر والفحص والإفراج.
السلف والمصروفات
الرسوم والضرائب وأجور التخزين والنقل والخدمة، مع رصيد سلفة العميل.
بوابة العملاء
عرض حالة الملف ورفع المستندات والاطلاع على كشف المصروفات.
تطبيق المعقّب
قائمة مهام الموظف الميداني وصور وتحديث للحالة.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يُفتح الملف من معلومات العميل الأولية وتُنشأ قائمة المستندات.
- 2
تُطلب المستندات الناقصة من العميل عبر البوابة والبريد الإلكتروني.
- 3
يُعدّ البيان الجمركي وتُسجَّل بيانات التسجيل والمسار في الملف.
- 4
يحدّث المعقّب خطوات الفحص والإفراج من الميدان.
- 5
يُغلق الملف وتُرسل الفاتورة وكشف المصروفات إلى العميل.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للمكاتب قليلة الملفات قد يؤدي برنامج البيانات الجمركية مع جدول بيانات منظم الغرض.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما مكاتب التخليص كثيرة العملاء ولديها معقّبون في أكثر من منفذ جمركي وترغب في معرفة ربحية كل ملف، فالنظام المخصص الذي يجمع متابعة الملفات والمصروفات أكثر كفاءة.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 20 شاشة و10 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €400 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل يحل محل برنامج البيان الجمركي لدينا؟
لا؛ يستمر إعداد البيان عبر المنصات الرسمية، ويتولى هذا النظام إدارة الملفات والمستندات والمصروفات وتواصل العملاء.
هل يستطيع العملاء رفع المستندات بأنفسهم؟
نعم، يرفعون المستندات حسب الملف عبر البوابة ويطّلعون على قائمة النواقص.
كيف تُعالج المصروفات بالعملات الأجنبية؟
تُدخل المصروفات بعملتها الأصلية، ويُحسب ما يقابلها بالعملة المحلية بسعر صرف اليوم وتنعكس على الفاتورة.
كيف تُحمى سرية المستندات التجارية؟
يرى كل عميل ملفاته فقط، وتُقيَّد صلاحيات الموظفين ويُحتفظ بسجل للعمليات.
