في ملفات الوساطة الإلزامية، يستهلك الوصول إلى الأطراف وملاءمة الجلسة لجداول عدة وكلاء وعدم تفويت المدة النظامية معظم وقت الوسيط. وعندما تبقى المحاضر في Word والدعوات على الهاتف والأتعاب في جدول منفصل، يصعب التتبع كلما زاد عدد الملفات. في النظام الذي نبنيه يُفتح كل ملف يرد من الجهة المحيلة بتاريخ الطلب ومدته النظامية. تصل الأطراف دعوات عبر الرسائل النصية والبريد الإلكتروني، وتُجدول الجلسات دون تعارض في التقويم، وتُعدّ محاضر الاتفاق وعدم الاتفاق من قالب، وتُربط الأتعاب بالملف.
مشكلات الوسطاء
- حساب المدد النظامية يدويًا واحتمال تفويتها
- تشتت إثبات الوصول إلى الأطراف ودعوتهم
- تعارض جدول الجلسات مع الوكلاء
- إعداد المحاضر وحساب الأتعاب يدويًا
الوحدات
تسجيل الملف
نوع النزاع ورقم الملف والأطراف والوكلاء وتاريخ الطلب.
متابعة المدد
المدة النظامية بحسب نوع النزاع وتنبيهات التمديد.
الدعوة والتواصل
دعوات موثقة برسائل نصية وبريد إلكتروني وسجل اتصالات.
جدولة الجلسات
جلسة حضورية أو عن بعد وإدارة القاعة والتقويم.
قوالب المحاضر
تعبئة تلقائية لمحاضر الاتفاق وعدم الاتفاق والجلسة الأولى.
الأتعاب والتقارير
الأتعاب بحسب التعرفة وحالة السداد وإحصاءات الملفات الدورية.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يصل التكليف ويُفتح الملف بالأطراف والمدد.
- 2
تُرسل الدعوات إلى الأطراف وتُسجَّل نتائج الوصول في الملف.
- 3
يُحدد الوقت المناسب وتُرسل الجلسة إلى التقويم والأطراف.
- 4
في نهاية الجلسة يُعدّ المحضر من القالب ويُقدَّم للتوقيع.
- 5
يُغلق الملف وتُحدَّث تقارير الأتعاب والإحصاءات.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للوسطاء الذين يستلمون ملفات قليلة شهريًا، قد يكفي تقويم وهيكل مجلدات منظم.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما المكاتب التي يعمل فيها عدة وسطاء وتدير ملفات كثيرة شهريًا، فإن نظامًا مخصصًا يركز على المدد والمحاضر يقلل مخاطر الخطأ وعبء العمل بوضوح.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 15 شاشة و9 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €400 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل يرتبط بمنصة الجهة الرسمية؟
لا تُكتب البيانات مباشرة في الأنظمة الرسمية؛ تُحفظ بيانات الملف بصيغة تتطابق مع سجلاتها ويسهل نقلها.
هل يمكن عقد جلسات مرئية؟
نعم، يُضاف رابط الاجتماع المرئي إلى دعوة الجلسة ويُسجَّل الحضور.
هل تُحفظ بيانات الأطراف وفق نظام حماية البيانات؟
تُحفظ البيانات مشفرة ولا يصل إليها إلا الوسيط والموظفون المعيّنون على الملف، بما يتوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية PDPL.
هل يمكن إدخال الملفات القديمة؟
تُستورد قوائم Excel والمحاضر الممسوحة ضوئيًا وتُؤرشف.
