في الشركات التي انتقلت إلى العمل الهجين، تُحجز قاعات الاجتماعات ولا تُستخدم، ولا يجد الموظف القادم إلى المكتب مكانًا شاغرًا. ولا يُعرف أن القاعة الظاهرة مشغولة في التقويم فارغة فعليًا، ولا كم مكتبًا يُستخدم حقًا، ولا إن كانت المساحة مقدّرة بالحجم المناسب. في النظام الذي نبنيه يختار الموظف مكتبه أو قاعته من مخطط الطابق، ويعرض الجهاز اللوحي على باب القاعة حالتها لحظيًا. إذا لم يُسجَّل الحضور عند بدء الاجتماع يُلغى الحجز تلقائيًا، وتتخذ إدارة المنشأة قراراتها بشأن المساحة بناءً على تقارير الإشغال الفعلي.
مشكلات نراها في المكاتب
- قاعات اجتماعات محجوزة وغير مستخدمة
- عدم وجود مكتب شاغر للموظف القادم
- غياب بيانات الإشغال الفعلي
- نسيان التجهيزات في الاجتماعات التي يحضرها ضيوف
ما يتضمنه النظام
مخطط الطابق
عرض القاعات والمكاتب واختيارها على مخطط تفاعلي.
حجز القاعات
حجز حسب السعة والتجهيزات والوقت، مع الاجتماعات المتكررة.
المكتب المرن
حجز مكتب ليوم أو نصف يوم، ومناطق الفرق، ورؤية المكاتب المجاورة.
شاشة الباب
حالة لحظية على الجهاز اللوحي أمام القاعة، وحجز سريع وتسجيل حضور.
طلبات الخدمة
طلب الضيافة والدعم الفني واستقبال الضيوف للاجتماع.
تحليلات الإشغال
نسب الاستخدام الفعلية حسب القاعة والمكتب والطابق.
كيف يعمل في الحياة اليومية
- 1
يختار الموظف مكتبه أو قاعته من التطبيق.
- 2
يُقيَّد الحجز في تقويم الشركة تلقائيًا.
- 3
يُسجَّل الحضور من شاشة الباب في وقت الاجتماع.
- 4
يُحرَّر الحجز الذي لم يُسجَّل حضوره.
- 5
تراجع إدارة المنشأة تقرير الإشغال الأسبوعي.
التكاملات
برنامج جاهز أم برنامج مخصص؟
متى يكفي البرنامج الجاهز
للمكاتب التي فيها بضع قاعات، تكفي ميزة موارد القاعات في تطبيقات التقويم.
متى يكون البرنامج المخصص أفضل
أما المباني متعددة الطوابق أو ذات العمل الهجين أو مشغلو مساحات العمل المشتركة، فالنظام المخصص بمخطط الطابق وشاشة الباب وتحليلات الإشغال يخفض تكلفة المساحة.
كيف تُحسب الميزانية
نطلق أولاً سير العمل الذي يوفر عليكم أكبر قدر من الوقت، ثم نضيف الوحدات حسب الاستخدام الفعلي. النطاق الكامل أدناه محسوب على 16 شاشة و9 وحدة؛ السعر النهائي بعد جلسة اكتشاف مجانية ونطاق عمل مكتوب.
الصيانة والتطوير (اختياري): €400 شهرياً. الاستضافة والرسائل وواتساب ورسوم المتاجر تُحسب بشكل منفصل.
الأسئلة الشائعة
هل يعمل متزامنًا مع تقويم Outlook لدينا؟
نعم، تُعدّ مزامنة ثنائية الاتجاه مع تقويمي Microsoft 365 وGoogle.
ما الجهاز المطلوب لشاشة الباب؟
يمكن استخدام أجهزة Android أو iPad لوحية قياسية تُثبَّت على الجدار.
هل يمكن الحجز المدفوع في مساحة العمل المشتركة؟
نعم، تُضاف وحدة دفع لباقات العضوية والحجز بالساعة المدفوع.
هل تُحفظ بيانات موقع الموظف؟
يُحفظ سجل الحجز وتسجيل الحضور فقط، ولا يُجرى تتبع مستمر للموقع.
