Bei Mediationsverfahren kostet es einen Mediator die meiste Zeit, die Parteien zu erreichen, einen Termin in den Kalendern mehrerer Anwälte unterzubringen und keine gesetzliche oder vereinbarte Frist zu versäumen. Liegen Protokolle in Word, Einladungen im Telefon und Honorare in einer eigenen Tabelle, wird die Nachverfolgung mit jeder weiteren Akte schwieriger. In unserem System wird jede Akte mit Eingangsdatum und Fristen angelegt. Einladungen gehen per E-Mail und SMS an die Parteien, Termine werden ohne Überschneidung im Kalender geplant; Abschlussvereinbarung und Protokoll bei gescheiterter Mediation entstehen aus Vorlagen, und das Honorar wird der Akte zugeordnet.
Typische Probleme von Mediatoren
- Fristen werden von Hand berechnet und können versäumt werden
- Erreichbarkeit der Parteien und Einladungsnachweise sind verstreut
- Der Terminkalender kollidiert mit denen der Anwälte
- Protokolle und Honorare werden von Hand erstellt
Module
Aktenanlage
Streitart, Aktenzeichen, Parteien, Anwälte und Eingangsdatum.
Fristenkontrolle
Gesetzliche und vereinbarte Fristen je Streitart mit Verlängerungswarnung.
Einladung und Kommunikation
Einladungen mit nachweisbarem Versand per SMS, E-Mail und Anrufprotokoll.
Terminplanung
Präsenz- oder Videotermine, Raum- und Kalenderverwaltung.
Protokollvorlagen
Automatisch befüllte Vorlagen für Vereinbarung, Scheitern und erste Sitzung.
Honorar und Berichte
Honorar nach Tarif, Zahlungsstatus und Aktenstatistik je Periode.
So läuft es im Alltag
- 1
Der Auftrag geht ein, die Akte wird mit Parteien und Fristen angelegt.
- 2
Einladungen gehen an die Parteien, Erreichbarkeitsnachweise landen in der Akte.
- 3
Ein passender Termin wird gefunden und an Kalender und Parteien übermittelt.
- 4
Nach dem Gespräch wird das Protokoll aus der Vorlage erstellt und zur Unterschrift vorgelegt.
- 5
Die Akte wird geschlossen, Honorar- und Statistikberichte werden aktualisiert.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Mediatoren mit wenigen Akten im Monat genügen Kalender und eine saubere Ordnerstruktur.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Büros mit mehreren Mediatoren und vielen Akten im Monat senkt ein auf Fristen und Protokolle ausgerichtetes System Fehlerrisiko und Arbeitsaufwand deutlich.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 15 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 400 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Wird das System mit Justizportalen verbunden?
In amtliche Systeme werden keine Daten direkt geschrieben; die Aktendaten werden so geführt, dass sie mit den dortigen Einträgen übereinstimmen, und lassen sich leicht übertragen.
Sind Videotermine möglich?
Ja, der Einladung wird ein Videolink beigefügt, die Teilnahme wird protokolliert.
Werden die Daten der Parteien DSGVO-konform gespeichert?
Die Daten werden verschlüsselt gespeichert, nur der zugewiesene Mediator und Mitarbeiter haben Zugriff.
Können alte Akten ins System übernommen werden?
Excel-Listen und eingescannte Protokolle werden importiert und archiviert.
