Eine Beratung verkauft Zeit; wie viele Stunden auf welches Projekt entfallen, wird aber erst am Monatsende aus dem Gedächtnis in Tabellen eingetragen. Ein überschrittenes Tagesbudget aus dem Angebot fällt nicht auf, und nicht abgerechnete Stunden werden zu entgangenem Gewinn. In unserem System ist jedes Projekt mit Phasen und Aufgaben an ein Stundenbudget gebunden. Berater erfassen ihre Tageszeiten per Smartphone, beim Überschreiten eines Schwellenwerts wird der Projektleiter gewarnt; freigegebene Stunden werden direkt zur Rechnung, die Projektrentabilität ist jederzeit sichtbar.
Typische Probleme von Beratungsunternehmen
- Zeiterfassungen werden spät und unvollständig ausgefüllt
- Budgetüberschreitungen fallen erst nach Projektende auf
- Geleistete Stunden werden nicht abgerechnet
- Die Auslastung der Berater lässt sich nicht planen
Module
Projekte und Phasen
Umfang, Phasen, Aufgaben, Verantwortliche und Liefertermine.
Zeiterfassung
Tägliche Stundenerfassung per Smartphone und Web mit Freigabeprozess.
Budgetkontrolle
Stunden- und Kostenbudget, Schwellenwarnungen und voraussichtliches Ende.
Ressourcenplanung
Auslastung der Berater, Kompetenzen und Projektzuordnung.
Abrechnung
Rechnung nach Stunden, Festpreis oder Phase samt Weiterberechnung von Auslagen.
Rentabilitätsbericht
Erlös-Kosten-Analyse nach Projekt, Kunde und Berater.
So läuft es im Alltag
- 1
Nach Angebotsfreigabe wird das Projekt mit Phasen und Stundenbudget angelegt.
- 2
Berater werden Aufgaben zugewiesen und erfassen täglich ihre Stunden.
- 3
Der Projektleiter gibt Stunden frei und verfolgt den Budgetstand.
- 4
Zum Periodenende entsteht die Rechnung aus freigegebenen Stunden und Auslagen.
- 5
Beim Projektabschluss werden Rentabilität und Abweichungen ausgewertet.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Beratungen mit wenigen Beratern und überwiegend Festpreisprojekten genügen fertige Zeiterfassungstools.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, viele parallele Projekte führen und eigene Freigabe- und Budgetregeln haben, macht ein individuelles System nicht abgerechnete Stunden und Budgetüberschreitungen sichtbar.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 17 Screens und 8 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 350 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Können Berater ihre Zeit per Smartphone erfassen?
Ja, auf dem mobilen Bildschirm werden Projekt und Aufgabe gewählt und die Zeit eingetragen, auch per Start-Stopp-Timer.
Kann der Kunde den Projektfortschritt sehen?
Im optionalen Kundenportal werden Phasen, Lieferungen und freigegebene Stundenübersichten geteilt.
Lässt sich das System an unsere Buchhaltung anbinden?
Rechnungen und Debitorenbewegungen gehen per Schnittstelle oder Dateiexport an die Buchhaltung.
Können alte Projektdaten übernommen werden?
Projekte, Kunden und Stunden aus Excel werden importiert, sodass auch die frühere Rentabilität auswertbar ist.
