Laptops, Telefone, Möbel und Messgeräte wechseln über die Jahre zwischen Abteilungen die Hände. Bleiben Ausgabeprotokolle auf Papier, weiß niemand, was bei ausscheidenden Mitarbeitenden zurückzufordern ist, und bei der Jahresinventur stimmen Buchbestand und tatsächlicher Bestand nicht überein. In unserem System erhält jedes Anlagegut ein Barcode- oder QR-Etikett; Ausgabe und Rückgabe werden mit digitaler Unterschrift erfasst. Das Inventurteam scannt die Etiketten mit dem Smartphone und zählt standortweise, fehlende und überzählige Positionen erscheinen sofort, und der Abschreibungsbericht liegt buchhaltungsfertig vor.
Typische Probleme in Einrichtungen
- Ausgabeprotokolle gehen auf Papier verloren
- Ausrüstung ausgeschiedener Mitarbeitender wird nicht zurückgeholt
- Bei der Inventur weichen Buchbestand und tatsächlicher Bestand ab
- Garantie- und Wartungstermine werden versäumt
Module
Inventarkarte
Marke, Modell, Seriennummer, Kaufrechnung, Standort und Foto.
Ausgabe und Rückgabe
Geräteausgabe an Mitarbeitende, digital unterschriebenes Protokoll und Rückgabe.
Mobile Inventur
Inventur nach Raum und Standort per Barcode- oder QR-Scan.
Wartung und Garantie
Warnungen zu periodischer Wartung, Kalibrierung und Garantieende.
Abschreibung
Abschreibungsrechnung nach Nutzungsdauer (AfA) mit Buchhaltungsausgabe.
Aussonderung
Genehmigter Ausbuchungsprozess für defekte und nicht mehr genutzte Positionen.
So läuft es im Alltag
- 1
Angeschafftes Inventar wird etikettiert und erfasst.
- 2
Es wird an Mitarbeitende ausgegeben, das Protokoll digital unterschrieben.
- 3
Standortwechsel und Defekte werden über die App gemeldet.
- 4
Zum Periodenende wird mobil Inventur gemacht und Abweichungen werden aufgelistet.
- 5
Abschreibungs- und Inventarbericht gehen an die Buchhaltung.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Büros mit wenigen Positionen genügen das Anlagenmodul eines ERP-Systems oder einfache Inventartabellen.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Einrichtungen mit mehreren Standorten, Tausenden Positionen und dem Wunsch, Ausgabe, Inventur und Wartung gemeinsam zu steuern, senkt ein individuelles System die Verluste spürbar.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 16 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 450 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Welche Etikettenarten sind nutzbar?
Unterstützt werden Barcode, QR und optional RFID-Etiketten; für den Außenbereich empfehlen wir robuste Etiketten.
Ist die Inventur ohne Internet möglich?
Ja, in Lagern oder Kellergeschossen wird offline gezählt und später synchronisiert.
Wird unsere bestehende Inventarliste übernommen?
Ja, die Anlagenliste aus Excel oder ERP wird importiert, anschließend wird etikettiert.
Was passiert, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?
Sobald die Austrittsmeldung aus dem HR-System eingeht, wird die Liste der ausgegebenen Geräte als Rückgabeaufgabe eröffnet.
