In einer Zollagentur laufen täglich Dutzende Akten parallel: Rechnung, Packliste, Ursprungsnachweis, Präferenzdokumente, Genehmigungen und Abgabenzahlung. Welche Unterlage in welcher Akte fehlt, bei welchem Zollamt der Abfertiger gerade wartet und ob die im Kundenauftrag verauslagten Kosten den Vorschuss übersteigen, wird meist per E-Mail und Telefon verfolgt. In unserem System wird jede Akte mit einer automatischen Unterlagenliste je Verfahren angelegt; fehlende Dokumente fordern Sie mit einem Klick beim Kunden an. Anmeldung, Überlassung, Beschau und Abfertigung werden protokolliert, Auslagen der Akte zugeordnet und zum Abschluss die Rechnung samt Auslagenaufstellung erstellt.
Typische Probleme in Zollagenturen
- Fehlende Unterlagen fallen erst im letzten Moment auf
- Kunden rufen ständig an, um den Aktenstand zu erfragen
- Vorschüsse und Auslagen werden nicht korrekt der Akte zugeordnet
- Der Arbeitsstand der Abfertiger vor Ort ist unbekannt
Module
Aktenverwaltung
Import-, Export-, Transit- und Lagerakten mit Zolltarifnummer und Verfahrensangaben.
Unterlagen-Checkliste
Je nach Verfahren erforderliche Dokumente, Upload, Freigabe und Meldung fehlender Unterlagen.
Statusverfolgung
Anmeldung, Annahme, Risikoeinstufung, Beschau und Abfertigung.
Vorschuss und Auslagen
Abgaben, Lagergeld, Fracht und Dienstleistungsentgelte; Vorschusssaldo des Kunden.
Kundenportal
Aktenstatus, Dokumenten-Upload und Einsicht in die Auslagenaufstellung.
App für Abfertiger
Aufgabenliste, Fotos und Statusmeldungen des Personals vor Ort.
So läuft es im Alltag
- 1
Aus den Vorabinformationen des Kunden wird die Akte angelegt und die Unterlagenliste erzeugt.
- 2
Fehlende Dokumente werden über Portal und E-Mail beim Kunden angefordert.
- 3
Die Zollanmeldung wird vorbereitet, Annahme und Risikoeinstufung werden in der Akte erfasst.
- 4
Der Abfertiger aktualisiert Beschau- und Abfertigungsschritte vor Ort.
- 5
Die Akte wird abgeschlossen, Auslagenaufstellung und Rechnung gehen an den Kunden.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Büros mit wenigen Akten kann die Anmeldesoftware zusammen mit einer sauberen Tabelle ausreichen.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Agenturen mit vielen Kunden, Abfertigern an mehreren Zollämtern und dem Wunsch nach aktenbezogener Rentabilität ist ein individuelles System effizienter, das Akten- und Auslagenverwaltung verbindet.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 20 Screens und 10 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 400 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Ersetzt das System unsere Anmeldesoftware?
Nein; Zollanmeldungen werden weiterhin mit der amtlichen Software erstellt, dieses System steuert Akte, Unterlagen, Auslagen und Kundenkommunikation.
Können Kunden Unterlagen selbst hochladen?
Ja, über das Portal laden sie Dokumente je Akte hoch und sehen die Liste der fehlenden Unterlagen.
Wie werden Auslagen in Fremdwährung verbucht?
Die Auslage wird in der Originalwährung erfasst, der Gegenwert in Euro wird zum Tageskurs berechnet und fließt in die Rechnung ein.
Wie wird die Vertraulichkeit von Geschäftsunterlagen geschützt?
Jeder Kunde sieht nur seine eigenen Akten; Mitarbeiterzugriffe sind rollenbasiert beschränkt, Vorgänge werden protokolliert.
