Der Weg ins Ausland dauert für Studierende Monate: vom ersten Gespräch auf der Messe über die Bewerbung, den Zulassungsbescheid und Dokumente wie CAS oder I-20 bis zu Visatermin und Unterkunft. Läuft das per E-Mail und Excel, tauchen fehlende Unterlagen erst in letzter Minute auf, und Provisionen lassen sich nicht nachverfolgen. In unserem CRM wird jeder Interessent mit seinen Wünschen zu Land, Studiengang und Semester erfasst, jede Bewerbung bei einer Hochschule wird mit eigenen Phasen verfolgt. Die Teilnehmenden laden ihre Unterlagen ins Portal, der Berater sieht Lücken sofort; mit dem Eintrag von Zulassung und Visum starten Provision und Rechnungsstellung an die Hochschule automatisch.
Typische Probleme in Beratungsagenturen
- Leads aus Messen und Werbung werden nicht nachverfolgt
- Fehlende Unterlagen fallen erst am Bewerbungstag auf
- Hochschul- und Visaprozesse hängen am einzelnen Berater
- Unklar, ob Provisionen der Hochschulen eingegangen sind
Module
Lead-CRM
Lead-Funnel mit Quelle, Interessen, Budget und Gesprächshistorie.
Bewerbungsverfolgung
Bewerbung, Zulassung und Kaution je Hochschule und Programm.
Dokumentenverwaltung
Unterlagenliste je Land, Upload durch Teilnehmende und Freigabe.
Visumverfahren
Termin, Unterlagenprüfung und Ergebnis.
Provisionsverwaltung
Partnerverträge, Provisionssätze, Rechnungen und Zahlungseingang.
Teilnehmerportal
Status, Dokumente, Nachrichten und Zahlungen.
So läuft es im Alltag
- 1
Ein Lead kommt über Webformular, Messe oder Anzeige ins CRM und wird einem Berater zugeteilt.
- 2
Nach dem Gespräch stehen Länder- und Hochschulwünsche fest, die Bewerbungen werden angelegt.
- 3
Die Teilnehmenden laden ihre Unterlagen ins Portal, der Berater prüft sie.
- 4
Nach der Zulassung starten Visum- und Unterkunftsprozess.
- 5
Mit Studienbeginn wird die Provision der Hochschule abgerechnet und der Zahlungseingang verfolgt.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Ein-Personen-Beratungen mit wenigen Teilnehmenden genügen allgemeine CRM-Tools anfangs oft.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Agenturen, die mit vielen Ländern und Hochschulen arbeiten und Provisionserlöse sowie Dokumentenprozesse standardisieren wollen, vermeiden mit einem branchenspezifischen CRM verlorene Leads und nicht eingetriebene Provisionen.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 21 Screens und 11 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 450 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Lässt sich das CRM mit den Bewerbungsportalen der Hochschulen verbinden?
Die meisten Hochschulportale bieten keine offene API; Bewerbungsnummer und Status werden im CRM geführt, Plattformen mit API lassen sich anbinden.
Können Teilnehmende Dokumente am Smartphone hochladen?
Ja, das Portal ist mobil optimiert und nimmt Fotos oder PDFs entgegen.
Wie werden Pässe und Ausweisdokumente geschützt?
Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, nur der zuständige Berater hat Zugriff; DSGVO und die Regeln für Übermittlungen in Drittländer werden beachtet.
Können wir unsere Leadliste aus Excel übernehmen?
Ja, Leads und bisherige Teilnehmerhistorie werden bei der Einrichtung importiert.
