Bei Kongressen kommen Anmeldungen per Formular, Zahlungen per Überweisung und Abstracts per E-Mail; auf Messen liegen Standverkauf und Katalogdaten in getrennten Tabellen. Am Eröffnungsmorgen entstehen lange Schlangen am Check-in, wie viele Personen welche Sitzung besucht haben und wer ein Zertifikat verdient, bleibt unklar. In unserem System melden sich Teilnehmer online an, zahlen und buchen Unterkunft; das Badge mit QR-Code kommt per E-Mail. Einreichung und Begutachtung der Abstracts laufen im selben Dashboard, Sitzungseintritte werden per Scan gezählt, Teilnahmezertifikate entstehen automatisch.
Typische Probleme für Veranstalter
- Lange Schlangen am Check-in
- Überweisungen müssen mühsam den Anmeldungen zugeordnet werden
- Abstract- und Review-Prozess zerfasert in E-Mails
- Sitzungsteilnahme und Zertifikatsanspruch lassen sich nicht ermitteln
Module
Online-Anmeldung
Gebühren nach Teilnehmertyp, Frühbucherrabatt und Gruppenanmeldung.
QR-Badge
Personalisierter QR-Code, schneller Druck vor Ort und Scan am Einlass.
Abstracts und Review
Einreichung, Double-Blind-Review, Annahme oder Ablehnung und Programmerstellung.
Standverkauf
Hallenplan, Standreservierung und Katalog der ausstellenden Firmen.
Unterkunft und Transfer
Hotelkontingent, Zimmerzuordnung und Flughafentransfer.
Zertifikat
Automatische Teilnahmebescheinigung nach Verweildauer in den Sitzungen.
So läuft es im Alltag
- 1
Der Teilnehmer meldet sich über die Website an und zahlt.
- 2
QR-Badge und Programminformationen kommen per E-Mail.
- 3
Am Veranstaltungstag erfolgt der Einlass per QR-Scan.
- 4
Sitzungseintritte und Standbesuche werden erfasst.
- 5
Nach der Veranstaltung entstehen Zertifikate und Berichte.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für einmalige kleine Veranstaltungen genügen fertige Ticket- und Formulartools.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Veranstalter, die regelmäßig Kongresse oder Messen mit Abstract-Verfahren, Standverkauf und Zertifikaten ausrichten, lässt sich ein individuelles System bei jedem Event wiederverwenden.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 22 Screens und 10 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 500 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Lassen sich mehrere Veranstaltungen im selben System verwalten?
Ja, jeder Kongress und jede Messe wird als eigenes Event angelegt; Teilnehmer- und Firmendatenbank bleiben gemeinsam.
Werden Hybridveranstaltungen unterstützt?
Für Online-Teilnehmer können Livestream-Link und Erfassung der Sehdauer ergänzt werden.
Wie werden Teilnehmerdaten geschützt?
Einwilligungstexte werden bei der Anmeldung eingeholt, die Daten DSGVO-konform mit rollenbasiertem Zugriff gespeichert.
Was passiert, wenn am Einlass das Internet ausfällt?
Die Scan-App lädt die Teilnehmerliste vorab, Einlässe werden bei Verbindung synchronisiert.
