Eine Eventagentur betreut in derselben Woche einen Launch, zwei Hochzeiten und ein Händlertreffen. Dienstleister für Bühne, Ton und Licht, Floristik, Catering und Hostessen werden einzeln angerufen, ob das ausgegebene Equipment zurückkommt, bleibt offen, und ob sich ein Event wirklich gelohnt hat, zeigt sich erst Wochen später. In unserem System beginnt jedes Event mit einem Angebot; nach der Freigabe öffnen sich automatisch Zeitplan, Aufgabenliste, Dienstleisterbestellungen und Equipment-Ausgabe. Das Einsatzteam schließt Aufgaben mobil ab, Ausgaben werden dem Event zugeordnet, beim Abschluss ist die tatsächliche Rentabilität sichtbar.
Typische Probleme in Eventagenturen
- Dienstleisterbestellungen bleiben im Telefonat stecken
- Equipment kommt unvollständig aus dem Einsatz zurück
- Kurzfristige Kundenänderungen erreichen das Team nicht
- Die tatsächlichen Kosten je Event sind unbekannt
Module
Angebot und Vertrag
Positionsangebot, Revisionshistorie und Online-Freigabe durch den Kunden.
Eventplan
Zeitplan und Aufgaben für Aufbau, Probe und Veranstaltungsablauf.
Dienstleisterverwaltung
Bestellung, Bestätigung, Zahlung und Leistungshistorie der Dienstleister.
Equipment und Lager
Aus- und Rückgabe von Bühne, Traversen, Ton, Licht und Dekor, Zählung per Barcode.
Teameinsatz
Einsatz von Festangestellten und Freelancern, Zeiterfassung.
Budget und Rentabilität
Vergleich geplanter und tatsächlicher Kosten je Event.
So läuft es im Alltag
- 1
Aus der Kundenanfrage entsteht ein Angebot, das freigegeben wird.
- 2
Eventplan, Aufgaben und Dienstleisterbestellungen werden angelegt.
- 3
Am Aufbautag verlässt das Equipment per Barcode das Lager.
- 4
Das Einsatzteam meldet Aufgaben und Änderungen mobil.
- 5
Nach dem Abbau kommt das Equipment zurück, die Event-Rentabilität wird abgeschlossen.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Teams mit wenigen Events genügen allgemeine Projektmanagement-Tools zu Beginn.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Werden Equipmentlager, Dienstleisternetz und Kostenkontrolle je Event zusammen gebraucht, macht ein individuelles System die Rentabilität sichtbar.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 20 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 400 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Kann der Kunde das Angebot online freigeben?
Ja, über den zugesandten Link prüft der Kunde das Angebot, fordert Änderungen an oder gibt es frei.
Wird auch gemietetes Equipment verfolgt?
Extern gemietetes Equipment wird mit dem Dienstleister verknüpft, Rückgabedatum und Kosten fließen in das Event ein.
Können Freelancer die App nutzen?
Mit eingeschränkten Rechten sehen sie nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben und Eventdaten.
Werden alte Event- und Kundendaten übernommen?
Kunden-, Dienstleister- und Equipmentlisten werden aus Excel importiert, frühere Events lassen sich als Zusammenfassung ergänzen.
