In Unternehmen mit hybrider Arbeit werden Besprechungsräume reserviert und nicht genutzt, und wer ins Büro kommt, findet keinen freien Platz. Der Raum wirkt im Kalender belegt und ist doch leer; wie viele Arbeitsplätze tatsächlich gebraucht werden und ob die Bürofläche richtig bemessen ist, weiß niemand. In unserem System wählen Mitarbeitende über den Etagenplan ihren Platz oder Raum; das Tablet an der Tür zeigt den aktuellen Status. Wird zu Beginn nicht eingecheckt, verfällt die Buchung automatisch, und das Facility Management trifft Flächenentscheidungen anhand echter Belegungsberichte.
Typische Probleme in Büros
- Reservierte, aber nicht genutzte Besprechungsräume
- Mitarbeitende finden im Büro keinen Arbeitsplatz
- Es fehlen echte Belegungsdaten
- Vorbereitungen für Meetings mit Gästen werden vergessen
Das steckt im System
Etagenplan
Räume und Plätze auf interaktivem Plan ansehen und auswählen.
Raumbuchung
Buchung nach Kapazität, Ausstattung und Uhrzeit; Serientermine.
Flexible Arbeitsplätze
Tages- oder Halbtagsbuchung, Teambereiche und Sicht auf Nachbarplätze.
Türschild-Display
Tablet vor dem Raum mit Live-Status, Schnellbuchung und Check-in.
Serviceanfragen
Bewirtung, technischer Support und Gästeempfang für das Meeting anfordern.
Belegungsanalyse
Tatsächliche Nutzungsquoten nach Raum, Platz und Etage.
So läuft es im Alltag
- 1
Mitarbeitende wählen Platz oder Raum in der App.
- 2
Die Buchung wird automatisch in den Firmenkalender übernommen.
- 3
Zur Meetingzeit erfolgt der Check-in am Türschild-Display.
- 4
Buchungen ohne Check-in werden wieder freigegeben.
- 5
Das Facility Management prüft den wöchentlichen Belegungsbericht.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Büros mit wenigen Besprechungsräumen genügt die Ressourcenfunktion der Kalenderanwendungen.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für mehrgeschossige Gebäude, hybride Teams oder Betreiber von Coworking-Flächen senkt ein individuelles System mit Etagenplan, Türschild-Display und Belegungsanalyse die Flächenkosten.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 16 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 400 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Funktioniert es synchron mit unserem Outlook-Kalender?
Ja, mit Microsoft 365 und Google Kalender wird eine bidirektionale Synchronisation eingerichtet.
Welches Gerät wird für das Türschild-Display benötigt?
Verwendet werden können handelsübliche, an der Wand montierte Android-Tablets oder iPads.
Sind im Coworking-Space kostenpflichtige Buchungen möglich?
Ja, für Mitgliedschaftspakete und stundenweise kostenpflichtige Buchungen wird ein Zahlungsmodul ergänzt.
Werden Standortdaten der Mitarbeitenden gespeichert?
Nur Buchung und Check-in werden erfasst; eine dauerhafte Standortverfolgung findet nicht statt.
