Sigorta sektöründe outsourcing, sigorta şirketlerinin, acentelerin ve brokerlerin; poliçe operasyonu, hasar dosyası ön işlemleri, yenileme ve tahsilat takibi, müşteri hizmetleri ve yazılım geliştirme gibi işleri, sözleşmeyle tanımlanmış hizmet seviyeleri çerçevesinde dış kaynaklı bir ekiple yürütmesidir. Sigortacılık sıkı denetlenen bir alan olduğundan, burada dış kaynak kullanımı maliyet kararı değil, aynı zamanda bir uyum ve risk yönetimi kararıdır. 360 Soft operasyon ekibini ve süreci izlenebilir kılan yazılımı birlikte kurar; ekip uzaktan, ofisinizde veya hibrit çalışabilir.

Bu sayfada sigorta tarafındaki dış kaynak kullanımını; görev ve rol tabloları, SEDDK denetimindeki yapıya ilişkin genel çerçeve, teslimat ve fiyatlandırma modelleri, hizmet seviyesi göstergeleri, KVKK ve bilgi güvenliği, riskler ve tedarikçi seçim listesiyle birlikte ele alıyoruz.

Sigorta ve Acenteler Sektöründe Outsourcing
Sigorta ve Acenteler Sektöründe Outsourcing

Sigorta şirketleri ve acentelerin tipik sorunları

  • Yenileme dönemi yığılmaları: Trafik ve kasko poliçelerinin belirli aylarda yoğunlaşması; vadesi yaklaşan müşterilerin zamanında aranamaması ve poliçenin rakibe geçmesi.
  • Çoklu şirket ekranları: Acentelerin birden fazla sigorta şirketinin portalında teklif alıp karşılaştırması; aynı müşteri bilgisinin defalarca girilmesi.
  • Hasar sürecinde iletişim boşluğu: Müşterinin dosyasının hangi aşamada olduğunu öğrenememesi, eksik evrak taleplerinin geç iletilmesi.
  • Zeyil ve iptal işlemleri: Adres, araç, teminat değişikliği ve iptal gibi düşük katma değerli ama hata riski yüksek işlemlerin uzman zamanını tüketmesi.
  • Tahsilat ve taksit takibi: Ödenmemiş taksitlerin geç fark edilmesi, iptal ve prim iadesi hesaplarının manuel yapılması.
  • Uyum yükü: Kayıt saklama, müşteri bilgilendirme, kara para aklamayla mücadele ve şikayet yönetimi gibi yükümlülüklerin gündelik operasyonla aynı ekip üzerinde kalması.

Dışarıya verilebilecek işler ve roller

İş alanıTipik rollerBaşlıca görevlerAraç ve teknolojiler
Poliçe operasyonu (back office)Operasyon uzmanı, veri giriş operatörü, kalite kontrolTeklif hazırlığı için veri toplama, poliçe tanzimine hazırlık, zeyil ve iptal işlemlerinin ön kontrolü, evrak arşivlemeAcente yazılımı, şirket portalları, doküman yönetimi
Yenileme ve çapraz satışMüşteri temsilcisi, telesatış uzmanıVadesi yaklaşan poliçeler için arama, teklif randevusu, ek ürün bilgilendirmesiCRM, santral, İYS kontrol listesi
Hasar ön işlemHasar asistanı, evrak takip uzmanıİhbar kaydı, eksik evrak takibi, müşteriye durum bilgisi, eksper randevu koordinasyonuHasar yönetim sistemi, talep yönetimi
Müşteri hizmetleriÇağrı merkezi temsilcisi, şikayet uzmanıPoliçe sorgusu, teminat açıklaması, şikayet kaydı ve takibiÇağrı merkezi, CRM, bilgi bankası
Finans operasyonuTahsilat uzmanı, mutabakat uzmanıTaksit takibi, prim mutabakatı, komisyon kontrolü, iade hesaplarının hazırlanmasıMuhasebe yazılımı, banka entegrasyonları
Yazılım ve otomasyonYazılım geliştirici, RPA geliştirici, iş analistiÇoklu şirket teklif entegrasyonu, ekran otomasyonu, raporlamaWeb servisleri, RPA araçları, BI

İlgili hizmetlerin ayrıntıları için back office ve veri girişi, çağrı merkezi ve müşteri hizmetleri, satış ve telesatış ile finans back office sayfalarımızı inceleyebilirsiniz. Acente tarafında teklif, yenileme ve hasar takibini tek ekranda toplamak için sigorta acentesi CRM ve otomasyon çözümümüz kullanılabilir. Burada önemli bir sınır vardır: sigorta aracılığı, yani müşteriye sigorta sözleşmesi önerme ve sözleşmenin kurulmasına aracılık etme, ilgili mevzuata göre yetkili acente ve brokerlere aittir. Dış kaynak ekip, aracılık faaliyetinin sorumluluğunu üstlenmez; sizin yetkiniz ve gözetiminiz altında, tanımlı operasyonel görevleri yürütür. Hasar tespiti ve ekspertiz de lisanslı eksperlerin işidir; ekip koordinasyon ve evrak takibini yapar.

Sigorta şirketi, acente ve broker için farklı ihtiyaçlar

Sigorta şirketlerinde dış kaynak genellikle büyük hacimli operasyonlarda, örneğin hasar ihbar hattı, evrak tarama ve müşteri hizmetlerinde kullanılır ve destek hizmeti düzenlemelerine göre sıkı bir sözleşme ve denetim yapısı gerektirir. Acentelerde ise ihtiyaç daha çok çoklu şirket portallarındaki tekrar eden veri girişi, yenileme takibi ve tahsilat hatırlatmasıdır; ekip küçük ama esnek olmalıdır. Brokerlerde kurumsal müşterilerin poliçe portföyü, teminat karşılaştırma tabloları ve yenileme takvimleri öne çıkar. Aynı “sigorta outsourcing” başlığı altında üç farklı ekip yapısı ve üç farklı SLA seti kurgulanır.

Mevzuat çerçevesi: SEDDK ve sigortacılık düzenlemeleri

Türkiye’de sigortacılık faaliyetleri 5684 sayılı Sigortacılık Kanunu ve buna dayanan ikincil düzenlemelerle yönetilir. Düzenleme ve denetim yetkisi Sigortacılık ve Özel Emeklilik Düzenleme ve Denetleme Kurumu (SEDDK)‘ndadır. Dış kaynak kullanımıyla ilgili başlıca konular aşağıda genel hatlarıyla özetlenmiştir; ayrıntılar kurumunuzun statüsüne (sigorta şirketi, acente, broker) ve devredilen işin niteliğine göre değişir, uyum biriminiz ve hukuk danışmanınızla birlikte değerlendirilmelidir.

  • Destek hizmeti alımı: Sigorta ve emeklilik şirketlerinin dışarıdan aldığı hizmetlere ilişkin düzenlemeler; hizmet sağlayıcının yeterliliği, sözleşme içeriği, denetim hakkı, gizlilik ve iş sürekliliği gibi konularda şirketlere yükümlülük getirir. Dış kaynak kullanımı, şirketin mevzuat karşısındaki sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
  • Aracılık faaliyetleri: Acente ve brokerlerin faaliyeti, levha kaydı ve teknik personel şartları gibi kurallara bağlıdır. Satış ve yenileme aramalarında ekibin yetkisinin sınırları açıkça yazılmalıdır.
  • Bilgi sistemleri ve kayıt: Sektörde bilgi sistemlerinin yönetimi, kayıtların saklanması ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi (SBM) ile veri paylaşımına ilişkin kurallar bulunmaktadır. Dış kaynak ekip bu sistemlere ancak tanımlı yetkilerle erişmelidir.
  • Kara para aklamayla mücadele: Hayat sigortası ve bireysel emeklilik gibi alanlarda 5549 sayılı Kanun ve MASAK düzenlemeleri kapsamında müşterinin tanınması yükümlülükleri vardır. Bu kontrollerin dijitalleştirilmesi için KYC ve AML uyum yazılımı sayfamıza bakabilirsiniz.
  • Müşteri bilgilendirme ve şikayet: Sigortalının bilgilendirilmesi, mesafeli satış kuralları ve şikayetlerin kayıt altına alınması; uyuşmazlıklarda Sigorta Tahkim Komisyonu süreci müşteri iletişimi tasarlanırken dikkate alınır.
  • Ticari elektronik ileti: Yenileme dışındaki tanıtım amaçlı aramalar ve mesajlar için 6563 sayılı Kanun ve İYS kayıtları kontrol edilir.

Personel sağlanan işlerde hukuki not

360 Soft işi kendi ekibi ve yönetimiyle, sözleşmede tanımlı çıktı ve hizmet seviyelerine göre yürütür; yapı 4857 sayılı İş Kanunu’nun 2. maddesindeki alt işverenlik kurallarına göre kurulur. Personelin doğrudan sizin emir ve talimatınızla çalıştığı geçici iş ilişkisi (md. 7) İŞKUR izinli özel istihdam büroları aracılığıyla kurulabilir; 360 Soft özel istihdam bürosu değildir.

Teslimat ve hizmet modelleri

ModelNasıl çalışırSigortada uygun olduğu iş
UzaktanEkip 360 Soft ofisinden, tanımlı güvenli bağlantı ile çalışırYenileme aramaları, poliçe back office, hasar evrak takibi, yazılım
YerindeEkip şirket veya acente ofisinde çalışırHassas sistemlere iç ağdan erişim gereken işler, ofis karşılama
HibritKritik roller yerinde, hacim işleri uzaktanYenileme sezonunda ek uzaktan kapasite
Hizmet modeliTanımÖrnek
Adanmış ekipSize özel, sürekli çalışan ve yönetimi tedarikçide olan ekipAcente için sürekli poliçe back office ekibi
Staff augmentationEkibe uzman eklenmesiIT ekibine entegrasyon geliştiricisi veya RPA uzmanı
Yönetilen hizmetİşin tamamının SLA ile devriHasar ihbar hattı ve dosya durum bilgilendirmesi
Proje bazlıTanımlı kapsamlı tek seferlik işEski poliçe arşivinin dijitalleştirilmesi, çoklu şirket teklif entegrasyonu

Süreç adımları ve tipik süreler

AdımİçerikTipik süre
1. Keşif ve uyum ön değerlendirmesiDevredilecek işler, sistemler, veri türleri ve mevzuat gereksinimleri çıkarılır1–3 hafta
2. Süreç tasarımıİş talimatları, yetki matrisi, kontrol noktaları ve SLA belirlenir2–3 hafta
3. Sözleşme ve güvenlikHizmet sözleşmesi, veri işleme sözleşmesi, gizlilik taahhütleri, erişim tanımları2–4 hafta
4. Eğitim ve geçişÜrün, teminat ve sistem eğitimi; gölge çalışma (shadowing)2–4 hafta
5. PilotTek branş veya tek iş türü ile başlanır4–8 hafta
6. Sürekli iyileştirmeAylık SLA raporu, çeyreklik süreç ve uyum gözden geçirmesiSözleşme süresince

Temsili senaryodur: Birden fazla şirketle çalışan bir acente, kasko yenileme döneminde vadesi yaklaşan müşterilerin bir kısmını zamanında arayamamaktadır. Dış kaynak ekip, vadesine belirli gün kalan poliçeleri CRM’den günlük liste olarak alır, müşteriyi arar, güncel bilgileri toplar ve teklif hazırlığını acentenin teknik personeline iletir. Teklifin sunulması ve poliçe tanzimi acentenin yetkili personelinde kalır.

Hizmet seviyesi ve performans göstergeleri

AlanGösterge (KPI)Ölçüm kaynağıNot
Poliçe back officeİşlem tamamlama süresi (zeyil, iptal, tanzim hazırlığı)İş akışı zaman damgasıİşlem türüne göre ayrı hedef
Poliçe back officeHata oranıÖrneklem bazlı dört göz kontrolüKritik alan hataları ayrı izlenir
YenilemeVadesinden önce ulaşılan müşteri oranıCRM kayıtlarıGün eşiği sizinle belirlenir
Hasar ön işlemİhbar kaydının açılma süresi, eksik evrak bildirim süresiHasar sistemiBranş bazında
Müşteri hizmetleriKarşılama oranı, ilk temasta çözüm oranıSantral ve CRMŞikayetler raporlanır
Şikayet yönetimiŞikayete ilk yanıt ve kapanış süresiŞikayet kayıt sistemiMevzuattaki sürelerle uyumlu kurgulanır
UyumErişim gözden geçirme ve eğitim tamamlamaErişim ve eğitim kayıtlarıÇeyreklik raporlanır

Fiyatlandırma modelleri ve maliyet faktörleri

ModelHesaplamaUygun iş
Adam/ayRol bazında aylık bedelSürekli back office, müşteri hizmetleri
SaatlikGerçekleşen uzman saatiSüreç danışmanlığı, entegrasyon, RPA geliştirme
Sabit fiyatTanımlı kapsam için tek bedelArşiv dijitalleştirme, CRM kurulumu
İşlem bazlı (outcome-based)Poliçe işlemi, hasar dosyası veya tamamlanan arama başına bedelZeyil ve iptal işlemleri, yenileme aramaları
FaktörEtkisi
Branş çeşitliliğiSağlık, hayat ve ticari branşlar daha fazla uzmanlık ve eğitim gerektirir
Sistem sayısıÇok sayıda şirket portalında çalışmak işlem süresini uzatır
MevsimsellikYenileme yoğunluğu için esnek kapasite planı gerekir
Uyum gereksinimleriEk kontrol, kayıt ve denetim adımları maliyeti etkiler
Çalışma saatleriHasar ihbar hattı gibi 7/24 hizmetler vardiya maliyeti doğurur
Otomasyon seviyesiRPA ve entegrasyonlar ilk yatırım gerektirir, işlem başı maliyeti zamanla düşürür

Kurum içi ekip, serbest çalışan ve dış kaynak karşılaştırması

KriterKurum içiSerbest çalışanDış kaynak
Mevzuat uyumu kontrolüDoğrudanZayıf; denetim zorSözleşme, denetim hakkı ve raporlama ile
Sezonluk kapasiteSınırlıKişiye bağlıEsnek
Veri güvenliğiKurum politikalarıylaRiskliNDA, rol bazlı erişim ve kayıtla
Süreç standardıKişiden kişiye değişebilirDüşükİş talimatları ve kalite kontrolle
Yönetim yüküYüksekYüksekDüşük
ÖlçülebilirlikDeğişkenDüşükSLA ve aylık raporla
Sigorta ve Acenteler Sektöründe Outsourcing — konu başlıkları
Sigorta ve Acenteler Sektöründe Outsourcing — konu başlıkları

Riskler ve önlemler

RiskÖnlem
Ekibin yetki dışı aracılık faaliyetinde bulunmasıYetki matrisi, onaylı script, çağrı kaydı denetimi; teklif sunumunun yetkili personelde kalması
Müşteri verisinin sızmasıRol bazlı erişim, ekran kayıt ve dışa aktarma kısıtları, düzenli erişim gözden geçirme
Poliçe işlemlerinde hataDört göz kontrolü, kritik alan doğrulaması, hata kök neden analizi
Denetimde dokümantasyon eksikliğiSüreç dokümanları, eğitim kayıtları ve sözleşmelerin denetime hazır tutulması
İş sürekliliği kesintisiYedek ekip, alternatif çalışma lokasyonu ve iş sürekliliği planı
Tedarikçiye bağımlılıkÇıkış planı, doküman ve veri devri taahhüdü

Güvenlik, KVKK, gizlilik ve fikri mülkiyet

  • Özel nitelikli veri: Sağlık sigortası ve hasar dosyaları sağlık verisi içerebilir; KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak ek güvenlik tedbirleri uygulanır.
  • Roller: Sigorta şirketi veya acente veri sorumlusu, 360 Soft veri işleyen olarak çalışır. Veri işleme sözleşmesi; amaç, süre, alt işleyen ve aktarım kurallarını içerir. Yurt dışı müşterilerde GDPR gereksinimleri değerlendirilir.
  • Gizlilik: Ekipteki herkes bireysel gizlilik taahhüdü imzalar; görev bitiminde erişimler aynı gün kapatılır.
  • Fikri mülkiyet: Sizin için geliştirilen otomasyon, entegrasyon ve raporların kullanım hakları sözleşmede size devredilir.
  • Denetim hakkı: Sizin ve yetkili denetim mercilerinin süreç, kayıt ve güvenlik kontrollerini inceleme hakkı sözleşmede yer alır.

Tedarikçi seçim kontrol listesi

  1. Sigorta branşlarını, poliçe yaşam döngüsünü ve hasar sürecini bilen ekip lideri önerebiliyor mu?
  2. Aracılık faaliyetiyle operasyonel destek arasındaki sınırı yazılı yetki matrisiyle tanımlıyor mu?
  3. Destek hizmeti alımına ilişkin sözleşme ve denetim gereksinimlerini karşılamaya hazır mı?
  4. Özel nitelikli kişisel veriler için ek güvenlik tedbirlerini açıklayabiliyor mu?
  5. Yenileme sezonu için kapasite artırım planı sunuyor mu?
  6. Kalite kontrol yöntemini ve hata oranı ölçümünü baştan paylaşıyor mu?
  7. İş sürekliliği ve çıkış planı yazılı mı?
  8. Referans ve yetkinlik iddialarını belgeyle doğrulamaya açık mı?

Otomasyon ile insan ekibi arasındaki denge

Sigorta operasyonunda işlerin önemli bir kısmı kural tabanlıdır: aynı müşteri bilgisinin birden fazla şirket portalına girilmesi, vadesi yaklaşan poliçelerin listelenmesi, taksit durumunun kontrolü ve standart bilgilendirme mesajlarının gönderilmesi gibi. Bu işler için ekran otomasyonu (RPA) ve web servis entegrasyonları, hem hata riskini hem de işlem süresini azaltır. Buna karşın teminat açıklaması, hasar sürecinde endişeli bir müşteriyle konuşmak veya istisnai bir zeyil talebini değerlendirmek insan muhakemesi gerektirir.

360 Soft’un yaklaşımı, önce süreci adım adım ölçmek, ardından hangi adımların otomasyona, hangilerinin uzman ekibe kalacağını birlikte belirlemektir. Otomasyonun çalışmadığı veya istisna ürettiği durumlar için ekip devreye girer; robotun hatası müşteriye yansımaz. Bu denge, ekip boyutunu sezonluk yoğunluğa göre planlamayı da kolaylaştırır.

Örnek iş bölümü

İş adımıOtomasyonUzman ekip
Vadesi yaklaşan poliçe listesiGünlük otomatik listeİstisnaların kontrolü
Çoklu şirket teklif verisi girişiEntegrasyon veya RPAEksik bilgi tamamlama
Müşteri araması ve ihtiyaç tespitiArama listesi ve hatırlatmaGörüşmenin kendisi
Hasar evrak takibiOtomatik eksik evrak hatırlatmasıMüşteriyle iletişim ve eksper koordinasyonu

İlgili sayfalar

Sık sorulan sorular

Sigorta şirketleri hangi işleri dış kaynakla yürütebilir?

Poliçe back office, zeyil ve iptal ön işlemleri, yenileme aramaları, hasar ihbar kaydı ve evrak takibi, müşteri hizmetleri, tahsilat ve mutabakat ile yazılım ve otomasyon en yaygın alanlardır.

Dış kaynak ekip sigorta satışı yapabilir mi?

Sigorta aracılığı mevzuata göre yetkili acente ve brokerlere aittir. Ekip sizin yetkiniz ve gözetiminiz altında bilgi toplama, randevu ve yenileme hatırlatması gibi operasyonel görevleri yürütür; teklif sunumu ve poliçe tanzimi yetkili personelinizde kalır.

SEDDK denetiminde dış kaynak kullanımı sorun yaratır mı?

Dış kaynak kullanımı, şirketin mevzuat karşısındaki sorumluluğunu kaldırmaz. Sözleşmede denetim hakkı, gizlilik, iş sürekliliği ve raporlama hükümleri bulunmalı; uyum biriminiz süreci baştan değerlendirmelidir.

Hasar dosyalarında ekip ne yapar?

İhbarın kaydı, eksik evrakın müşteriden istenmesi, eksper randevusunun koordinasyonu ve müşteriye durum bilgisi verilmesi. Hasar tespiti ve tazminat kararı ekibin yetkisinde değildir.

Sağlık sigortası verileri nasıl korunur?

Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Erişim gerekli rollere verilir, kayıtlar tutulur, dışa aktarma kısıtlanır ve ekip özel eğitim alır.

Hangi acente yazılımlarıyla çalışabiliyorsunuz?

Acente yazılımınız ve şirket portallarınızla, size tanımlanan yetkilerle çalışırız. Entegrasyon veya otomasyon gerekiyorsa planlanır.

Yenileme sezonunda ekip büyütülebilir mi?

Evet. Yoğun aylarda uzaktan ek kapasite eklenir; ölçekleme kuralları ve bildirim süreleri sözleşmede tanımlanır.

MASAK yükümlülükleri bu modelde nasıl ele alınır?

Müşterinin tanınması ve şüpheli işlem bildirimi yükümlülükleri yükümlü kuruluşta kalır. Ekip, tanımlı kontrol adımlarının uygulanmasına ve belge toplanmasına destek verebilir.

Fiyatlandırma nasıl yapılır?

Adam/ay, saatlik, sabit fiyat veya işlem başına bedel kullanılabilir. Hacmi öngörülebilir işlerde işlem bazlı, değişken işlerde adam/ay modeli daha uygundur.

Pilot dönem ne kadar sürer?

Tipik olarak 4 ila 8 hafta. Pilot tek branş veya tek iş türüyle başlar, ölçümler oturduktan sonra kapsam genişler.

Çağrı kayıtları kimde kalır?

Kayıtlar sizin belirlediğiniz sistemde ve saklama süresinde tutulur; sözleşme bitiminde veriler size devredilir veya imha edilir.

Hangi sözleşme modeliyle çalışıyorsunuz?

Hizmet alımı modelinde iş, 360 Soft ekibi ve yönetimiyle SLA çerçevesinde yürütülür; yapı 4857 sayılı Kanun md. 2 kapsamındaki alt işverenlik kurallarına göre kurulur. Geçici iş ilişkisi İŞKUR izinli özel istihdam büroları üzerinden kurulabilir.

Sigorta operasyonunuzu birlikte planlayalım

Devretmek istediğiniz işleri, branş dağılımını ve kullandığınız sistemleri paylaşın; uyum gereksinimlerini de içeren kapsam ve hizmet seviyesi önerisini hazırlayalım. +90 850 335 10 87, info@360-soft.com veya iletişim sayfamız üzerinden bize ulaşabilirsiniz.

Sigorta ve Acenteler için outsourcing planlayalım Hangi işleri devretmek istediğinizi yazın; kurulum planını ve yazılı teklifi paylaşalım. Teklif alın · WhatsApp · +90 850 335 10 87

Bu sayfa 360 Soft Yetkili Temsilcisi Yasir Bünyamin İncedere tarafından hazırlanmıştır. Son güncelleme: Kasım 2026.

İlgili hizmetler

Tüm hizmetler: Outsourcing Hizmetleri