Back Office Outsourcing | Veri Girişi ve Belge İşleme Hizmeti

Son güncelleme: 8 Kasım 2026

Her şirketin arka ofisinde, görünmeyen ama durduğunda her şeyi durduran bir iş yükü vardır: gelen belgelerin sisteme işlenmesi, müşteri ve tedarikçi kartlarının açılması, formların kontrol edilmesi, kayıtların karşılaştırılması, eksik bilgilerin tamamlanması ve raporların hazırlanması. Bu işler satış veya üretim kadar dikkat çekmez; ama hatalı bir kayıt faturayı, sevkiyatı ya da müşteri deneyimini doğrudan bozar. 360 Soft’un back office ve veri girişi outsourcing hizmeti; bu işleri yazılı kurallar, çift kontrol mekanizması ve ölçülen hizmet seviyeleriyle size ayrılmış bir ekip üzerinden yürütür.

Bu sayfada hizmetin kapsamını, rol ve görev tablosunu, veri işlemede dikkat edilmesi gereken mevzuatı, çalışma modellerini, tipik süreleri, KPI’ları, fiyatlandırma mantığını, karşılaştırmayı ve sağlayıcı seçim listesini bulacaksınız.

Back office ve veri girişi outsourcing nedir, kimler ihtiyaç duyar?

Back office outsourcing, müşteriyle doğrudan temas etmeyen ama kurala bağlı, tekrar eden ve hacimli idari işlerin dış bir ekibe devredilmesidir. Veri girişi bu işlerin en görünür parçasıdır; ancak modern bir back office ekibi yazmaz, aynı zamanda doğrular, karşılaştırır, eksik bilgiyi takip eder ve istisnaları yönetir. Belge okuma ve sınıflandırma gibi işlerin önemli bir kısmı artık otomasyonla yapılabilir; ekip, otomasyonun emin olamadığı kayıtları kontrol eden insan katmanı olarak da çalışır.

Sigorta, finans ve leasing şirketleri: Başvuru dosyaları, poliçe ve hasar evrakı, sözleşme ekleri yoğun belge işleme gerektirir.
Lojistik ve dış ticaret firmaları: İrsaliye, konşimento, gümrük belgeleri ve teslim tutanakları sisteme işlenmelidir.
Sağlık kuruluşları ve laboratuvarlar: Hasta kabul belgeleri, provizyon ve kurum yazışmaları yoğundur ve özel nitelikli kişisel veri içerir.
E-ticaret ve perakende: Ürün ve tedarikçi kartları, fiyat listeleri, kampanya tanımları ve iade belgeleri sürekli güncellenir.
Kamu ihalesi ve proje bazlı çalışan şirketler: Teklif dosyaları, hakediş belgeleri ve evrak arşivi düzenli yönetilmelidir.
Dijitalleşme projesi yürüten kurumlar: Yıllardır kâğıtta veya dağınık tablolarda duran geçmiş kayıtların yeni sisteme aktarılması gerekir.

Bu yapıların ortak sorunları: uzman kadronun (satış, finans, operasyon) gününün büyük kısmını veri girişine harcaması, ay sonunda biriken belgeler, aynı müşterinin sistemde birden fazla kaydının olması, hatalı kayıtların ancak fatura veya sevkiyat aşamasında fark edilmesi ve sistem geçişlerinde veri kalitesinin bozulmasıdır.

Hizmet kapsamı: roller, görevler ve teknolojiler

Rol / iş türü	Görevler	Teknolojiler (örnek)
Veri giriş operatörü	Belge, form ve listelerden sisteme kayıt girişi; ERP, CRM ve özel uygulamalara veri işleme	ERP, CRM, web formları
Doküman işleme uzmanı	Belge tarama, sınıflandırma, indeksleme, dijital arşiv düzeni	Doküman yönetim sistemi, OCR
Veri doğrulama ve kalite uzmanı	Otomatik okunan verinin kontrolü, mükerrer kayıt temizliği, standartlaştırma, eksik bilgi takibi	Veri kalite araçları, kontrol tabloları
Ana veri (master data) uzmanı	Müşteri, tedarikçi, ürün ve malzeme kartlarının açılması ve güncellenmesi	ERP ana veri modülleri
Mutabakat uzmanı	Farklı sistemler veya belgeler arası karşılaştırma, fark listeleri, düzeltme takibi	Tablo araçları, raporlama
Sipariş ve evrak işleme	Sipariş girişi, sözleşme evrakı kontrolü, başvuru dosyası ön inceleme	İş akışı sistemleri
Veri taşıma (migrasyon) ekibi	Eski sistem veya kâğıt kayıtlardan yeni sisteme aktarım, eşleştirme ve kontrol	Aktarım şablonları
Ekip lideri	İş dağılımı, kalite örneklemesi, SLA takibi, istisna yönetimi, raporlama	İş takip ve raporlama araçları

İnsan ve otomasyon birlikte

Bugün iyi kurgulanmış bir back office operasyonunda işin önemli bir kısmı otomasyonla yapılır: belgeler OCR ve yapay zekâ ile okunur, kurallı kontroller yazılım robotlarıyla çalıştırılır, ekip ise güven skoru düşük kayıtları, istisnaları ve kural dışı durumları işler. Bu yaklaşım hem maliyeti hem de hata oranını düşürür ve ekibin zamanını gerçekten insan kararı gerektiren işlere ayırır. Otomasyon tarafı için AI ajan ve iş süreci otomasyonu ve RPA süreç otomasyonu outsourcing sayfalarına bakabilirsiniz.

İstisna yönetimi

Veri girişinde asıl zorluk standart kayıtlar değil, istisnalardır: okunmayan belge, eksik vergi numarası, çelişen tutar, iki farklı adres. Her istisna türü için kimin karar vereceği, ne kadar sürede çözüleceği ve çözülemezse kime eskale edileceği yazılı bir istisna matrisinde tanımlanır. Ekip tahmin yürütmez; ya kurala göre işler ya da doğru kişiye sorar.

Veri işlemede mevzuat ve standartlar

Back office ekibi, şirketin en geniş veri yelpazesine dokunan ekiplerden biridir. Aşağıdaki başlıklar genel çerçeveyi verir; sektörünüze özgü yükümlülükler hukuk ve uyum ekibinizle birlikte netleştirilmelidir.

KVKK (6698 sayılı Kanun): Ekip sizin adınıza kişisel veri işlediği için 360 Soft veri işleyen konumundadır. Veri işleyen sözleşmesinde işleme amacı, kapsamı, süresi, alt işleyenler, güvenlik tedbirleri ve sözleşme sonunda verinin iadesi veya imhası tanımlanır. Kurul’un yayımladığı teknik ve idari tedbirler (erişim yetkilendirmesi, kayıt tutma, şifreleme, eğitim) uygulanır. Sağlık, biyometrik veya ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli verilerde ek önlemler gerekir.
Yurt dışına veri aktarımı: Verinin işlendiği sistemlerin ve ekibin bulunduğu yer önemlidir. 360 Soft ekibi Türkiye’de çalışır; kullanılan bulut veya yazılım hizmetlerinin yurt dışında bulunması halinde KVKK’daki aktarım kuralları değerlendirilir.
Belge saklama yükümlülükleri: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu, ticari defter ve belgeler için belirli saklama süreleri öngörür. Dijital arşivleme ve imha süreçleri bu sürelere ve KVKK’daki saklama-imha politikasına göre kurgulanır.
Elektronik belgeler: e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi elektronik belgelerin işlenmesi ve muhasebe ile mutabakatı vergi mevzuatına uygun yürütülmelidir. Bu tarafın operasyonu için e-fatura entegrasyon operasyonu outsourcing hizmeti de vardır.
Düzenlenmiş sektörler: Bankalar, ödeme kuruluşları, sigorta şirketleri ve aracı kurumlar gibi kuruluşların dış hizmet alımları, kendi düzenleyici kurumlarının destek hizmeti ve dış kaynak kullanımına ilişkin kurallarına tabidir. Bu kurumlarda kapsam, denetim hakları ve veri lokasyonu sözleşme öncesinde uyum biriminizle birlikte değerlendirilir. Müşteri tanıma süreçlerinde destek için KYC/AML operasyon outsourcing sayfası ayrıntılı bilgi sunar.
Bilgi güvenliği standartları: ISO/IEC 27001 gibi bilgi güvenliği yönetim sistemi standartları, sağlayıcıdan beklenecek kontrolleri tanımlamak için iyi bir referanstır; kendi tedarikçi değerlendirme listenizde kullanabilirsiniz.

Çalışma modelleri

Model	Nasıl çalışır	Ne zaman uygun
Uzaktan (dışarıdan)	Ekip güvenli bağlantıyla sizin sistemlerinizde çalışır	Dijital belge ve veri işleme işlerinin çoğu
Yerinde (içeriden)	Ekip ofisinizde veya arşivinizde çalışır	Fiziksel arşiv, tarama, verinin ağınızdan çıkamadığı durumlar
Hibrit	Tarama ve fiziksel evrak yerinde, veri işleme uzaktan	Kâğıt ve dijital işin birlikte olduğu dönüşüm projeleri

Sözleşme modeli	Kapsam	Back office’te tipik kullanım
Dedicated team	Size ayrılmış sabit back office ekibi	Sürekli ve hacimli belge ve veri işleme
Staff augmentation	Ekibinize operatör veya uzman eklenir	Ay sonu yoğunluğu, geçici iş yükü artışı
Managed service	İş kuyruğu SLA ve doğruluk hedefiyle devredilir	Ana veri yönetimi, belge işleme hattı, mutabakat
Proje bazlı	Tanımlı hacim ve süre	Veri taşıma, arşiv dijitalleştirme, mükerrer kayıt temizliği

Hukuki yapı

360 Soft back office hizmetini hizmet alımı (dış kaynak) modeliyle sunar: ekip 360 Soft’un istihdamında ve yönetimindedir, sözleşmede tanımlı iş kuyrukları, doğruluk ve süre hedefleriyle çalışır. Ekip sizin ofisinizde çalışacaksa yapı 4857 sayılı İş Kanunu’nun 2. maddesindeki alt işverenlik kurallarına göre kurulur. Personelin doğrudan sizin emir ve talimatınızla çalıştığı geçici iş ilişkisi (İş Kanunu md. 7) İŞKUR izinli özel istihdam büroları üzerinden kurulabilir; 360 Soft özel istihdam bürosu değildir.

Kurulum süreci ve tipik süreler

İş envanteri (tipik 3–5 iş günü): Belge ve iş türleri, aylık hacimler, sistemler, süreler ve hata türleri çıkarılır.
İş kuralları ve istisna matrisi (tipik 1–2 hafta): Her iş türü için adım adım talimat, alan bazında kurallar, istisna ve eskalasyon matrisi.
Erişim ve güvenlik kurulumu (tipik 1 hafta): Kullanıcılar, rol bazlı yetkiler, güvenli bağlantı, veri işleyen sözleşmesi.
Eğitim ve pilot (tipik 2–4 hafta): Sınırlı iş türüyle başlanır; doğruluk ve süre ölçülür, kurallar netleştirilir.
Tam devir: Tüm iş türleri devredilir; haftalık rapor başlar.
Otomasyon ve iyileştirme: Tekrar eden işler için OCR ve robot süreç otomasyonu fırsatları değerlendirilir.

SLA ve KPI tablosu

Gösterge	Tanım	Not
Alan bazında doğruluk	Kalite örneklemesinde doğru bulunan alan oranı	Kritik alanlar (tutar, vergi numarası, IBAN gibi) ayrı izlenir
İşlem süresi	Belgenin kuyruğa düşmesinden işlenmesine kadar geçen süre	İş türüne göre ayrı hedef
Kuyruk yaşı	Bekleyen işlerin en eski olanının yaşı	Birikmenin erken uyarısı
İstisna oranı	Kural dışı kalan ve karar gerektiren kayıt oranı	Süreç ve kaynak veri kalitesini gösterir
İstisna çözüm süresi	İstisnanın açılmasından kapanmasına kadar geçen süre	Sizin ekibinizin yanıt süresine de bağlıdır
Mükerrer kayıt oranı	Aynı varlık için açılmış birden fazla kart	Ana veri kalitesinin göstergesi
Otomasyon oranı	İnsan müdahalesi olmadan işlenen kayıt oranı	Zamanla artırılması hedeflenir
Verimlilik	Saat başına işlenen belge veya kayıt	Doğrulukla birlikte değerlendirilir

Fiyatlandırma modelleri

TL fiyat vermiyoruz; iş türü, belge karmaşıklığı ve doğruluk hedefi maliyeti doğrudan belirler.

Model	Nasıl işler	Uygun olduğu durum
Adam/ay	Operatör veya uzman başına aylık ücret	Sürekli ve çeşitli iş türleri olan ekipler
Saatlik	Gerçekleşen çalışma saati üzerinden	Düzensiz ve küçük hacimli işler
Sabit fiyat	Tanımlı proje bedeli	Veri taşıma, arşiv dijitalleştirme, temizlik projeleri
Outcome-based (işlem bazlı)	İşlenen belge, kayıt veya alan başına ücret	Standart, ölçülebilir ve yüksek hacimli işler

Fiyatı etkileyen faktör	Açıklama
Belge karmaşıklığı	Tek sayfalık form ile çok sayfalı sözleşme farklı efordur
Doğruluk hedefi	Çift giriş veya yüzde yüz kontrol gerektiren işler
Kaynak kalitesi	El yazısı, düşük kaliteli tarama, standart dışı formatlar
Sistem sayısı	Birden fazla sisteme aynı verinin işlenmesi
Teslim süresi	Aynı gün veya saatler içinde işleme hedefi
Veri hassasiyeti	Özel nitelikli veri ve ek güvenlik önlemleri
Otomasyon seviyesi	OCR ve robot kullanımı insan eforunu düşürür

Back Office ve Veri Girişi Outsourcing — konu başlıkları

In-house, freelancer ve outsourcing karşılaştırması

Kriter	Kendi ekibiniz	Freelancer / serbest operatör	Outsourcing
Veri güvenliği	Doğrudan kontrol	Kişisel cihaz ve ağ riski	Kurumsal erişim, NDA, veri işleyen sözleşmesi
Kalite kontrol	Genellikle yok veya sınırlı	Yok	Örneklem denetimi ve çift kontrol
Hacim esnekliği	Düşük	Orta	Yüksek
Süreklilik	İzin ve ayrılışta risk	Yüksek risk	Yedekli ekip
Otomasyon fırsatı	Ayrı proje gerekir	Yok	Sürecin parçası olarak değerlendirilir
Yönetim yükü	Yüksek	Yüksek	Tek muhatap

Temsili senaryo: lojistik firmasında teslim belgeleri

Temsili senaryodur. Bir yurt içi lojistik firmasında şoförlerin getirdiği imzalı teslim tutanakları ve irsaliyeler günler sonra sisteme işlenir; müşteriler teslim belgesi istediğinde arşivde aranır, faturalama gecikir. Tipik yaklaşım; belgelerin şubede taranıp merkezi bir kuyruğa düşmesini sağlamak, OCR ile irsaliye numarası ve tarih gibi alanları otomatik okutmak, okuma güveni düşük kayıtları ve imza kontrolünü back office ekibine vermek, istisnalar (eksik imza, okunmayan belge) için şubeye otomatik bildirim kurmak ve faturalama ekibine günlük tamamlanan teslimat listesi göndermektir. Sonuçlar belge kalitesine ve hacme göre değişir; hedefler pilot verisiyle konur.

Riskler ve önlemler

Risk	Belirti	Önlem
Kritik alanlarda hata	Yanlış tutar, IBAN veya vergi numarası	Kritik alanlarda çift giriş veya ikinci kontrol, format doğrulama kuralları
Veri sızıntısı	Kişisel cihaz, e-posta veya ekran görüntüsü yoluyla veri çıkışı	Kurumsal cihaz, dışa aktarma ve yazdırma kısıtı, erişim kayıtları
Kural belirsizliği	Aynı belgenin farklı işlenmesi	Yazılı talimat, istisna matrisi, haftalık kalibrasyon
Kuyruk birikmesi	Ay sonu veya kampanya dönemi	Hacim tahmini, esnek kapasite, kuyruk yaşı alarmı
Kaynak veri kalitesi	Okunmayan veya eksik belgeler	Kaynağa geri bildirim, belge standardı, şube eğitimleri
Otomasyon hataları	OCR’ın yanlış okuması	Güven skoru eşiği, insan doğrulama katmanı, örneklem kontrolü
Bilgi bağımlılığı	Kuralların sağlayıcıda olması	Talimatlar ve matrisler sizin ortamınızda tutulur

Güvenlik, KVKK/GDPR, NDA ve fikri mülkiyet

Şirket ve kişi bazında gizlilik sözleşmesi imzalanır; ekipteki her kişi KVKK ve bilgi güvenliği eğitimi alır.
Veri işleyen sözleşmesi yapılır; işleme amacı, süresi, alt işleyenler, güvenlik tedbirleri ve sözleşme sonunda verinin iadesi veya imhası yazılır. AB vatandaşlarının verisi işleniyorsa GDPR’daki veri işleyen yükümlülükleri de eklenir.
Ekip kurumsal cihazlarla ve güvenli bağlantıyla çalışır; kişisel e-posta, bulut depolama ve mesajlaşma uygulamaları iş verisi için kullanılmaz.
Erişim rol bazlı ve asgari yetkiyle verilir, iki adımlı doğrulama kullanılır, erişimler aylık gözden geçirilir ve ayrılışta aynı gün kapatılır.
Fiziksel belgeler kilitli alanlarda tutulur, taşıma ve imha tutanakla yapılır.
Hazırlanan talimatlar, şablonlar, otomasyon kuralları ve raporların tüm hakları size aittir.

Sağlayıcı seçim kontrol listesi

Kritik alanlar için çift kontrol veya ikinci göz mekanizması sunuyorlar mı?
Doğruluğu nasıl ölçtüklerini ve örneklem oranını açıklıyorlar mı?
Veri işleyen sözleşmesini ve teknik-idari tedbirleri yazılı olarak sunuyorlar mı?
Ekip kurumsal cihazla mı, kişisel cihazla mı çalışıyor?
İstisna matrisi ve eskalasyon kuralları öneriyorlar mı?
Otomasyon fırsatlarını değerlendiriyorlar mı, yoksa insan saati mi satıyorlar?
Düzenlenmiş bir sektördeyseniz ilgili dış hizmet alımı kurallarını biliyorlar mı?
Hacim dalgalanmalarında kapasiteyi nasıl artırıyorlar?
Pilot dönem ve ölçüm kriterleri yazılı mı?
Sözleşme sonunda verinin iadesi ve imhası nasıl belgeleniyor?

Muhasebe ve finans arka ofisi için finans back office outsourcing, personel kayıtları için İK ve bordro operasyonu outsourcing, yapay zekâ modelleri için veri hazırlığı gerekiyorsa veri etiketleme outsourcing, KVKK süreçlerinin bütünü için KVKK uyum operasyonu outsourcing hizmetleri birlikte değerlendirilebilir. Fatura verisinin muhasebe sistemine otomatik aktarımı için e-fatura ve muhasebe entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Hangi sistemlere veri girişi yapabiliyorsunuz?

Yaygın ERP ve CRM sistemleri, doküman yönetim sistemleri ve web tabanlı özel uygulamalar dahil, size ait sistemlerde çalışılır. Erişim yöntemi ve yetkiler kurulum aşamasında belirlenir.

Verilerimiz Türkiye dışına çıkıyor mu?

360 Soft ekibi Türkiye’de çalışır. Kullanılan sistemlerin veya otomasyon araçlarının yurt dışında bulunması halinde KVKK’daki aktarım kuralları değerlendirilir ve sözleşmeye yazılır.

Doğruluğu nasıl garanti ediyorsunuz?

Kritik alanlarda çift giriş veya ikinci kontrol, format doğrulama kuralları ve düzenli kalite örneklemesi uygulanır. Doğruluk hedefi ve ölçüm yöntemi sözleşmede tanımlanır.

Kâğıt arşivimizi dijitalleştirebilir misiniz?

Evet. Tarama, sınıflandırma, indeksleme ve sisteme aktarım proje bazlı yürütülebilir; fiziksel belgeler tutanakla teslim alınır ve iade edilir.

OCR veya yapay zekâ kullanıyor musunuz?

Uygun olduğunda evet. Otomasyonun güvenle okuyamadığı kayıtlar insan doğrulamasından geçer. Hangi araçların kullanılacağı ve verinin nerede işleneceği sizin onayınızla belirlenir.

Ay sonu yoğunluğunda kapasite artırılabilir mi?

Evet. Hacim takvimi önceden paylaşıldığında ek kapasite planlanır; eğitimli yedek operatörler yoğun dönemlerde devreye alınır.

Özel nitelikli kişisel veri işleyebilir misiniz?

İşlenebilir; ancak ek erişim kısıtları, kayıt ve güvenlik önlemleri uygulanır. Kapsam ve tedbirler veri işleyen sözleşmesinde tanımlanır.

Bankacılık veya sigorta şirketiyiz, ek gereklilik var mı?

Düzenlenmiş kuruluşların dış hizmet alımları kendi düzenleyici kurumlarının kurallarına tabidir. Kapsam, denetim hakları ve veri lokasyonu sözleşme öncesinde uyum biriminizle birlikte değerlendirilir.

Kurulum ne kadar sürer?

Tipik olarak iş envanteri, kurallar, erişim kurulumu ve pilotla birlikte birkaç hafta sürer. İş kuralları yazılıysa süre kısalır.

Fiyat nasıl belirlenir?

Adam/ay, saatlik, proje bazlı sabit fiyat veya belge ve kayıt başına işlem bazlı modellerle çalışılabilir. Belge karmaşıklığı, doğruluk hedefi ve teslim süresi belirleyicidir.

Sözleşme bittiğinde verilerimize ne olur?

Tüm veriler ve dokümanlar size iade edilir, ekip erişimleri kapatılır ve kopyalar sözleşmedeki kurala göre imha edilerek tutanakla belgelenir.

Bu hizmet hangi sözleşme modeliyle yürür?

Hizmet alımı (dış kaynak) modelinde ekip 360 Soft’un istihdamında ve yönetiminde çalışır; ofisinizde çalışılacaksa 4857 sayılı İş Kanunu md. 2’deki alt işverenlik kuralları uygulanır. Geçici iş ilişkisi İŞKUR izinli özel istihdam bürosu üzerinden kurulabilir; 360 Soft özel istihdam bürosu değildir.

Back office işlerinizi birlikte planlayalım

Belge ve iş türlerinizi, aylık hacimlerinizi ve kullandığınız sistemleri paylaşın; iş kurallarını, ekip yapısını ve yazılı teklifi hazırlayalım. Telefon: +90 850 335 10 87 · E-posta: info@360-soft.com · İletişim formu. 360 Soft, Nidakule Ataşehir, İstanbul.

İlgili sayfalar

İşinizi dışarıya devretmeyi konuşalım Hangi işi, hangi hacimde ve nerede devretmek istediğinizi yazın; kurulum planını ve yazılı teklifi paylaşalım. Teklif alın · WhatsApp · +90 850 335 10 87

Bu sayfa 360 Soft Yetkili Temsilcisi Yasir Bünyamin İncedere tarafından hazırlanmıştır. Son güncelleme: Kasım 2026.

İlgili hizmetler

Tüm hizmetler: Outsourcing Hizmetleri