Eğitim sektöründe outsourcing, özel okulların, özel öğretim kurslarının, vakıf ve devlet üniversitelerinin, online eğitim platformlarının ve kurumsal akademilerin; öğrenci ve veli iletişimi, kayıt ve kabul operasyonu, öğrenme yönetim sistemi (LMS) desteği, içerik üretimi, bilgi işlem ve yazılım geliştirme gibi işleri sözleşmeyle tanımlanmış bir dış ekiple yürütmesidir. Eğitim kurumlarının asli işi öğretimdir; kayıt dönemindeki çağrı yoğunluğu, sınav haftasındaki LMS arızaları veya dönem başındaki hesap açma işleri bu asli işten zaman çalar. 360 Soft bu operasyonları yürüten ekibi ve süreci ölçülebilir kılan yazılımı birlikte kurar.
Bu sayfada eğitim kurumlarının hangi işleri dışarıya verebileceğini, MEB ve YÖK mevzuatının oluşturduğu çerçeveyi, teslimat ve fiyat modellerini, akademik takvime göre kurgulanan hizmet seviyelerini, öğrenci verisinin korunmasını ve tedarikçi seçim kriterlerini bulacaksınız.
Eğitim kurumlarının tipik sorunları
- Akademik takvime bağlı yığılmalar: Kayıt yenileme, sınav sonuç dönemi, burs başvuruları ve dönem başı; yılın birkaç haftasında iletişim ve operasyon yükü katlanır, geri kalan zamanda ekip atıl kalır.
- Aday öğrenci takibinin dağınıklığı: Tanıtım günleri, web formu, sosyal medya ve fuarlardan gelen adayların farklı listelerde tutulması; dönüş süresinin uzaması ve kayıt kaybı.
- LMS ve dijital altyapı yükü: Uzaktan ve hibrit eğitimle birlikte LMS, video konferans, sınav güvenliği ve öğrenci hesapları için sürekli destek ihtiyacı.
- İçerik üretim kapasitesi: Ders videolarının, etkileşimli içeriklerin, soru bankalarının ve kurumsal eğitim modüllerinin standartlara uygun ve zamanında üretilememesi.
- Veli iletişimi: K-12 kurumlarında velilerin devamsızlık, ödeme, servis ve etkinlik sorularının öğretmenlere ve idareye doğrudan yüklenmesi.
- Raporlama ve kalite güvencesi: Akreditasyon, iç değerlendirme ve resmi bildirimler için farklı sistemlerden veri toplama gerekliliği.
Dışarıya verilebilecek işler ve roller
| İş alanı | Tipik roller | Başlıca görevler | Araç ve teknolojiler |
|---|---|---|---|
| Aday öğrenci ve kayıt iletişimi | Kayıt danışmanı, çağrı merkezi temsilcisi | Başvuru sorularını yanıtlama, tanıtım günü randevusu, belge eksik takibi, burs bilgilendirmesi | CRM, çağrı merkezi, WhatsApp Business |
| Öğrenci ve veli destek hattı | Müşteri temsilcisi, takım lideri | Ödeme, servis, devamsızlık, hesap ve şifre soruları; talebin ilgili birime yönlendirilmesi | Talep yönetim sistemi, bilgi bankası |
| LMS ve eğitim teknolojisi desteği | LMS yöneticisi, yardım masası uzmanı, eğitim teknoloğu | Ders ve kullanıcı açılışı, sınav kurulumu, öğretim elemanı desteği, entegrasyonlar | Moodle, Canvas, Blackboard vb.; SCORM, xAPI, LTI |
| İçerik üretimi | Öğretim tasarımcısı, video editörü, grafik tasarımcı, alt yazı uzmanı | Ders videosu kurgusu, etkileşimli içerik, erişilebilir doküman, soru bankası düzenleme | Video düzenleme araçları, içerik geliştirme yazılımları |
| Dijital pazarlama | Performans pazarlama uzmanı, içerik yazarı, sosyal medya uzmanı | Kayıt kampanyaları, içerik takvimi, aday dönüşüm takibi | Reklam platformları, analitik araçlar |
| Bilgi işlem ve yazılım | Sistem yöneticisi, yazılım geliştirici, veri analisti | Kampüs ağı, öğrenci bilgi sistemi entegrasyonları, mobil uygulama, raporlama | Bulut, SSO, REST API, BI |
Bu alanların ayrıntıları için çağrı merkezi ve müşteri hizmetleri, içerik, tasarım ve moderasyon, dijital pazarlama ekibi ve IT personel kiralama sayfalarımızı inceleyebilirsiniz. Kurs ve özel öğretim kurumları için ön kayıt, yoklama, ödeme ve veli bilgilendirmesini tek sistemde toplayan kurs ve dershane yönetim yazılımı çözümümüz de dış kaynak ekiple birlikte kullanılabilir.
MEB, YÖK ve eğitim mevzuatı çerçevesi
Eğitim kurumlarının dış kaynak kullanımı, kurumun türüne göre farklı düzenlemelerle sınırlanır. Aşağıdaki çerçeve geneldir; kurumunuzun statüsü ve ilgili güncel düzenlemeler hukuk biriminizle doğrulanmalıdır.
- MEB’e bağlı kurumlar: Özel okullar ve özel öğretim kursları 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu ve Milli Eğitim Bakanlığı yönetmelikleri kapsamında faaliyet gösterir. Öğretim faaliyeti, öğretmen görevlendirmesi, kayıt-kabul kuralları ve resmi bildirimler kurumun sorumluluğundadır. Dış kaynak ekip öğretim yapmaz; iletişim, operasyon ve teknoloji desteği verir.
- MEB bilgi sistemleri: e-Okul, MEBBİS gibi resmi sistemlere veri girişi ve bu sistemlerdeki yetkiler kurum personelinin sorumluluğundadır. Dış kaynak ekibin bu sistemlere erişip erişemeyeceği ve hangi yetkiyle erişeceği kurum tarafından mevzuata göre belirlenmelidir.
- Yükseköğretim: Üniversiteler 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve Yükseköğretim Kurulu (YÖK) düzenlemelerine tabidir. Uzaktan öğretim, ölçme-değerlendirme ve öğrenci işleri süreçlerinde YÖK’ün ilgili usul ve esasları ile kalite güvencesi çerçevesi (YÖKAK süreçleri) dikkate alınır. Devlet üniversitelerinde alımlar kamu ihale mevzuatına tabidir.
- Kişisel veriler ve çocuklar: 6698 sayılı KVKK kapsamında öğrenci, veli ve öğretim elemanı verileri işlenir. Reşit olmayan öğrencilerin verileri, sağlık ve özel eğitim bilgileri gibi hassas veriler için ek tedbir gerekir.
- Ticari elektronik ileti: Kayıt kampanyalarına yönelik tanıtım mesajları için 6563 sayılı Kanun ve İYS kayıtları kontrol edilir; öğrenciye yapılan bilgilendirmeler ile tanıtım iletileri ayrı tutulur.
- Erişilebilirlik ve içerik standartları: Dijital içeriklerde WCAG gibi erişilebilirlik ilkeleri, LMS içeriklerinde SCORM, xAPI ve LTI gibi birlikte çalışabilirlik standartları kullanılır.
Personel sağlanan işlerde hukuki not
360 Soft işi kendi ekibi ve yönetimiyle, sözleşmede tanımlı çıktı ve hizmet seviyelerine göre yürütür; özel sektör kurumlarında yapı 4857 sayılı İş Kanunu’nun 2. maddesindeki alt işverenlik kurallarına göre kurulur. Personelin doğrudan sizin emir ve talimatınızla çalıştığı geçici iş ilişkisi (md. 7) İŞKUR izinli özel istihdam büroları üzerinden kurulabilir; 360 Soft özel istihdam bürosu değildir. Öğretmen veya öğretim elemanı istihdamı bu hizmetin kapsamında değildir.
Teslimat ve hizmet modelleri
| Model | Nasıl çalışır | Eğitimde uygun olduğu iş |
|---|---|---|
| Uzaktan | Ekip 360 Soft ofisinden veya uzaktan çalışır | Kayıt çağrı merkezi, LMS ikinci seviye destek, içerik üretimi, yazılım |
| Yerinde | Ekip kampüste veya okulda çalışır | Kayıt haftası karşılama masası, kampüs IT desteği, sınav salonu teknik desteği |
| Hibrit | Yoğun dönemde yerinde, diğer dönemlerde uzaktan | Dönem başı kampüs desteği ve yıl boyu uzaktan yardım masası |
| Hizmet modeli | Tanım | Örnek |
|---|---|---|
| Adanmış ekip | Kuruma özel, sürekli çalışan ekip | Yıl boyu öğrenci ve veli destek hattı |
| Staff augmentation | Ekibe uzman eklenmesi | Bilgi işlem ekibine LMS yöneticisi veya mobil geliştirici |
| Yönetilen hizmet | İşin tamamının SLA ile devri | LMS yardım masası, kayıt dönemi çağrı merkezi |
| Proje bazlı | Tanımlı kapsamlı tek seferlik iş | LMS göçü, ders içeriklerinin dijitalleştirilmesi, mobil uygulama geliştirme |
Akademik takvime göre süreç ve tipik süreler
| Adım | İçerik | Tipik süre |
|---|---|---|
| 1. Keşif | Akademik takvim, kanal hacimleri, sistemler ve sık sorulan sorular çıkarılır | 1–2 hafta |
| 2. Bilgi bankası ve süreç tasarımı | Kayıt, burs, ücret ve teknik destek konularında onaylı yanıtlar hazırlanır; yönlendirme kuralları yazılır | 2–3 hafta |
| 3. Kurulum ve eğitim | Ekip seçimi, kurum kültürü ve sistem eğitimi, erişimlerin açılması | 2–3 hafta |
| 4. Pilot | Yoğun dönemden önce sınırlı kanal ile canlıya geçiş | 2–4 hafta |
| 5. Yoğun dönem operasyonu | Kayıt veya dönem başı için genişletilmiş kapasite | Takvime bağlı |
| 6. Dönem sonu değerlendirme | Sık gelen sorular, kayıp nedenleri, iyileştirme önerileri raporlanır | 1–2 hafta |
Kritik nokta, kurulumun yoğun dönemden en az birkaç hafta önce tamamlanmasıdır. Kayıt haftasına birkaç gün kala kurulan bir ekip, bilgi bankası oturmadığı için hatalı yanıt riskini artırır. Akademik takvime göre planlama, ekip boyutunun yanında bilgi bankasının güncelliğini de kapsar. Ücret tarifeleri, burs oranları, kontenjanlar ve kayıt belgeleri her dönem değişebilir; bu değişikliklerin ekibe tek bir yetkili kanaldan ve yazılı olarak iletilmesi, adaylara çelişkili bilgi verilmesinin önüne geçer. Dönem sonunda ekibin topladığı soru ve şikayet verileri, kurumun web sitesi ve kayıt kılavuzlarının iyileştirilmesi için de değerli bir girdidir.
Temsili senaryodur: Bir vakıf üniversitesi, tercih döneminde aday öğrenci sorularını fakülte sekreterlikleri üzerinden yanıtlamaktadır. Dış kaynak ekip tercih döneminden önce bölüm, burs ve ücret bilgilerinden oluşan onaylı bir bilgi bankasıyla kurulur; çağrı, web sohbeti ve mesajlaşma kanalları tek kayıtta toplanır. Fakültelere akademik içerikli sorular yönlendirilir; dönem sonunda en sık sorulan konular web sitesi içeriğinin güncellenmesi için raporlanır.
Hizmet seviyesi ve performans göstergeleri
| Alan | Gösterge (KPI) | Ölçüm kaynağı | Not |
|---|---|---|---|
| Aday iletişimi | Yeni başvuruya ilk dönüş süresi | CRM zaman damgası | Kayıt döneminde daha sıkı hedef |
| Aday iletişimi | Tanıtım günü veya görüşme randevusuna dönüşüm | CRM durum geçişleri | Kanal bazında |
| Destek hattı | Karşılama oranı, ilk temasta çözüm oranı | Santral, talep sistemi | Yoğun ve normal dönem ayrı izlenir |
| LMS desteği | Öncelik seviyesine göre müdahale ve çözüm süresi | Yardım masası kayıtları | Sınav saatlerinde en yüksek öncelik |
| LMS desteği | Planlı bakım dışı erişilebilirlik | İzleme araçları | Sınav takvimiyle eşleştirilir |
| İçerik üretimi | Teslim takvimine uyum, revizyon sayısı | Proje takip aracı | Erişilebilirlik kontrolü dahil |
| Kalite | Bilgi bankasına uygun yanıt oranı | Kayıt ve örneklem denetimi | Hatalı bilgi raporlanır |
Fiyatlandırma modelleri ve maliyet faktörleri
| Model | Hesaplama | Uygun iş |
|---|---|---|
| Adam/ay | Rol bazında aylık bedel | Yıl boyu destek hattı, LMS yöneticisi |
| Saatlik | Gerçekleşen uzman saati | Öğretim tasarımı danışmanlığı, entegrasyon |
| Sabit fiyat | Tanımlı kapsam için tek bedel | LMS göçü, ders paketi üretimi, mobil uygulama |
| Sonuç veya birim bazlı | Tamamlanan içerik dakikası, işlenen başvuru veya kapatılan talep başına | İçerik üretimi, başvuru evrak kontrolü |
| Faktör | Etkisi |
|---|---|
| Akademik takvim | Kısa süreli yüksek kapasite ihtiyacı, birim maliyeti artırabilir |
| Dil desteği | Uluslararası öğrenci için yabancı dil bilen temsilci gerekir |
| Çalışma saatleri | Uzaktan eğitimde akşam ve hafta sonu destek ihtiyacı |
| Platform sayısı | Birden fazla LMS ve öğrenci sistemi eğitim ve destek süresini artırır |
| İçerik karmaşıklığı | Animasyon, simülasyon ve etkileşimli içerik üretim maliyetini yükseltir |
| Erişilebilirlik gereksinimi | Alt yazı, transkript ve erişilebilir doküman ek iş yükü getirir |
Kurum içi ekip, serbest çalışan ve dış kaynak karşılaştırması
| Kriter | Kurum içi | Serbest çalışan | Dış kaynak |
|---|---|---|---|
| Akademik takvime uyum | Zayıf; yıl boyu sabit kadro | Orta | Güçlü; dönemsel ölçekleme |
| Kurum kültürü ve bilgi | Yüksek | Düşük | Bilgi bankası ve eğitimle sağlanır |
| Öğrenci verisi güvenliği | Kurum politikalarıyla | Denetlemesi zor | Sözleşme, NDA ve erişim kontrolüyle |
| İçerik üretim hızı | Sınırlı kapasite | Kişiye bağlı | Ekip ve iş akışıyla planlı |
| Yönetim yükü | Yüksek | Yüksek | Düşük |
| Süreklilik | Orta | Düşük | Yedekli ekiple yüksek |
Riskler ve önlemler
| Risk | Önlem |
|---|---|
| Adaylara yanlış ücret veya burs bilgisi verilmesi | Onaylı bilgi bankası, değişikliklerin tek kanaldan duyurulması, kayıt denetimi |
| Reşit olmayan öğrencilerin verilerinin yanlış kullanımı | Veli onayı süreçleri, sınırlı erişim, özel eğitim |
| Sınav sırasında LMS kesintisi | Sınav takvimine göre nöbet planı, önceden yük testi, eskalasyon zinciri |
| İçeriklerin telif ihlali | Kaynak ve lisans kontrolü, kurum onayı olmadan üçüncü taraf içerik kullanılmaması |
| Yoğun dönem sonrası bilgi kaybı | Dönem sonu raporu, bilgi bankasının güncel tutulması |
| Öğretim kadrosunun ekiple çatışması | Rol sınırlarının net yazılması, akademik konuların fakülteye yönlendirilmesi |
Güvenlik, KVKK, gizlilik ve fikri mülkiyet
- Roller: Eğitim kurumu veri sorumlusu, 360 Soft veri işleyen olarak çalışır. Veri işleme sözleşmesi amaç, süre ve güvenlik tedbirlerini içerir. Uluslararası öğrenci verilerinde GDPR gereklilikleri değerlendirilir.
- Hassas veriler: Sağlık bilgisi, özel eğitim gereksinimi ve disiplin kayıtları ekibin erişiminden ayrılır; gerekiyorsa adlandırılmış kişilere açılır.
- Gizlilik: Ekipteki herkes bireysel gizlilik taahhüdü imzalar; sınav soruları ve değerlendirme materyalleri ayrı yetki seviyesiyle korunur.
- Fikri mülkiyet: Kurum için üretilen ders içerikleri, videolar, soru bankaları ve yazılımların kullanım hakları sözleşmeyle kuruma aittir. Kullanılan müzik, görsel ve yazı tiplerinin lisansları kayıt altına alınır.
- Erişim yönetimi: Tek oturum açma (SSO), rol bazlı yetki ve dönem sonunda erişimlerin gözden geçirilmesi uygulanır.
Tedarikçi seçim kontrol listesi
- Kurumunuzun türünü (K-12, kurs, üniversite, kurumsal akademi) ve ilgili MEB veya YÖK çerçevesini anlayan bir ekip önerebiliyor mu?
- Kurulum takvimini akademik takviminize göre geriye doğru planlıyor mu?
- Onaylı bilgi bankası ve yanıt denetimi yöntemini gösterebiliyor mu?
- Reşit olmayan öğrencilere ait veriler için ek tedbirleri açıklıyor mu?
- Kullandığınız LMS ve öğrenci bilgi sistemiyle deneyimini somut olarak anlatabiliyor mu?
- İçerik üretiminde erişilebilirlik ve telif kontrolünü sürece dahil ediyor mu?
- Yoğun ve normal dönem için ayrı ekip ve fiyat yapısı sunuyor mu?
- Dönem sonu raporlama ve iyileştirme önerisi taahhüt ediyor mu?
Kurum türüne göre farklı ihtiyaçlar
Özel okullar (K-12): Ağırlık veli iletişimindedir. Servis, yemek, ödeme, etkinlik ve devamsızlık soruları gün içinde idareyi meşgul eder. Burada dış kaynak ekip, onaylı yanıtlarla ilk seviye iletişimi üstlenir ve pedagojik konuları rehberlik birimine veya öğretmene yönlendirir.
Özel öğretim kursları: Kısa ve sık dönen kayıt dönemleri, deneme sınavı sonuçlarının paylaşılması ve ödeme takibi öne çıkar. Ön kayıt, yoklama ve ödeme bilgisinin aynı yazılımda tutulması ekibin verimini doğrudan artırır. Üniversiteler: Aday öğrenci iletişimi, uluslararası öğrenci başvuruları, öğrenci işleri destek hattı ve LMS yardım masası en büyük hacmi oluşturur. Fakülte ve birim sayısının fazla olması, yönlendirme kurallarının ayrıntılı yazılmasını gerektirir.
Kurumsal akademiler ve online eğitim platformları: İçerik üretim hızı, platform kararlılığı ve kullanıcı destek kalitesi belirleyicidir. Burada dış kaynak ekip çoğunlukla öğretim tasarımı, video kurgusu ve platform desteğini birlikte üstlenir.
İlgili sayfalar
- Kurs ve dershane yönetim yazılımı
- Yazılım geliştirici kiralama
- Mobil uygulama geliştirme
- Tüm outsourcing hizmetleri
Sık sorulan sorular
Eğitim kurumları hangi işleri dış kaynakla yürütebilir?
Aday öğrenci ve kayıt iletişimi, öğrenci ve veli destek hattı, LMS ve eğitim teknolojisi desteği, ders içeriği üretimi, dijital pazarlama ile bilgi işlem ve yazılım geliştirme en yaygın alanlardır.
Dış kaynak ekip ders verebilir mi?
Hayır. Öğretim faaliyeti ve öğretmen ya da öğretim elemanı görevlendirmesi kurumun ve ilgili mevzuatın kapsamındadır. Ekip iletişim, operasyon, içerik üretimi ve teknoloji desteği verir.
e-Okul veya MEBBİS gibi sistemlere ekip erişebilir mi?
Resmi sistemlerdeki yetkiler ve veri girişi kurum personelinin sorumluluğundadır. Ekibin bu sistemlere herhangi bir erişimi olup olmayacağına kurum, mevzuata göre karar vermelidir.
Üniversiteler için uygun mu?
Evet. Aday öğrenci iletişimi, öğrenci işleri destek hattı, LMS yardım masası ve uzaktan öğretim içerik üretimi üniversitelerde sık kullanılan alanlardır. Devlet üniversitelerinde alım kamu ihale mevzuatına göre yapılır.
Kayıt dönemi için kısa süreli ekip kurulabilir mi?
Evet. Ekip yoğun dönemden önce kurulur, kayıt dönemi boyunca genişletilir ve sonrasında küçültülür. Kurulumun yoğun dönemden birkaç hafta önce tamamlanması önerilir.
Hangi LMS platformlarıyla çalışıyorsunuz?
Moodle, Canvas, Blackboard gibi yaygın platformlar ve SCORM, xAPI, LTI standartları üzerinde destek verebiliriz. Kurumunuza özel platformlar için keşif aşamasında değerlendirme yapılır.
Öğrenci verileri nasıl korunur?
Kurum veri sorumlusu, 360 Soft veri işleyen olarak çalışır. Rol bazlı erişim, gizlilik taahhüdü, kayıt tutma ve hassas verilerin ayrıştırılması uygulanır.
Üretilen ders içeriklerinin hakları kime ait olur?
Sözleşmede aksi kararlaştırılmadıkça kurum için üretilen içeriklerin kullanım hakları kuruma aittir. Üçüncü taraf materyallerin lisansları kayıt altına alınır.
Veli iletişiminde hangi kanallar kullanılır?
Telefon, e-posta, web formu ve kurumun onayladığı mesajlaşma kanalları kullanılabilir. Tüm talepler tek kayıtta toplanır ve ilgili birime yönlendirilir.
Fiyatlandırma nasıl yapılır?
Yıl boyu işler için adam/ay, danışmanlık için saatlik, tanımlı projeler için sabit fiyat, içerik üretimi gibi ölçülebilir işler için birim bazlı modeller kullanılır.
Sınav sırasında teknik destek verilebilir mi?
Evet. Sınav takvimine göre nöbet planı oluşturulur, en yüksek öncelik seviyesi tanımlanır ve eskalasyon zinciri önceden test edilir.
Hangi sözleşme modeliyle çalışıyorsunuz?
Hizmet alımı modelinde iş, 360 Soft ekibi ve yönetimiyle SLA çerçevesinde yürütülür; yapı 4857 sayılı Kanun md. 2 kapsamındaki alt işverenlik kurallarına göre kurulur. Geçici iş ilişkisi İŞKUR izinli özel istihdam büroları üzerinden kurulabilir.
Eğitim kurumunuz için ilk adım
Akademik takviminizi, devretmek istediğiniz işleri ve kullandığınız platformları paylaşın; yoğun dönem ve normal dönem için ayrı ekip ve hizmet seviyesi önerisi hazırlayalım. +90 850 335 10 87, info@360-soft.com veya iletişim sayfamız üzerinden bize ulaşabilirsiniz.
Eğitim Kurumları için outsourcing planlayalım Hangi işleri devretmek istediğinizi yazın; kurulum planını ve yazılı teklifi paylaşalım. Teklif alın · WhatsApp · +90 850 335 10 87
Bu sayfa 360 Soft Yetkili Temsilcisi Yasir Bünyamin İncedere tarafından hazırlanmıştır. Son güncelleme: Kasım 2026.
İlgili hizmetler
- Enerji ve Altyapı Sektöründe OutsourcingEnerji sektöründe outsourcing: IT ve OT/SCADA destek, yazılım, saha bakım koordinasyonu ve abone hizmetleri…
- ERP Destek ve Yönetim OutsourcingERP destek outsourcing: SAP, Logo, Netsis, Dynamics ve Oracle için kullanıcı desteği, rapor geliştirme…
- Finans Back Office OutsourcingFinans back office outsourcing: AP/AR, banka ve cari mutabakat, masraf, e-fatura ve e-defter, ay sonu…
- Finans, Fintech ve Ödeme Sektöründe OutsourcingFinans sektöründe outsourcing: banka, ödeme kuruluşu, fintech ve sigorta için müşteri hizmetleri, KYC ön…
- Fraud (Dolandırıcılık) İzleme OutsourcingFraud izleme outsourcing: 7/24 alarm incelemesi, kural ve eşik ayarı, müşteri teyidi, chargeback itirazı ve…
- Gıda ve İçecek için OutsourcingGıda ve içecek outsourcing: depo ve FEFO, soğuk zincir izleme, saha merchandising, telesatış ve ERP. ISO…