Bir chatbotu veya yapay zekâ asistanını canlıya almak işin başlangıcıdır. Asıl emek, botun her gün doğru cevap vermesini sağlamakta harcanır: bilgi tabanını güncel tutmak, yanlış veya uydurma cevapları yakalamak, yeni niyetleri eklemek, canlı temsilciye devir kurallarını iyileştirmek ve maliyetleri izlemek. Chatbot ve yapay zekâ asistan yönetimi outsourcing hizmetinde bu sürekli işi 360 Soft ekibi üstlenir. Henüz botunuz yoksa kurulum için yapay zekâ çözümleri ve AI chatbot, WhatsApp odaklı otomasyon için n8n WhatsApp chatbot, şirket içi kullanım için kurumsal yapay zekâ asistanı sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Chatbot ve Yapay Zekâ Asistan Yönetimi Outsourcing
Chatbot ve Yapay Zekâ Asistan Yönetimi Outsourcing

Chatbot yönetimi nedir, kimler için gerekir?

Chatbot yönetimi; müşteri hizmetleri, satış veya şirket içi destek amacıyla kullanılan konuşma botlarının içerik, kalite, entegrasyon ve performans açısından sürekli işletilmesidir. Klasik kural ve niyet (intent) tabanlı botlarda bu iş akış tasarımı ve eğitim cümlesi yönetimidir. Büyük dil modeli (LLM) ve RAG (Retrieval-Augmented Generation, belge tabanlı cevap üretimi) kullanan yeni nesil asistanlarda ise iş; bilgi kaynaklarının güncelliği, istem (prompt) ve güvenlik katmanlarının yönetimi, cevap kalitesinin ölçülmesi ve model maliyetinin kontrolüne dönüşür.

Hizmet şu durumlarda değerlidir:

  • Botunuz canlıda ama cevapların ne kadarının doğru olduğunu bilmiyorsunuz; müşteriler “temsilciye bağla” yazmaya devam ediyor.
  • Ürün, fiyat veya kampanya bilgileri sık değişiyor ve botun bilgi tabanı geride kalıyor.
  • WhatsApp, web sitesi, mobil uygulama ve Instagram gibi birden fazla kanalda tutarlı cevap vermek istiyorsunuz.
  • LLM tabanlı asistanın zaman zaman kaynakta olmayan bilgi uydurduğundan (halüsinasyon) endişe ediyorsunuz.
  • Kurulumu yapan ajans veya geliştirici projeden ayrıldı, bota kimse bakmıyor.
  • Çağrı merkezi yükünü azaltmak istiyorsunuz ancak müşteri deneyiminin bozulmasından çekiniyorsunuz.

Sektörlere göre tipik sorunlar

SektörBotun tipik görevleriYönetimde zorlanılan nokta
E-ticaret ve perakendeSipariş durumu, iade ve değişim, kargo takibi, ürün önerisiKampanya ve stok bilgisinin anlık değişmesi, sipariş sistemine güvenli entegrasyon
Bankacılık, fintech ve sigortaKart ve hesap bilgilendirme, başvuru durumu, poliçe ve hasar sorularıKimlik doğrulama, mevzuat gereği verilmemesi gereken tavsiyeler, sıkı denetim izi
Telekom ve abonelik hizmetleriFatura, tarife, arıza bildirimiYüksek hacim, karmaşık tarifeler, temsilciye doğru devir
SağlıkRandevu, sonuç bilgilendirme, genel yönlendirmeÖzel nitelikli kişisel veri, tıbbi tavsiye sınırının net çizilmesi
Turizm ve otelRezervasyon, check-in, çok dilli destekDil kalitesi, sezon yoğunluğu
EğitimKayıt, ders programı, ödeme sorularıDönemsel yoğunluk, sık değişen duyurular
Şirket içi (İK, IT yardım masası)Politika soruları, şifre sıfırlama yönlendirmesi, talep açmaDoküman yetkilendirmesi: herkes her belgeyi görmemeli

Hizmet kapsamı

ModülİçerikÇıktı
Konuşma kalitesi izlemeÖrneklem bazlı konuşma incelemesi, yanlış veya eksik cevapların etiketlenmesi, kullanıcı geri bildirimi analiziHaftalık kalite raporu, düzeltme listesi
Bilgi tabanı yönetimiSSS, ürün, politika ve kampanya içeriklerinin güncellenmesi; RAG için belge parçalama, meta veri ve sürüm yönetimiGüncel ve izlenebilir bilgi kaynakları
Niyet ve akış yönetimiYeni niyetlerin eklenmesi, eğitim cümleleri, karar ağaçları, karşılanamayan sorguların analiziGenişleyen kapsam, azalan “anlamadım” cevabı
İstem ve güvenlik katmanıSistem istemleri, cevap sınırları, yasaklı konular, prompt injection ve jailbreak denemelerine karşı korumaSürümlenmiş istem kütüphanesi, güvenlik test seti
Değerlendirme (evaluation)Altın soru seti ile düzenli otomatik ve insan değerlendirmesi, kaynağa dayalılık ve doğruluk ölçümüSürüm bazlı kalite skoru
Canlı temsilciye devirDevir kuralları, devirde bağlam aktarımı, mesai dışı senaryolarDaha az tekrar soru, daha kısa çözüm süresi
Entegrasyon bakımıCRM, sipariş, randevu ve bilet sistemleri ile API bağlantılarının izlenmesiKesintisiz veri akışı, hata alarmı
Maliyet ve performansToken tüketimi, model seçimi, önbellekleme, cevap süresi izlemeAylık maliyet ve gecikme raporu
Kanal yönetimiWhatsApp Business API şablonları, web widget, mobil uygulama ve sosyal medya kanallarıTutarlı çok kanallı deneyim

Teknolojiler

KatmanÖrnek teknolojilerYönetimde dikkat edilen nokta
Dil modelleriOpenAI GPT, Anthropic Claude, Google Gemini, açık ağırlıklı modeller (Llama, Mistral, Qwen)Model sürüm değişikliklerinde regresyon testi, veri işleme ve saklama koşulları
RAG altyapısıVektör veritabanları (pgvector, Qdrant, Pinecone, Elasticsearch), embedding modelleri, yeniden sıralamaParçalama stratejisi, güncellik, belge yetkilendirmesi
Bot platformlarıMicrosoft Copilot Studio, Google Dialogflow, Rasa, Botpress ve benzeriPlatforma özgü sınırlar ve lisans yapısı
Orkestrasyonn8n, LangChain, LlamaIndex, özel API servisleriHata yönetimi, loglama, izlenebilirlik
KanallarWhatsApp Business Platform (Cloud API), web chat, Instagram, Telegram, mobil SDKKanal politikaları, şablon onayları, oturum kuralları
İzlemeKonuşma analitiği, LLM gözlemlenebilirlik araçları, panolarKişisel verinin loglarda maskelenmesi

WhatsApp Business API yönetimi

Türkiye’de müşterilerin en çok tercih ettiği kanal çoğu sektörde WhatsApp’tır; ancak WhatsApp Business Platform kendine özgü kurallarla çalışır. İşletme tarafından başlatılan mesajlar için önceden onaylanmış şablonlar gerekir; müşterinin son mesajından sonra belirli bir müşteri hizmetleri penceresi içinde serbest mesaj gönderilebilir. Şablonlar kategori bazında (pazarlama, hizmet, kimlik doğrulama gibi) değerlendirilir ve ücretlendirme yapısı Meta tarafından zaman zaman güncellenir. Kalite puanı düşen numaraların mesaj limitleri kısıtlanabilir. Yönetim hizmetinde şablon kütüphanesi, opt-in kayıtları, kalite puanı ve mesaj maliyetleri düzenli olarak izlenir. Ticari elektronik ileti niteliğindeki gönderimlerde 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kuralları da dikkate alınmalıdır.

Mevzuat ve standartlar

  • KVKK ve GDPR: Konuşmalar kişisel veri içerir. Aydınlatma metni, işleme amacı, saklama süresi ve loglarda maskeleme tasarımın parçası olmalıdır. Yurt dışında barındırılan model veya altyapı kullanılıyorsa KVKK’nın yurt dışına aktarım hükümleri değerlendirilmelidir.
  • Özel nitelikli veriler: Sağlık, biyometrik veya inanç gibi verilerin bota girilmesi riski varsa, bu verilerin işlenmesi için ek önlemler ve gerekirse kanal yönlendirmesi gerekir.
  • Yapay zekâ şeffaflığı: AB Yapay Zekâ Yasası (EU AI Act) gibi düzenlemeler, kullanıcının bir yapay zekâ sistemiyle etkileşimde olduğunu bilmesini öngören şeffaflık ilkeleri içerir. AB’deki kullanıcılara hizmet veren işletmeler için bu yükümlülüklerin kapsamı hukuk danışmanıyla değerlendirilmelidir; Türkiye’de de botun yapay zekâ olduğunu açıkça belirtmek iyi uygulamadır.
  • Sektörel kurallar: Finansal hizmetlerde yatırım tavsiyesi, sağlıkta tıbbi tavsiye gibi sınırlar istem ve güvenlik katmanında açıkça tanımlanır; düzenleyici kurumların müşteri iletişimi ve dış hizmet alımına ilişkin kuralları uyum biriminizle birlikte uygulanır.
  • Tüketici mevzuatı: Fiyat, kampanya ve iade koşulları gibi bilgilerin doğru verilmesi tüketici hakları açısından önemlidir; bu konularda bot onaylı kaynaktan cevap verir.

Teslim ve hizmet modelleri

ModelNasıl çalışırNe zaman uygun
UzaktanBot yönetim paneli, loglar ve bilgi tabanına güvenli erişimle 360 Soft ekibi tarafından yönetilirÇoğu chatbot projesi
YerindeBilgi tabanı çalıştayları ve iç süreç görüşmeleri sizin ofisinizdeŞirket içi asistan, kapalı ağda çalışan sistemler
HibritKurulum ve kabul yerinde, sürekli yönetim uzaktanKurumsal yapılar
Hizmet modeliAçıklama
Yönetilen hizmetBotun kalite, içerik, entegrasyon ve maliyet yönetimi SLA ile; aylık rapor ve iyileştirme döngüsü
ProjeBotun denetimi, yeniden tasarımı veya RAG’e geçiş gibi belirli kapsamlı işler
Dedicated teamSize ayrılmış konuşma tasarımcısı, LLM mühendisi ve içerik uzmanı
Staff augmentationKendi ekibinize LLM veya chatbot geliştiricisi takviyesi

Süreç adımları ve tipik süreler

  1. Durum denetimi (tipik 1-2 hafta): Konuşma logları incelenir, karşılanamayan sorgular, hatalı cevaplar ve devir noktaları çıkarılır.
  2. Altın soru seti ve kalite ölçütleri (tipik 1 hafta): Gerçek sorulardan oluşan değerlendirme seti ve doğruluk, kaynağa dayalılık, ton gibi ölçütler belirlenir.
  3. İyileştirme sprinti (tipik 2-4 hafta): Bilgi tabanı düzeltmeleri, istem güncellemeleri, yeni niyetler ve devir kuralları.
  4. İzleme ve raporlama kurulumu (tipik 1 hafta): Panolar, alarmlar, maliyet takibi.
  5. Sürekli yönetim (aylık döngü): Haftalık kalite incelemesi, aylık rapor, her model veya istem değişikliğinden önce değerlendirme seti ile test.

Temsili senaryo

Temsili senaryodur. Bir e-ticaret şirketinin web sitesindeki LLM tabanlı asistanı, iade süresini eski politika belgesine göre yanlış söylüyor olsun. Yönetim hizmetinde haftalık incelemede bu hata yakalanır, eski belge bilgi tabanından kaldırılır, yeni politika sürüm bilgisiyle eklenir ve iade sorularını içeren test seti yeniden çalıştırılır. İade tutarı içeren taleplerin her zaman canlı temsilciye devredilmesi kuralı eklenir. Bu örnek işleyişi gösterir.

SLA ve KPI tablosu

GöstergeTanımNot
Çözüm oranı (containment)Temsilciye devredilmeden sonuçlanan konuşma oranıTek başına hedef yapılmaz; memnuniyetle birlikte okunur
Cevap doğruluğuDeğerlendirme setinde doğru ve kaynağa dayalı cevap oranıHer sürüm değişikliğinde ölçülür
Karşılanamayan sorgu oranıBotun anlamadığı veya cevaplayamadığı mesajların oranıYeni içerik ihtiyacını gösterir
Devir kalitesiDevirde bağlamın temsilciye eksiksiz aktarılma oranıMüşterinin aynı bilgiyi tekrar vermemesi
Kullanıcı memnuniyetiKonuşma sonu puan veya geri bildirimDüşük örneklemde dikkatli yorumlanır
İçerik güncelleme süresiOnaylı bir değişikliğin bota yansıma süresiKampanya dönemlerinde kritik
Cevap süresi ve erişilebilirlikOrtalama yanıt gecikmesi ve kesintisiz çalışma oranıModel sağlayıcı kesintileri ayrı raporlanır
Konuşma başı maliyetModel ve kanal maliyetlerinin konuşma sayısına bölümüModel seçimi ve önbellek ile optimize edilir

Fiyatlandırma faktörleri

Chatbot yönetiminde en yaygın model aylık sabit yönetim ücretidir; kapsam dışı geliştirmeler saatlik veya sabit fiyatlı proje olarak, sürekli ekip ihtiyacı adam/ay olarak fiyatlanır. Uygun durumlarda çözülen konuşma sayısına bağlı sonuç bazlı bir bileşen eklenebilir; ancak bu durumda kalite ve memnuniyet ölçütlerinin de sözleşmede yer alması gerekir. Model ve kanal kullanım ücretleri (LLM API, WhatsApp mesaj ücretleri) genellikle doğrudan sizin hesabınıza yansır.

FaktörEtkisi
Konuşma hacmiİnceleme örneklemi ve izleme yükü artar
Kanal sayısıHer kanalın kendi kuralları ve entegrasyonu vardır
Dil sayısıÇok dilli botlarda içerik ve kalite kontrolü çoğalır
Bilgi tabanı büyüklüğü ve değişim sıklığıSık değişen içerik daha fazla güncelleme emeği gerektirir
Entegrasyon sayısıCRM, sipariş, ödeme gibi sistemlere bağlı işlemler test ve izleme yükü getirir
Destek saatleriMesai içi, uzatılmış veya 7/24 izleme
Regülasyon yoğunluğuFinans ve sağlıkta ek güvenlik testi ve onay adımları
Chatbot ve Yapay Zekâ Asistan Yönetimi Outsourcing — konu başlıkları
Chatbot ve Yapay Zekâ Asistan Yönetimi Outsourcing — konu başlıkları

Kendi ekibiniz, freelancer veya outsourcing?

KriterIn-house ekipFreelancer360 Soft ile outsourcing
Gerekli yetkinlikKonuşma tasarımı, LLM mühendisliği, içerik ve analitik için birden fazla rolGenellikle tek yetkinlikRollerin tamamı tek hizmet altında
SüreklilikKadroya bağlıProje bitince süreklilik riskiSLA ve dokümantasyonla güvence
Kalite ölçümüKurulması gerekirNadiren yapılırDeğerlendirme seti ve aylık rapor standart
Model değişikliklerine uyumİç bilgiyle sınırlıKişiye bağlıSürüm değişikliğinde regresyon testi
Güvenlik ve KVKKİç politikalarSınırlı güvenceNDA, veri işleyen sözleşmesi, maskeleme
MaliyetSabit kadro maliyetiDüşük ama öngörülemezKapsama göre ölçeklenen aylık ücret

Riskler ve önlemler

RiskÖnlem
Halüsinasyon (uydurma cevap)RAG ile kaynağa dayalı cevap, kaynak gösterme, güven eşiği altında “bilmiyorum” ve devir, düzenli değerlendirme
Prompt injection ve kötüye kullanımGirdi filtreleri, araç yetkilerinin sınırlandırılması, güvenlik test seti, hassas işlemlerde ek doğrulama
Güncelliğini yitirmiş bilgiBelge sürüm yönetimi, son kullanma tarihi olan içerikler, değişiklik bildirimi süreci
Kişisel verinin loglara veya modele sızmasıMaskeleme, veri saklama süresi, model sağlayıcı veri kullanım koşullarının incelenmesi
Model sağlayıcı değişikliği veya kesintisiSağlayıcıdan bağımsız mimari, yedek model, kesinti senaryosu
Marka tonunun bozulmasıTon rehberi, örnek cevap kütüphanesi, periyodik inceleme
WhatsApp numara kalitesinin düşmesiOpt-in disiplini, şablon kalitesi, gönderim sıklığı kontrolü

Güvenlik, KVKK, NDA ve fikri mülkiyet

Chatbot logları müşterilerinizin isimlerini, telefonlarını, sipariş ve bazen sağlık veya finans bilgilerini içerebilir. 360 Soft ekibi bu loglara rol bazlı, kayıt altında erişir; inceleme ekranlarında kişisel veriler mümkün olduğunca maskelenir. Proje başında NDA ve KVKK kapsamında veri işleyen sözleşmesi imzalanır. Kullanılan model sağlayıcının veriyi model eğitimi için kullanıp kullanmadığı, verinin hangi bölgede işlendiği ve saklama süresi sözleşme öncesinde birlikte incelenir. Bilgi tabanı içerikleri, istem kütüphanesi, değerlendirme setleri ve size özel geliştirilen entegrasyonlar sizin mülkiyetinizde kalır ve hizmet sonunda eksiksiz devredilir.

Sözleşme modeli hakkında not

Chatbot yönetimi bir hizmet alımıdır; iş 360 Soft ekibi ve yönetiminde, sözleşmede tanımlı çıktı ve SLA’lara göre yürütülür. Ekip üyelerinin sizin lokasyonunuzda çalıştığı durumlarda yapı 4857 sayılı İş Kanunu md. 2 alt işverenlik kurallarına göre kurulur. Personelin doğrudan sizin emir ve talimatınızla çalıştığı geçici iş ilişkisi (md. 7) İŞKUR izinli özel istihdam büroları üzerinden mümkündür; 360 Soft özel istihdam bürosu değildir.

Tedarikçi seçim kontrol listesi

  • Botun kalitesini nasıl ölçtüğünü somut bir değerlendirme setiyle gösterebiliyor mu?
  • Halüsinasyona karşı hangi önlemleri aldığını açıklayabiliyor mu?
  • Model veya istem değişikliğinden önce regresyon testi yapıyor mu?
  • WhatsApp Business Platform şablon, opt-in ve kalite puanı yönetimini biliyor mu?
  • Loglarda kişisel veri maskeleme yapıyor mu?
  • Model sağlayıcının veri işleme koşullarını sizinle birlikte inceliyor mu?
  • Canlı temsilciye devirde bağlam aktarımı nasıl sağlanıyor?
  • Aylık raporda maliyet, kalite ve hacim birlikte yer alıyor mu?
  • Bilgi tabanı ve istemler sizin mülkiyetinizde mi kalıyor?
  • Çağrı merkezi ekibinizle ortak çalışma ve geri bildirim döngüsü var mı?

Sıkça sorulan sorular

Chatbot yönetimi ile chatbot kurulumu arasındaki fark nedir?

Kurulum botun tasarlanıp canlıya alınmasıdır. Yönetim ise canlıdaki botun her gün doğru cevap vermesi için içerik, kalite, entegrasyon ve maliyetin sürekli işletilmesidir.

Başka bir firmanın kurduğu botu yönetebilir misiniz?

Evet. Önce botun platformu, logları, bilgi tabanı ve entegrasyonları incelenir; ardından devir planı ve öncelikli iyileştirme listesi hazırlanır.

RAG nedir ve neden önemlidir?

RAG, dil modelinin cevap üretmeden önce sizin onaylı belgelerinizden ilgili bölümleri bulup bunlara dayanarak cevap vermesidir. Uydurma cevap riskini azaltır ve bilgi güncellemesini model eğitimi gerektirmeden mümkün kılar.

Botun yanlış cevap vermesini tamamen önleyebilir misiniz?

Hiçbir sistem sıfır hata garanti edemez. Kaynağa dayalı cevap, güven eşikleri, hassas konularda temsilciye devir ve düzenli değerlendirme ile hata riski kontrol altında tutulur.

Hangi dil modelini kullanmalıyız?

Seçim veri gizliliği gereksinimlerinize, dil kalitesine, maliyete ve gecikme beklentisine göre yapılır. Mimariyi model sağlayıcıdan bağımsız kurarak ileride değişiklik yapmayı kolaylaştırıyoruz.

WhatsApp Business API yönetimini de üstleniyor musunuz?

Evet. Şablon kütüphanesi, opt-in kayıtları, numara kalite puanı, mesaj maliyetleri ve WhatsApp üzerindeki bot akışları hizmet kapsamına alınabilir.

Konuşma verileri yurt dışına çıkar mı?

Kullanılan model ve altyapıya bağlıdır. Yurt dışında barındırılan hizmetlerde KVKK yurt dışına aktarım hükümleri değerlendirilir; gerekirse yurt içinde veya kendi altyapınızda çalışan model seçenekleri kullanılır.

Canlı temsilciye devir nasıl çalışır?

Belirlenen konularda, düşük güven skorunda veya kullanıcı talep ettiğinde konuşma, o ana kadarki bağlamla birlikte çağrı merkezi veya destek ekibine aktarılır.

Aylık raporda neler yer alır?

Konuşma hacmi, çözüm oranı, karşılanamayan sorgular, doğruluk skorları, memnuniyet, maliyet ve bir sonraki ay için iyileştirme planı yer alır.

Şirket içi asistanlarda belge yetkileri nasıl korunur?

Bilgi tabanındaki belgeler kullanıcı rolleriyle eşleştirilir; asistan bir kullanıcıya görme yetkisi olan belgelerden cevap üretir.

Botun yapay zekâ olduğunu belirtmek zorunlu mu?

AB Yapay Zekâ Yasası gibi düzenlemeler şeffaflık yükümlülükleri öngörür; kapsamı hukuk danışmanınızla değerlendirilmelidir. Her durumda botun yapay zekâ olduğunu açıkça belirtmeyi öneriyoruz.

Fiyat nasıl belirlenir?

Genellikle aylık sabit yönetim ücreti uygulanır; konuşma hacmi, kanal ve dil sayısı, entegrasyonlar ve destek saatleri ücreti belirler. Ek geliştirmeler saatlik veya sabit fiyatla, model ve kanal kullanım ücretleri ise yansıtılır.

Bu hizmet hangi sözleşme modeliyle yürür?

Hizmet alımı modelinde iş 360 Soft ekibi ve yönetimiyle, SLA’ya göre yürütülür; yerinde çalışmada yapı İş Kanunu md. 2 alt işverenlik kurallarına göre kurulur. Geçici iş ilişkisi İŞKUR izinli özel istihdam bürosu üzerinden kurulabilir; 360 Soft özel istihdam bürosu değildir.

Botunuzun durumunu birlikte inceleyelim

Kullandığınız platformu, kanalları ve aylık yaklaşık konuşma hacmini paylaşın; durum denetimini planlayalım ve yönetim kapsamıyla teklifi iletelim. Telefon: +90 850 335 10 87 · E-posta: info@360-soft.com · İletişim sayfası.

İlgili sayfalar

Bu işi bize devredin Kapsamı ve hacmi yazın; kurulum planını ve yazılı teklifi paylaşalım. Teklif alın · WhatsApp · +90 850 335 10 87

Bu sayfa 360 Soft Yetkili Temsilcisi Yasir Bünyamin İncedere tarafından hazırlanmıştır. Son güncelleme: Kasım 2026.

İlgili hizmetler

Tüm hizmetler: Outsourcing Hizmetleri