Am Gebäudeeingang tragen sich Besucher oft noch von Hand ins Buch ein, oder ihr Ausweis bleibt beim Pförtner. Wer wann wen besucht hat, lässt sich später nicht finden; der DSGVO-Hinweis wird nicht gelesen, und im Werk fällt die Arbeitssicherheitsunterweisung unter den Tisch. In unserem System lädt der Mitarbeitende seinen Gast vorab ein, der Besucher erhält eine Einladung mit QR-Code. Am Empfangs-Tablet dauert die Anmeldung Sekunden, DSGVO- und Sicherheitsbestätigung werden digital eingeholt, der Gastgeber wird benachrichtigt, und beim Verlassen wird die Rückgabe des Ausweises vermerkt.
Typische Probleme an Gebäudeeingängen
- Besucherbuch unleserlich und nicht durchsuchbar
- Datenschutzhinweis wird nicht eingeholt
- Besucher warten, bis der Gastgeber Bescheid weiß
- Im Notfall ist unbekannt, wer sich im Gebäude befindet
Module
Voranmeldung
Mitarbeitende laden Gäste mit Datum und Uhrzeit ein, QR-Code-Versand.
Empfangs-Tablet
Schnelle Anmeldung, Foto, Unterschrift und digitale Bestätigungen.
DSGVO und Arbeitsschutz
Datenschutzhinweis, Vertraulichkeitsvereinbarung und Bestätigung des Sicherheitsvideos.
Ausweis und Etikett
Besucherausweis oder Etikett mit Foto vom Etikettendrucker.
Gastgeber-Benachrichtigung
Sofortige Push- und E-Mail-Nachricht an den Mitarbeitenden bei Ankunft des Gastes.
Notfallliste
Aktuelle Besucherliste im Gebäude und Zutrittsbericht.
So läuft es im Alltag
- 1
Der Mitarbeitende lädt seinen Gast über das System ein.
- 2
Der Besucher scannt den QR-Code am Empfangs-Tablet.
- 3
Digitale Bestätigungen werden eingeholt, der Ausweis wird gedruckt.
- 4
Der Gastgeber wird benachrichtigt und holt den Gast ab.
- 5
Beim Verlassen wird der Ausweis zurückgegeben, der Besuch ist abgeschlossen.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für kleine Büros mit einem Eingang können fertige Cloud-Anwendungen für Besucher genügen.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Gebäude mit mehreren Standorten, Drehkreuz-Anbindung, Sicherheitsregeln im Werk oder behördlichen Sicherheitsanforderungen ist ein individuelles System passender und besser prüfbar.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 15 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 350 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Funktioniert es mit Drehkreuzen?
Über die Schnittstelle des Zutrittskontroll-Anbieters lässt sich dem Besucher eine zeitlich befristete QR- oder Kartenberechtigung zuweisen.
Wie lange werden Besucherdaten gespeichert?
Die Speicherdauer richtet sich nach Ihrer DSGVO-Löschrichtlinie, nach Ablauf werden Einträge automatisch anonymisiert.
Ist ein Foto des Ausweises Pflicht?
Nein; welche Angaben erhoben werden, legt Ihre Sicherheitsrichtlinie für das Gebäude fest.
Lassen sich Kurier- und Lieferanteneingänge trennen?
Ja, je nach Besucherart werden unterschiedliche Formulare, Bestätigungen und Berechtigungsbereiche definiert.
