In der Hochzeitssaison stemmt ein Studio am selben Wochenende mehrere Shootings, Dutzende Albumauswahlen und Druckaufträge. Liegen die ausgewählten Bilder der Paare in WhatsApp, die Verträge im Ordner und die Restzahlungen im Notizbuch, verzögern sich Albumübergaben um Monate, und die Kundenzufriedenheit sinkt. In unserem System wird jeder Auftrag mit Vertrag, Anzahlung und Shootingtermin angelegt; Fotograf und Equipment werden eingeplant. Nach dem Shooting wählt der Kunde seine Albumbilder in einer Online-Galerie; Gestaltung, Freigabe und Druck sind Schritt für Schritt sichtbar, und bei der Übergabe wird die Restzahlung abgeschlossen.
Typische Probleme in Fotostudios
- Albumauswahl geht in Chatverläufen verloren
- Überschneidende Shootings und doppelt verplantes Equipment
- Kunden fragen ständig telefonisch nach dem Stand
- Anzahlungen und Restbeträge werden nicht nachverfolgt
Module
Shooting-Kalender
Hochzeit, Verlobung, Outdoor- und Studioshootings; Fotografen und Equipment zuordnen.
Paket und Vertrag
Paketinhalte, digitaler Vertrag und Erfassung der Anzahlung.
Online-Auswahlgalerie
Kunden wählen Album- und Vergrößerungsbilder in einer passwortgeschützten Galerie.
Album-Workflow
Retusche, Gestaltung, Kundenfreigabe, Druck und Bindung.
Zahlungen
Anzahlung, Zwischenzahlung und Restbetrag bei Übergabe.
Kundenbenachrichtigung
Statusmeldungen per SMS oder WhatsApp bei jedem Schritt.
So läuft es im Alltag
- 1
Mit dem Kunden wird ein Paket gewählt, Vertrag und Anzahlung werden erfasst.
- 2
Für den Shootingtag werden Fotograf und Equipment im Kalender reserviert.
- 3
Nach dem Shooting werden die Fotos in die Auswahlgalerie hochgeladen.
- 4
Der Kunde wählt seine Bilder, das Albumlayout geht zur Freigabe.
- 5
Nach dem Druck wird ein Übergabetermin vereinbart und der Restbetrag kassiert.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für selbstständige Fotografen mit wenigen Aufträgen reichen fertige Galerie- und Kalendertools oft aus.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Studios, die pro Saison viele Hochzeiten fotografieren und mit mehreren Fotografen und Albumlaboren arbeiten, beenden Verzögerungen und verlorene Auswahlen mit einem System, das den gesamten Workflow verbindet.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 17 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 400 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Wo werden die hochaufgelösten Fotos gespeichert?
Im Cloud-Speicher; in der Galerie erscheinen leichte Vorschaubilder, die Originale werden erst bei der Übergabe freigegeben.
Kann der Kunde die Auswahl am Smartphone treffen?
Ja, die Auswahlgalerie ist mobil optimiert, Bilder werden per Herzsymbol markiert.
Lässt sich das Albumlabor anbinden?
Druckaufträge können mit Dateien und Bestellformular automatisch an das Labor übermittelt werden.
Wie wird die Privatsphäre der Kunden geschützt?
Jede Galerie öffnet sich über einen geschützten Link, kann zeitlich begrenzt werden, und Löschanfragen nach DSGVO werden umgesetzt.
