In einer Zertifizierungsstelle haben alle Kunden unterschiedliche Normen, Geltungsbereiche, mitarbeiterabhängige Auditzeiten und Überwachungstermine. Wird ein Auditor eingesetzt, ohne seine Norm- und Branchenkompetenz zu prüfen, ist das bei der Akkreditierung eine Abweichung; Zertifikatslaufzeiten gehen in Tabellen unter. In unserem System durchläuft jede Akte vom Antrag bis zum Zertifikat ein Auditprogramm mit Zyklus. Auditzeiten werden regelbasiert berechnet, nur für den jeweiligen Branchencode kompetente Auditoren lassen sich einsetzen; vor Ort werden Feststellungen per Tablet erfasst, Nachweise zum Abschluss über das Kundenportal gesammelt.
Typische Probleme in der Zertifizierung
- Überwachungs- und Rezertifizierungstermine werden verpasst
- Die Kompetenz der Auditoren wird bei der Zuweisung nicht geprüft
- Nachweise für Abweichungen sind in E-Mails verstreut
- Die Vorbereitung auf das Akkreditierungsaudit dauert Wochen
Module
Antrag und Angebot
Norm, Geltungsbereich, Standortzahl und Berechnung der Audittage.
Auditprogramm
Zyklus aus Stufe 1, Stufe 2, Überwachung und Rezertifizierung.
Auditorenverwaltung
Norm- und Branchenkompetenz, Unparteilichkeitserklärung und Kalender.
Vor-Ort-Audit
Fragenkatalog auf dem Tablet, Klassifizierung von Feststellungen und Fotonachweis.
Korrekturmaßnahmen
Ursachenanalyse, Maßnahme und Nachweis-Upload im Kundenportal.
Zertifikat und Register
Zertifikatserstellung, Aussetzung, Entzug und Verifizierungsabfrage.
So läuft es im Alltag
- 1
Der Antrag geht ein, das Angebot wird mit Geltungsbereich und Auditdauer erstellt.
- 2
Nach Vertragsabschluss wird ein kompetentes Auditteam zugewiesen und der Plan dem Kunden übermittelt.
- 3
Der Auditor erfasst Feststellungen vor Ort per Tablet.
- 4
Der Kunde lädt Nachweise zu den Korrekturmaßnahmen hoch, der Zertifizierungsausschuss entscheidet.
- 5
Das Zertifikat wird ausgestellt, die Überwachungstermine werden automatisch geplant.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Berater mit einer einzigen Norm und wenigen Kunden genügen fertige Software für Qualitätsdokumente.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Stellen mit mehreren Normen und großem Auditorenstab, die Akkreditierungsregeln strikt einhalten müssen, senkt ein individuelles System das Risiko von Abweichungen und den Verwaltungsaufwand.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 22 Screens und 10 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 550 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Nach welcher Regel wird die Auditdauer berechnet?
Die Tabellen des von Ihrer Stelle angewendeten Akkreditierungsleitfadens werden im System hinterlegt; Sonderfälle lassen sich mit Begründung korrigieren.
Können Auditoren vor Ort offline arbeiten?
Ja, Fragenkatalog und Feststellungen werden auf dem Gerät gespeichert und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
Gibt es eine Seite zur Zertifikatsprüfung?
Ja, über Zertifikatsnummer oder QR-Code kann jeder die Gültigkeit öffentlich abfragen.
Ist das System auch für interne Audits nutzbar?
Ja, interne Qualitätsteams können dieselbe Struktur für interne Audits und Lieferantenaudits verwenden.
