In der Agentur beginnen Aufträge mit einer WhatsApp-Nachricht des Kunden, das Briefing geht in E-Mails unter, und es bleibt unklar, in welcher Korrekturrunde ein Entwurf steckt und wer ihn freigegeben hat. Weil niemand weiß, wie viele Stunden im monatlichen Retainer verbraucht wurden, machen manche Kunden unbemerkt Verlust. In unserem System wird jede Anfrage mit einem standardisierten Briefing-Formular eröffnet und als Aufgabe an die Teammitglieder verteilt. Entwürfe werden im Kundenportal kommentiert und freigegeben, die Zahl der Korrekturen ist dokumentiert; verbrauchte Stunden werden mit dem Retainer-Kontingent verglichen.
Typische Probleme in Agenturen
- Unklare Anfragen über verstreute Kanäle
- Endlose und undokumentierte Korrekturschleifen
- Überschrittene Retainer-Stunden bleiben unsichtbar
- Die Arbeitslast im Kreativteam ist ungleich verteilt
Module
Briefing und Anfrage
Briefing-Formular je Kunde, Anhänge, Ziel und Liefertermin.
Workflow
Aufgaben-Board für Text, Design, Schnitt und Veröffentlichung.
Kundenfreigabe
Kommentare direkt im Entwurf, Korrekturzähler und digitale Freigabe.
Redaktionsplan
Social-Media-Postingplan und Freigabestatus des Kunden.
Retainer und Stunden
Monatliches Stundenkontingent, verbrauchte Zeit und Überschreitungswarnung.
Rentabilität
Stundenkosten und Erlöse im Vergleich nach Kunde und Auftrag.
So läuft es im Alltag
- 1
Der Kunde sendet seine Anfrage über das Portal mit dem Briefing-Formular.
- 2
Der Kundenberater zerlegt den Auftrag in Aufgaben und weist sie dem Team zu.
- 3
Design oder Inhalt wird im Kundenportal zur Freigabe hochgeladen.
- 4
Korrekturen werden per Kommentar eingearbeitet, nach der Freigabe ist der Auftrag bereit zur Veröffentlichung.
- 5
Zum Monatsende werden verbrauchte Stunden und Retainer-Stand ausgewertet.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für kleine Agenturen mit wenigen Kunden genügen fertige Projektmanagement-Tools.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Agenturen mit vielen Retainer-Kunden, hohem Freigabeaufkommen und dem Wunsch nach stundenbasierter Rentabilität macht ein nach Ihrem Workflow gebautes System Korrekturverluste und Mehrstunden sichtbar.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 18 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 400 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Müssen sich Kunden im System registrieren?
Sie gelangen über einen einfachen Einladungslink ins Portal; für Freigaben und Kommentare ist keine weitere Einrichtung nötig.
Lassen sich große Videodateien hochladen?
Ja, große Dateien liegen im Cloud-Speicher und werden im Portal als Vorschau angezeigt.
Können Werbeleistungsberichte ergänzt werden?
Über die Reporting-Schnittstellen der Werbeplattformen lassen sich Kernkennzahlen in den Kundenbericht übernehmen.
Werden Aufgaben aus unseren bisherigen Tools übernommen?
Aus Projekttools mit Exportfunktion lassen sich Aufgaben- und Kundenlisten importieren.
