In der Privatschule laufen Noten und Zeugnisse meist in einer eigenen Schulverwaltungssoftware; Aufnahmeverfahren, Schulgeldraten, Mensa- und Fahrdienstgebühren, Ausflugsgenehmigungen und Elternkommunikation trägt die Schule selbst. Laufen diese Dinge in verschiedenen Excel-Dateien und WhatsApp-Gruppen, fragen sich Buchhaltung und Verwaltung ständig gegenseitig. In unserem System liegt jeder Schritt an einem Ort, von der Bewerbung der Eltern über den Vertrag bis zum Ratenplan mit Geschwister- und Frühbucherrabatt. Im Elternportal sind Mitteilungen, Ausflugsfreigaben, Speiseplan, Fahrdienstinfos und Zahlungen sichtbar; die Verwaltung sieht Zahlungseingänge und Belegung in Echtzeit.
Typische Probleme in Privatschulen
- Interessenten in der Anmeldephase werden verstreut verwaltet
- Ratenverzug und Rabattberechnungen geraten durcheinander
- Elternmitteilungen gehen in WhatsApp-Gruppen unter
- Einverständniserklärungen für Ausflüge werden auf Papier gesammelt
Module
Anmeldung und CRM
Interessierte Eltern, Schulbesuch, Stipendienprüfung und Vertrag.
Schulgeld und Raten
Schulgeld, Mensa, Fahrdienst und Material; Rabatte und Ratenpläne.
Elternportal
Mitteilungen, Nachrichten, Ausflugsfreigaben, Speiseplan und Zahlungen.
Klassen und Lehrkräfte
Klassen, Stundenplan und Lehrkraftdaten.
Ausflüge und Veranstaltungen
Digitale Einverständniserklärung, Teilnehmerliste und Gebühreneinzug.
Managementberichte
Belegung, Rückmeldequote, Zahlungseingang und Verzug.
So läuft es im Alltag
- 1
Interessierte Eltern bewerben sich, Schulbesuch und Gespräch werden geplant.
- 2
Steht die Aufnahme fest, entstehen Vertrag und Ratenplan.
- 3
Im Schuljahr laufen Mitteilungen und Ausflugsfreigaben über die Eltern-App.
- 4
Vor Fälligkeit einer Rate erhalten die Eltern Erinnerung und Zahlungslink.
- 5
In der Rückmeldephase werden bestehende Familien bevorzugt ins System eingeladen.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für kleine Schulen mit einem Campus decken verbreitete Schulverwaltungspakete die meisten Anforderungen ab.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Schulen mit mehreren Standorten, eigenen Rabatt- und Stipendienregeln und einem Elternerlebnis als Teil der Marke stärken mit einem eigenen System Rückmeldequote und Zahlungsdisziplin.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 24 Screens und 11 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 550 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Müssen Daten doppelt in die Schulverwaltungssoftware eingegeben werden?
Noten und Zeugnisse bleiben in Ihrer Schulverwaltung; Schülerlisten und benötigte Daten importieren wir, damit doppelte Eingaben minimal bleiben.
Können Eltern ihre Zahlungen in der App erledigen?
Ja, Raten lassen sich per Karte bezahlen, SEPA-Lastschriften und Überweisungen werden ebenfalls zugeordnet.
Lassen sich bestehende Daten und offene Beträge übernehmen?
Schüler, Eltern, Verträge und offene Raten werden bei der Einrichtung importiert und geprüft.
Wie werden Schüler- und Elterndaten geschützt?
Mit rollenbasierten Rechten, verschlüsselter Verbindung, Zugriffsprotokollen und einer DSGVO-konformen Aufbewahrungsrichtlinie.
