Wollen Schulen ihre Ehemaligen erreichen, stoßen sie meist auf veraltete Telefonnummern und E-Mail-Adressen aus alten Schülerakten. Treffen werden über Social-Media-Gruppen angekündigt, wer bei Spendenkampagnen unterstützt hat, bleibt in Tabellen liegen, und wo die Absolventen arbeiten, weiß niemand. In unserem System pflegen Alumni ihre Profile selbst und finden sich im Netzwerk nach Abschlussjahr, Fachbereich, Stadt und Branche. Eventanmeldungen, Spenden- und Stipendienkampagnen, Mentoring-Zuordnungen und Stellenangebote laufen im selben Portal; das Alumni-Büro verfolgt alle Interaktionen in Berichten.
Typische Probleme in der Alumni-Arbeit
- Kontaktdaten der Absolventen veralten
- Einladungen zu Veranstaltungen laufen über verstreute Kanäle
- Spenden und Stipendien lassen sich nicht nachverfolgen
- Die Bindung der Absolventen an die Einrichtung lässt nach
Module
Alumni-Datenbank
Übernahme aus dem Studierendenverwaltungssystem und Selbstpflege der Profile.
Alumni-Netzwerk
Suche und Nachrichten nach Jahrgang, Fachbereich, Stadt und Branche.
Veranstaltungen
Anmeldung zu Treffen, Reunions und Seminaren, Ticketing und QR-Einlass.
Spenden und Stipendien
Kampagnenseite, Online-Spende, Spendenquittung und Spenderhistorie.
Karriere und Mentoring
Stellenangebote, Zuordnung von Mentoren und Mentees und Gesprächsverfolgung.
Alumni-Karte
Digitale Alumni-Karte und Vorteile auf dem Campus.
So läuft es im Alltag
- 1
Alumni-Daten werden aus dem Studierendenverwaltungssystem übernommen, Einladungen gehen raus.
- 2
Der Alumnus meldet sich im Portal an und pflegt Profil und Kontakteinwilligungen.
- 3
Veranstaltungs- und Kampagnenmitteilungen gehen an das jeweilige Alumni-Segment.
- 4
Alumni melden sich zu Events an, spenden oder werden Mentoren.
- 5
Das Büro wertet Teilnahme, Spenden und Interaktion periodisch aus.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für kleine Schulen und junge Alumni-Vereine genügen zu Beginn Social-Media-Gruppen und fertige Eventtools.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Für Einrichtungen mit Zehntausenden Ehemaligen und regelmäßigen Spenden- und Stipendienkampagnen steigert eine eigene Alumni-Plattform Datenqualität und Kampagnenerfolg deutlich.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 22 Screens und 11 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 500 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Woher stammen die Alumni-Daten?
Aus dem Studierendenverwaltungssystem erfolgt die Erstübernahme, danach bestätigen und aktualisieren die Alumni ihre Angaben selbst.
Sehen Alumni gegenseitig ihre Kontaktdaten?
Sichtbar sind nur die Felder, die der Alumnus freigibt; Nachrichten laufen über die Plattform.
Können für Spenden Quittungen ausgestellt werden?
Ja, Spendenbescheinigungen, passend zur Rechtsform der Einrichtung als Stiftung oder Verein, entstehen automatisch.
Wie wird die DSGVO eingehalten?
Die Einwilligung zu Kontakt und Datenverarbeitung wird getrennt eingeholt; bei Widerruf werden Alumni aus den Verteilern entfernt.
