In einem Architekturbüro dauern Entwurf, Ausführungsplanung und Genehmigung Monate; durch endlose Änderungswünsche zeigt sich oft erst nach Projektende, welcher Auftrag Verlust gemacht hat. Wer wie viele Stunden auf welches Projekt gebucht hat, bleibt meist unbekannt. In unserem System wird jedes Projekt mit Leistungsphasen und Terminen geplant, das Team bucht täglich Stunden auf Projekt und Phase. Änderungen, Planstände und Kundenfreigaben werden dokumentiert; die Inhaber vergleichen je Projekt die geleisteten Stunden mit dem Honorar.
Typische Probleme in Architekturbüros
- Die auf ein Projekt gebuchten Stunden sind unbekannt
- Unentgeltliche Änderungen summieren sich
- Phasen im Baugenehmigungsverfahren fallen aus der Nachverfolgung
- Freigaben der Bauherren verschwinden in E-Mail-Stapeln
Was das System bietet
Projekte und Phasen
Projektplan mit Konzept, Vorentwurf, Ausführung, Genehmigung und Bauleitung.
Zeiterfassung
Tägliche Stundenbuchung der Mitarbeitenden nach Projekt und Phase.
Änderungsverwaltung
Planstände, Änderungswünsche und Kennzeichnung kostenpflichtiger Änderungen.
Genehmigungsverfahren
Bauantrag, fehlende Unterlagen und Genehmigungstermine im Blick.
Kundenportal
Pläne ansehen, kommentieren und Phasen freigeben.
Projektrentabilität
Vergleich von Honorar, Zahlungseingang und Stundenkosten.
So läuft es im Alltag
- 1
Für einen neuen Auftrag werden Honorar und Phasen angelegt.
- 2
Das Team bucht täglich Stunden auf Projekt und Phase.
- 3
Der Bauherr sieht die Pläne im Portal und kommentiert oder gibt frei.
- 4
Bauantrag und Schriftverkehr mit der Behörde werden im Projekt erfasst.
- 5
Die Büroleitung verfolgt monatlich Stunden, Zahlungseingänge und Rentabilität.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Büros mit wenigen Personen reichen allgemeine Projektmanagement-Tools und Zeiterfassungs-Apps am Anfang oft aus.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Wer phasenbezogene Honorarabrechnung, Regeln für kostenpflichtige Änderungen und Genehmigungsverfolgung gemeinsam steuern will, macht mit einem eigenen System die Rentabilität des Büros sichtbar.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 16 Screens und 8 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 350 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Können große Plandateien hochgeladen werden?
Pläne liegen als PDF im System, Quelldateien in der angebundenen Cloud-Ablage; das System speichert den Link zur jeweiligen Version.
Belastet die Zeiterfassung das Team?
Am Tagesende genügt die Auswahl des Projekts und die Dauer; alternativ ist eine automatische Messung per Timer möglich.
Müssen sich Bauherren im System anmelden?
Nein, für Freigaben kann ein sicherer Link versendet werden; wer möchte, nutzt ein Portalkonto.
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Daten liegen auf Servern in der EU bzw. beim Cloud-Anbieter Ihrer Wahl, mit DSGVO-konformer Rechtevergabe.
