Im Sportverein hat jede Abteilung ihren eigenen Rhythmus für Spielberechtigungen, Passverlängerungen und ärztliche Atteste. Wer die Frist verpasst, darf nicht spielen; und wenn Vereinsbeiträge und Abteilungsbeiträge durcheinandergeraten, sieht der Vorstand nie den tatsächlichen Kassenstand. In unserem System werden für jeden Sportler Passnummer, Ablauf der Spielberechtigung und Attest geführt, und die Verantwortlichen werden vor Ablauf gewarnt. Abteilungs- und Vereinsbeiträge laufen auf getrennten Konten; Einnahmen, Ausgaben und Mitgliederzahlen je Sparte stehen in einem Dashboard.
Typische Probleme in Vereinen
- Fristen für Spielberechtigung und Atteste werden verpasst
- Abteilungs- und Vereinsbeiträge im selben Kassenbuch
- Einnahmen und Ausgaben je Sparte nicht getrennt sichtbar
- Kader und Unterlagen werden am letzten Tag zusammengesucht
Das enthält das System
Sportler- und Mitgliederkarte
Stammdaten, Sparte, Altersklasse, Eltern, Spielerpass und Vereinshistorie auf einen Blick.
Spielberechtigung und Fristen
Passnummer des Verbands, Gültigkeitszeitraum und automatische Erinnerungen.
Sporttauglichkeit
Attestdatum, Gültigkeit und Liste fehlender Unterlagen.
Beitragsverwaltung
Abteilungsbeitrag, Vereinsbeitrag, Spenden und Zuwendungsbestätigungen.
Spielkader
Kader nur aus Sportlern mit gültigem Pass und Attest zusammenstellen.
Spartenberichte
Mitgliederzahl, Trainingsbeteiligung, Einnahmen und Ausgaben je Sparte.
So läuft es im Alltag
- 1
Ein neues Mitglied wird erfasst, Einwilligung der Eltern und Unterlagen werden hochgeladen.
- 2
Nach Ausstellung des Spielerpasses werden Nummer und Ablaufdatum eingetragen.
- 3
Beiträge entstehen zum Periodenbeginn, Erinnerungen gehen per SMS und E-Mail raus.
- 4
Vor dem Spiel schlägt das System nur Sportler mit vollständigen Unterlagen für den Kader vor.
- 5
Zum Monatsende prüft der Vorstand Finanz- und Sportbericht je Sparte.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Für Vereine mit einer Sparte und wenigen Mitgliedern genügt meist eine fertige Vereinsverwaltung für die Beitragsverwaltung.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Mehrspartenvereine, für die Spielberechtigungen und Atteste kritisch sind und die Abteilungs- und Vereinsbuchhaltung trennen müssen, vermeiden mit einem eigenen System Ausfälle und Strafen.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 19 Screens und 9 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 350 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Gibt es eine automatische Anbindung an die Systeme der Verbände?
Verbände bieten meist keine offene API; Passdaten werden per Sammelimport oder über eine schnelle Erfassungsmaske übernommen.
Kann auch die Vereinsbuchhaltung im System laufen?
Mitgliedsbeiträge, Spenden und Ausgaben werden auf getrennten Konten geführt; für die steuerliche Buchführung exportieren wir an Ihre Buchhaltungssoftware.
Können Sportler ihre eigenen Daten sehen?
Ja, in der App für Sportler und Eltern sind Passstatus, Beiträge und Trainingsplan sichtbar.
Werden Atteste sicher gespeichert?
Atteste werden verschlüsselt abgelegt, nach DSGVO haben nur berechtigte Personen Zugriff, und jeder Zugriff wird protokolliert.
