Bei einem Antrag auf Gewerbeerlaubnis bringt der Bürger seine Unterlagen zum Schalter, und die Akte wandert von Hand zwischen Bauamt, Feuerwehr, Ordnungsamt und Gesundheitsamt. Niemand weiß, auf welchem Schreibtisch sie liegt, und für fehlende Unterlagen muss der Bürger mehrfach vorbeikommen. In unserem System beginnt der Antrag mit dem Online-Upload der Unterlagen; Fehlendes wird über eine automatische Checkliste gemeldet. Die Akte durchläuft einen festgelegten Freigabeprozess von Amt zu Amt, das Prüfteam erfasst Feststellungen per Tablet mit Foto, die Gebühr wird online bezahlt, und bei fertiger Genehmigung geht eine SMS raus.
Typische Probleme in Genehmigungsstellen
- Unklar, in welchem Amt die Akte liegt
- Bürger müssen wegen fehlender Unterlagen mehrfach erscheinen
- Prüfprotokolle bleiben auf Papier
- Anträge werden nicht innerhalb der gesetzlichen Frist entschieden
Module
Online-Antrag
Dynamisches Formular und Pflichtunterlagen je nach Genehmigungsart.
Freigabeprozess
Sequenzielle oder parallele Freigabe durch Bau-, Brandschutz-, Ordnungs- und Gesundheitsamt.
Vor-Ort-Prüfung
Prüftermin, Protokoll am Tablet, Foto und Standortnachweis.
Gebühren und Entgelte
Gebührenberechnung nach Satzung und Online-Zahlung.
Fristenverfolgung
Warnungen nach gesetzlichen Fristen, Bericht über überfällige Akten.
Genehmigungsarchiv
Durchsuchbares digitales Archiv erteilter Genehmigungen mit QR-Code-Dokument.
So läuft es im Alltag
- 1
Der Bürger stellt den Antrag im Portal und lädt seine Unterlagen hoch.
- 2
Bei der Vorprüfung wird Fehlendes per SMS gemeldet.
- 3
Die Akte durchläuft den Freigabeprozess der Fachämter.
- 4
Das Prüfteam erfasst die Feststellungen vor Ort am Tablet.
- 5
Die Gebühr wird bezahlt, die Genehmigung ausgestellt und der Bürger benachrichtigt.
Integrationen
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Wann Standardsoftware reicht
Deckt das Genehmigungsmodul Ihrer kommunalen Fachverfahren Ihre Abläufe bereits ab, sollten Sie zuerst dessen Ausbau prüfen.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Brauchen Sie Online-Antrag, behördenübergreifende Freigabe und Vor-Ort-Prüfung in Anbindung an das bestehende Kassensystem, spart eine Individualentwicklung Bürgern und Ämtern Zeit.
Wie das Budget entsteht
Wir bringen zuerst den Ablauf live, der Ihnen am meisten Zeit spart, und ergänzen weitere Module anhand echter Nutzung. Der volle Umfang unten ist mit 22 Screens und 10 Modulen berechnet; den Festpreis nennen wir nach einem kostenlosen Erstgespräch und schriftlichem Umfang.
Wartung und Weiterentwicklung (optional): 450 € / Monat. Hosting, SMS, WhatsApp und Store-Gebühren werden separat ausgewiesen.
Häufige Fragen
Lässt sich das System in unsere kommunale Software integrieren?
Die Integration erfolgt über die Schnittstellen Ihrer Kassen-, Haushalts- und DMS-Systeme; der Umfang wird in der Analysephase geklärt.
Können Prüfteams vor Ort ohne Internet arbeiten?
Ja, Protokolle und Fotos werden offline gespeichert und bei Verbindung übertragen.
Welche Genehmigungsarten lassen sich abbilden?
Für Gewerbeanmeldung, Gaststättenerlaubnis, Bau- und Nutzungsabnahme und weitere Arten werden eigene Formulare und Abläufe definiert.
Wie werden Bürgerdaten geschützt?
Die Daten werden verschlüsselt auf Ihren Servern oder in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, alle Zugriffe werden protokolliert.
