SaaS / Business-SoftwareBuchung & Reisen
Der Alltag in einem Hotel ist ein ständiges Hin und Her zwischen Reservierung, An- und Abreise, Zimmerreinigung, Zusatzausgaben und Abrechnung. Ein gutes Hotelverwaltungssystem (PMS) bündelt das alles auf einem einzigen Zimmerplan: Die Rezeption sieht sofort, welches Zimmer frei, schmutzig oder gesperrt ist, Buchungen aus Online-Kanälen laufen ohne Überschneidung ein, und der Gast verlässt das Hotel mit einer einzigen Rechnungsübersicht. Dafür braucht es Rezeption und Zimmerplan, eine Channel-Manager-Anbindung, die Verfügbarkeit und Preise mit Buchungsportalen abgleicht, eine Housekeeping-App, das Gästekonto (Folio), Kassen- und Restaurantanbindung, die Meldescheine für Behörden und Beherbergungsstatistik sowie die Verbindung zur E-Rechnung. Für Hotelketten sind zentrales Reporting, Revenue Management und rollenbasierte Rechte tragende Teile der SaaS-Architektur, die unter DSGVO-Regeln laufen muss.
So funktioniert Hotelverwaltungssoftware: der zentrale Nutzerfluss
Wie viele Apps und Dashboards brauchen Sie?
Rezeptions-Panel
Die Webanwendung, in der die Rezeption Zimmerplan, Reservierungen, An- und Abreisen sowie Gästekonten verwaltet.
Housekeeping-App
Die mobile App, in der das Zimmerpersonal zu reinigende Zimmer sieht, Status aktualisiert und Mängel meldet.
Gäste-App
Die Web- oder Mobiloberfläche, in der Gäste online einchecken, Zimmerservice anfragen und ihre Rechnung einsehen.
Management- und Reporting-Panel
Das Panel, das Auslastung, durchschnittliche Zimmerrate, Umsatz und Mitarbeiterleistung für ein oder mehrere Hotels zeigt.
Kritische Funktionen eines Produkts wie Hotelverwaltungssoftware
Zimmerplan per Drag-and-drop
In der Kalenderansicht werden Reservierungen zwischen Zimmern verschoben und verlängert; Überschneidungen melden sich sofort.
Channel-Manager-Anbindung
Verfügbarkeit, Preise und Restriktionen bei Online-Reisebüros werden zentral gepflegt, eingehende Buchungen automatisch übernommen.
Gästekonto (Folio)
Übernachtung, Minibar, Restaurant und Spa werden dem Zimmerkonto belastet; geteilte Zahlung und Firmenrechnung werden unterstützt.
Housekeeping-Ablauf
Ein abgereistes Zimmer wird automatisch als schmutzig markiert, dem Personal zugewiesen und nach der Reinigung wieder freigegeben.
Meldeschein und behördliche Meldungen
Gästedaten werden für Meldeschein und Beherbergungsstatistik erfasst und DSGVO-konform gespeichert.
Dynamische Preise und Umsatzberichte
Preisvorschläge nach Auslastung und Saison sowie Kennzahlen wie RevPAR und ADR im Reporting.
Was in die erste Version gehört – und was später kommt
Erste Version (MVP)
- Definition von Zimmertypen, Zimmern und Preisen
- Zimmerplan und Reservierungsverwaltung
- An- und Abreise sowie Gästekonto
- Statusverfolgung im Housekeeping
- Grundlegende Berichte und rollenbasierte Benutzer
Spätere Releases
- Channel-Manager und Anbindung von Buchungsportalen
- Anbindung an E-Rechnung und Meldewesen
- Verbindung zu Restaurant-Kasse und Türschlosssystem
- Verwaltung von Hotelketten und dynamische Preisgestaltung
Module und Budgetberechnung
Das Budget wird mit dem Preismodell von 360 SOFT aus den Modulen unten, rund 30 Screens und der Projektkomplexität berechnet: etwa 159 Personentage für den vollen Umfang und 121 Personentage für die erste Version. Jedes gestrichene Modul senkt das Budget direkt.
| Modul | Phase |
|---|---|
| Registrierung, Login, Social Login | Erste Version |
| Rollen und Berechtigungen | Erste Version |
| Admin-Dashboard | Erste Version |
| Buchung / Reservierung | Erste Version |
| Online-Zahlung (Stripe / PSP) | Erste Version |
| Abonnements und wiederkehrende Zahlungen | Erste Version |
| Reporting und Analytics | Späteres Release |
| E-Rechnung | Erste Version |
| Drittanbieter-API-Integration | Erste Version |
| E-Mail- / SMS-Benachrichtigungen | Erste Version |
| Offline-Modus und Synchronisierung | Erste Version |
| Mehrsprachigkeit | Erste Version |
Hosting, SMS, Karten-APIs, Store-Konten und Gebühren des Zahlungsanbieters sind separate Posten. Wartung und Weiterentwicklung (optional): 550 € / Monat. Ein schriftliches Festpreisangebot erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden nach einem kostenlosen Erstgespräch.
Die schwierigen Teile
Risiko der Doppelbuchung
Werden Buchungen aus mehreren Kanälen nicht binnen Sekunden abgeglichen, wird dasselbe Zimmer zweimal verkauft.
Vielfalt der Schnittstellen
Channel-Manager, Schlosssysteme, Kassengeräte und Buchhaltungssoftware bringen jeweils ein eigenes Protokoll und eigenen Wartungsaufwand mit.
Unterbrechungsfreier Betrieb
Ein Hotel hat Tag und Nacht geöffnet; damit die Rezeption auch bei Internetausfall arbeiten kann, braucht es einen Offline-Modus und einen Backup-Plan.
Geschäftsmodell
Üblich ist bei Hotelsoftware ein monatliches SaaS-Abo, das nach der Zimmerzahl bepreist wird. Channel-Manager, Online-Buchungsmaschine, Gäste-App und erweitertes Reporting lassen sich als Zusatzmodule verkaufen. Einrichtung, Datenmigration und Mitarbeiterschulung werden als einmalige Dienstleistung abgerechnet; für Hotelketten lassen sich Unternehmenslizenzen schnüren.
Kostenloses Angebot für Ihr Projekt
Wir klären den Umfang gemeinsam und senden Ihnen innerhalb von 24 Stunden ein schriftliches Festpreisangebot. NDA auf Wunsch, der Quellcode gehört Ihnen.
App-Entwickler für eine App wie Hotelverwaltungssoftware auswählen
Wer „hotelverwaltungssoftware entwickeln lassen“ sucht, sucht meist eine zuverlässige App-Agentur bzw. einen Softwareentwickler. Achten Sie beim Vergleich von Angeboten auf vier Punkte:
- Können Sie veröffentlichte, ähnliche Projekte selbst ausprobieren?
- Werden Quellcode, Designdateien, Server und Store-Konten vertraglich an Sie übertragen?
- Gibt es alle zwei Wochen eine lauffähige Demo und schriftliche Abnahmekriterien?
- Sind Wartung, Skalierung und DSGVO/Sicherheit im Angebot ausgewiesen?
Urheber- und Markenrecht
Geschäftsmodelle und Funktionen sind in der Regel nicht geschützt, wohl aber Name, Logo, Oberflächendesign, Inhalte und Quellcode von Hotelverwaltungssoftware. Deshalb entwickeln wir ein Produkt mit ähnlicher Funktion, aber eigener Marke, eigenem Design und eigenem Code. Keine Rechtsberatung; wir empfehlen vor dem Launch eine Markenrecherche.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, eine Hotelverwaltungssoftware zu entwickeln?
Eine erste Version mit Zimmerplan, Reservierung, Gästekonto und Housekeeping ist in einigen Monaten machbar. Channel-Manager und behördliche Schnittstellen verlängern den Zeitplan, da jede ihren eigenen Testprozess braucht.
Für ein einzelnes Hotel oder als SaaS entwickeln?
Individualsoftware für ein Hotel ist schneller fertig; wer an mehrere Häuser verkaufen will, sollte von Anfang an eine mandantenfähige SaaS-Architektur aufsetzen.
Fertiges PMS oder Individualsoftware?
Bei Standardbedürfnissen sorgen fertige PMS für einen schnellen Start. Bei besonderen Abläufen, abweichenden Leistungen im Haus oder dem Ziel, ein eigenes Produkt zu vermarkten, lohnt sich Individualentwicklung.
Worauf sollte ich bei der Wahl der Softwarefirma achten?
Wählen Sie ein Team mit Erfahrung bei Buchungsüberschneidungen, Echtzeit-Abgleich und Buchhaltungsanbindung. Testen Sie, wie schnell das Hotelpersonal das Panel zur Stoßzeit bedienen kann.
