Ein unternehmensweites Projektmanagement-System (PMS) bündelt Portfolio, Termine, Ressourcen, Budgets, Dokumente und Berichte aller Projekte an einem Ort. Statt verstreuter Excel-Listen, E-Mails und einzelner Tools erhalten Geschäftsführung, Projektleitung und Controlling eine gemeinsame, aktuelle Datenbasis. 360 Soft entwickelt aus Istanbul individuelle Projektmanagement-Software für Unternehmen, die Ihre Methodik, Freigabeprozesse und Systeme wie ERP, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement abbildet – für Bau- und Anlagenbau, Engineering, IT, Beratung und den öffentlichen Bereich.
Was ist ein unternehmensweites Projektmanagement-System und wer braucht es?
Standard-Tools für Aufgaben und Teams stoßen an Grenzen, sobald viele Projekte parallel laufen, Ressourcen geteilt werden, Budgets mit dem ERP abgestimmt werden müssen oder Auftraggeber eigene Abrechnungsregeln vorgeben. Ein unternehmensweites PMS lohnt sich insbesondere für:
- Bau-, Anlagenbau- und Generalunternehmen mit mehreren Baustellen und Abschlagsrechnungen
- Engineering- und Planungsbüros mit Projektkalkulation und Stundenabrechnung
- IT-Dienstleister und Softwarehäuser mit agilen und klassischen Projekten
- Beratungsunternehmen mit Ressourcenplanung über viele Mandate
- Konzerne mit Projekt- und Portfoliomanagement-Office (PMO)
- Öffentliche Einrichtungen und Auftragnehmer der öffentlichen Hand
Module und Leistungsumfang
| Modul | Funktion |
|---|---|
| Portfolio und Programm | Projektanträge, Priorisierung, Bewertung, Portfolio-Dashboard |
| Planung und Termine | Projektstrukturplan, Gantt, Meilensteine, Abhängigkeiten, kritischer Pfad |
| Agile Boards | Backlog, Sprints, Kanban, Velocity, parallel zu klassischer Planung |
| Ressourcen und Kapazitäten | Skill-basierte Zuordnung, Auslastung, Engpässe, Urlaubsplanung |
| Budget und Kosten | Kalkulation, Ist-Kosten aus dem ERP, Prognose, Earned-Value-Analyse |
| Zeiterfassung | Stunden je Projekt und Aufgabe, Freigabe, Abrechnung |
| Abrechnung | Abschlags- und Schlussrechnungen, Aufmaß, Nachträge, Leistungsstand |
| Risiken, Änderungen und Aufgaben | Risiko- und Issue-Register, Change Requests mit Freigabe |
| Dokumente und Kommunikation | Versionierte Dokumente, Protokolle, Kommentare, Benachrichtigungen |
| Mobile Nutzung | Baustellenberichte, Fotos, Mängel und Checklisten auch offline |
| Berichte und Dashboards | Statusberichte, Ampeln, Management-Cockpit, Export |
Technologieansatz
Wir entwickeln das System modular, typischerweise mit einem Backend in.NET oder Java, einer Weboberfläche in Angular oder React, mobilen Apps in Flutter, einer relationalen Datenbank und einer BI-Schicht für Auswertungen. Bestehende Tools wie Jira, Microsoft Project oder Ihr ERP werden über Schnittstellen eingebunden, statt sie zwangsweise zu ersetzen. Betrieb in der Cloud oder auf Ihren eigenen Servern ist möglich.
Standards, Methoden und rechtlicher Rahmen
| Bereich | Beispiele | Bedeutung für die Software |
|---|---|---|
| Klassische Methoden | PMI/PMBOK, PRINCE2, IPMA, ISO 21502 | Phasen, Rollen, Freigaben und Dokumentvorlagen |
| Agile Methoden | Scrum, Kanban, SAFe | Boards, Sprints, Backlogs, hybride Steuerung |
| Kostensteuerung | Earned-Value-Management | Plan-, Ist- und Fertigstellungswerte |
| Bauprojekte Deutschland | VOB/B, HOAI | Abschlagsrechnungen, Nachträge, Leistungsphasen |
| Bauprojekte Türkei | Vergaberecht und Hakediş-Regeln öffentlicher Auftraggeber | Leistungsstandsberechnung und Abrechnungsformate |
| Aufbewahrung | GoBD und handelsrechtliche Pflichten | Revisionssichere Ablage abrechnungsrelevanter Daten |
Die Software bildet Methoden flexibel ab, statt eine einzige vorzuschreiben. Unser Team arbeitet am Standort Türkei und kennt die dortigen Regeln; für Ihre Projekte gelten zusätzlich die Vorschriften im Land des Auftraggebers. Die rechtliche Auslegung im Einzelfall sollte fachkundig geprüft werden.
Entwicklungs- und Teammodelle
- Festpreisprojekt (Werkvertrag) für einen klar abgegrenzten Umfang, etwa Portfolio- und Ressourcenmodul
- Dediziertes Team (Dienstvertrag) für schrittweisen Aufbau und laufende Weiterentwicklung
- Teamergänzung mit Entwicklern, Business-Analysten, QA oder Projektleitern für Ihr IT-Team
- Teams von 1 bis über 200 Personen, remote, vor Ort oder hybrid, typischer Start in 1 bis 2 Wochen
Projektschritte
- Analyse: Projektarten, Methodik, Rollen, Freigabeprozesse und bestehende Tools
- Zielbild: Module, Datenmodell, Schnittstellen und Berechtigungen
- Prototyp der wichtigsten Abläufe, etwa Projektanlage, Planung und Statusbericht
- Entwicklung in Iterationen mit regelmäßigen Demos
- Datenmigration laufender Projekte und Pilot in einem Bereich
- Rollout, Schulung, Betrieb und Weiterentwicklung
Die Dauer hängt von Modulen, Integrationen und dem Umfang der Datenmigration ab. Nach der Analyse erhalten Sie einen konkreten Zeitplan.
Erfolgskennzahlen und SLA
Die Tabelle zeigt geeignete Kennzahlen; Zielwerte werden gemeinsam vereinbart und nicht pauschal zugesichert:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Termintreue | Anteil der Meilensteine, die planmäßig erreicht werden |
| Budgettreue | Abweichung zwischen Plan- und Ist-Kosten |
| Ressourcenauslastung | Verhältnis geplanter zu verfügbarer Kapazität |
| Aktualität der Statusberichte | Anteil der Projekte mit aktuellem Bericht |
| Nutzungsgrad | Anteil der Projekte, die vollständig im System geführt werden |
| Verfügbarkeit und Support | Erreichbarkeit der Anwendung und Reaktionszeiten |
Preismodelle
Wir nennen keine Pauschalpreise. Den Aufwand bestimmen vor allem:
| Faktor | Einfluss |
|---|---|
| Anzahl Module | Portfolio, Planung, Ressourcen, Kosten, Abrechnung, Mobile |
| Integrationen | ERP, Zeiterfassung, Jira, MS Project, DMS, Single Sign-on |
| Branchenspezifische Abrechnung | Aufmaß, Abschlagsrechnungen, öffentliche Abrechnungsformate |
| Datenmigration | Anzahl und Qualität der Altdaten |
| Hosting und Sicherheit | Cloud oder eigene Server, Verfügbarkeit, Penetrationstests |
| Nutzerzahl und Mandanten | Rollen, Gesellschaften, Sprachen |
Standard-Tools, Excel oder individuelles PMS?
| Kriterium | Standard-Tool | Excel | Individuelles PMS |
|---|---|---|---|
| Start | Schnell | Sofort | Nach Analyse und Prototyp |
| Passung zu Ihren Prozessen | Standardprozesse | Beliebig, aber unkontrolliert | Vollständig |
| Integration ERP und Abrechnung | Begrenzt | Manuell | Passgenau |
| Laufende Kosten | Lizenz pro Nutzer | Gering, aber hoher Pflegeaufwand | Betrieb und Weiterentwicklung |
| Datenhoheit | Beim Anbieter | Verstreut | Hosting nach Wahl, Quellcode bei Ihnen |
Beispielszenario (illustrativ): Bauunternehmen mit mehreren Baustellen
Ein Bauunternehmen mit mehreren parallelen Baustellen plant Termine in Microsoft Project, Kosten im ERP und Abschlagsrechnungen in Excel. Das neue PMS übernimmt Terminpläne über eine Schnittstelle, verknüpft sie mit Ist-Kosten aus dem ERP und berechnet den Leistungsstand je Gewerk. Bauleiter erfassen Tagesberichte, Fotos und Mängel per App, auch offline. Die Geschäftsführung sieht im Cockpit Termin- und Kostenampeln aller Projekte, Abschlagsrechnungen werden aus dem Leistungsstand erzeugt. Dieses Szenario dient der Veranschaulichung und beschreibt kein reales Kundenprojekt.
Risiken und Gegenmaßnahmen
| Risiko | Gegenmaßnahme |
|---|---|
| Geringe Akzeptanz bei Projektleitern | Frühe Einbindung, schlanke Oberflächen, mobile Nutzung |
| Zu großer Startumfang | Priorisierte Module, Pilot in einem Bereich |
| Inkonsistente Daten aus mehreren Systemen | Klare Datenhoheit je Feld, automatisierte Synchronisierung |
| Unklare Prozesse | Prozessaufnahme vor der Entwicklung, Vorlagen je Projektart |
| Abhängigkeit vom Dienstleister | Dokumentation, Quellcode-Übergabe, Schulung Ihres IT-Teams |
Sicherheit, DSGVO, KVKK, NDA und geistiges Eigentum
Ein PMS enthält Kalkulationen, Verträge, Kundendaten und Personaldaten wie Stunden und Auslastung. Wir arbeiten mit rollen- und projektbasierten Berechtigungen, Single Sign-on, Verschlüsselung, Protokollierung und Hosting in der gewünschten Region. Für personenbezogene Daten schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach DSGVO mit EU-Standardvertragsklauseln (SCC); auf unserer Seite gilt zusätzlich das türkische Datenschutzgesetz KVKK. Bei der Zeiterfassung sind zudem Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu berücksichtigen. Die Zusammenarbeit erfolgt als Dienst- oder Werkvertrag und ist keine Arbeitnehmerüberlassung; AÜG- und Scheinselbständigkeitsfragen sollten allgemein im Rahmen einer rechtlichen Prüfung bewertet werden. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) schließen wir vor Projektbeginn, Quellcode und Dokumentation gehen vertraglich auf Sie über.
Checkliste für die Auswahl
- Welche Projektarten und Methoden müssen abgebildet werden: klassisch, agil oder hybrid?
- Brauchen Sie Portfolio-Steuerung und Priorisierung über alle Projekte?
- Wie werden Ressourcen und Kapazitäten heute geplant?
- Welche Systeme liefern Kosten, Stunden und Dokumente?
- Gibt es branchenspezifische Abrechnungsregeln, etwa Abschlagsrechnungen?
- Wird mobile Nutzung auf Baustellen oder beim Kunden benötigt?
- Cloud oder eigene Server, und welche Sicherheitsanforderungen gelten?
- Wer ist nach dem Go-live für Betrieb und Weiterentwicklung verantwortlich?
Häufig gestellte Fragen
Lässt sich das System mit Jira oder Microsoft Project verbinden?
Ja. Wir binden Jira, Microsoft Project und andere Tools über Schnittstellen an, sodass Teams ihre gewohnten Werkzeuge weiter nutzen können und die Daten im PMS zusammenlaufen.
Werden Budgets mit dem ERP synchronisiert?
Ja. Plan- und Ist-Kosten werden über Schnittstellen mit dem ERP abgeglichen, damit Projektcontrolling und Buchhaltung auf derselben Datenbasis arbeiten.
Stellen Sie auch Projektleiter zur Verfügung?
Ja. Neben Entwicklern können wir Projektleiter, Business-Analysten und Scrum Master für die Einführung und Weiterentwicklung des Systems stellen.
Werden Abrechnungsregeln öffentlicher Auftraggeber unterstützt?
Ja. Abschlagsrechnungen, Aufmaß und Leistungsstandsberechnung lassen sich nach den Vorgaben Ihrer Auftraggeber abbilden, etwa nach VOB/B in Deutschland oder den Hakediş-Regeln in der Türkei.
Ist eine Earned-Value-Analyse möglich?
Ja. Das System berechnet Plan-, Ist- und Fertigstellungswerte und daraus Kennzahlen wie Kosten- und Terminabweichung.
Können wir das System auf eigenen Servern betreiben?
Ja. Neben Cloud-Betrieb ist eine Installation in Ihrem Rechenzentrum oder in einer Private Cloud möglich.
Ist die mobile Nutzung auf Baustellen möglich?
Ja. Mobile Apps ermöglichen Tagesberichte, Fotos, Mängel und Checklisten, auch ohne Netzverbindung mit späterer Synchronisierung.
Welche Projektmethodik unterstützt die Software?
Klassische, agile und hybride Ansätze. Phasen, Freigaben, Boards und Vorlagen werden an Ihre Methodik angepasst, statt eine bestimmte vorzuschreiben.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von Modulen, Integrationen und der Datenmigration ab. Ein Pilot mit den wichtigsten Abläufen ist deutlich schneller umsetzbar als der vollständige Rollout.
Wem gehört der Quellcode?
Bei Individualentwicklung gehen Quellcode und Dokumentation vertraglich auf Sie über.
Lassen Sie uns Ihr Projektmanagement-System gemeinsam planen
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