RPA Outsourcing | Prozessautomatisierung mit UiPath

Zuletzt aktualisiert: 11. November 2026

Rechnungen abtippen, Daten zwischen Portalen kopieren, Berichte jeden Morgen aus drei Systemen zusammenstellen: In fast jedem Unternehmen gibt es regelbasierte, wiederkehrende Tätigkeiten, die qualifizierte Mitarbeitende Stunden kosten. Robotic Process Automation (RPA) lässt Software-Roboter diese Schritte über die Benutzeroberfläche oder Schnittstellen erledigen. Beim Outsourcing der RPA-Prozessautomatisierung übernimmt ein Team aus Istanbul die Prozessanalyse, die Entwicklung der Bots in UiPath, Power Automate, Automation Anywhere oder Blue Prism, Tests, den Betrieb mit Monitoring sowie die Wartung bei Systemänderungen. 360 Soft stellt Teams von einer Person bis zu mehr als 200 bereit – remote, vor Ort oder hybrid, mit Betriebsüberwachung auf Wunsch rund um die Uhr.

Was ist RPA und für wen eignet es sich?

RPA bildet menschliche Bedienschritte in Anwendungen nach: Anmelden, Felder lesen und befüllen, Dateien verarbeiten, E-Mails auswerten, Daten abgleichen. Der Vorteil: Bestehende Systeme müssen nicht umgebaut werden. In Kombination mit Dokumentenerkennung (IDP), Schnittstellen und KI-Komponenten entstehen Lösungen, die auch halbstrukturierte Eingaben verarbeiten – oft als intelligente Automatisierung oder Hyperautomation bezeichnet. RPA eignet sich besonders für Prozesse, die regelbasiert, häufig, stabil und digital sind.

Besonders profitieren:

Finanz- und Rechnungswesen: Eingangsrechnungen, Kontenabstimmung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen.
Personalabteilungen: Ein- und Austrittsprozesse, Stammdatenpflege, Zeiterfassungsabgleich.
Banken und Versicherungen: Antragsbearbeitung, KYC-Datenabgleich, Schadenserfassung.
Logistik und Handel: Auftragserfassung, Sendungsverfolgung, Preis- und Bestandsabgleich.
Shared Service Center: standardisierte Backoffice-Prozesse mit hohem Volumen.
IT-Abteilungen: Benutzerverwaltung, Ticketvorqualifizierung, Berichtserstellung.

Typische Anwendungsfälle nach Bereich und Branche

Bereich / Branche	Typischer Prozess	Herausforderung
Finanzen	Rechnungserfassung und Buchungsvorbereitung	Unterschiedliche Rechnungsformate
HR	Onboarding mit Anlage in mehreren Systemen	Viele beteiligte Systeme und Freigaben
Banken	Datenabgleich bei Kontoeröffnung	Hohe Compliance-Anforderungen
Versicherungen	Schadenserfassung aus E-Mails und Formularen	Halbstrukturierte Dokumente
Logistik	Sendungsdaten aus Kundenportalen übernehmen	Portale ohne Schnittstellen
Öffentlicher Sektor und Behördenportale	Meldungen und Abrufe über Webportale, z. B. e-Fatura in der Türkei	Häufige Änderungen der Oberflächen

Leistungsumfang und Rollen

Modul	Inhalt
Prozessanalyse	Aufnahme und Bewertung von Kandidatenprozessen, Process Mining, Business Case
Prozessdokumentation	Process Definition Document (PDD) und Solution Design Document (SDD)
Bot-Entwicklung	Umsetzung in UiPath, Power Automate, Automation Anywhere, Blue Prism oder Python
Dokumentenverarbeitung	Integration von IDP/OCR für Rechnungen, Formulare und E-Mails
Tests	Unit-, Integrations- und Abnahmetests mit Testdaten
Betrieb und Monitoring	Orchestrator-Überwachung, Fehlerbehandlung, Wiederanlauf, Ausnahmen-Queue
Wartung	Anpassung bei Oberflächen-, Prozess- oder Systemänderungen
Center of Excellence	Standards, Governance, Wiederverwendbare Komponenten, Pipeline-Management

Rolle	Verantwortung
Business Analyst	Prozessaufnahme, Dokumentation, Business Case
RPA-Entwickler	Entwicklung und Tests der Bots
Solution Architect	Architektur, Standards, Sicherheit, Skalierung
RPA-Support / Operator	Monitoring, Fehlerbehebung, Ausnahmebearbeitung
Projektleitung	Planung, Priorisierung, Reporting

Regulierung, Audit und Compliance

Software-Roboter greifen mit eigenen Benutzerkonten auf Systeme zu und verarbeiten häufig personenbezogene oder finanzielle Daten. Deshalb gehören dazu: eigene, personalisierte Bot-Konten statt geteilter Zugangsdaten, Speicherung von Passwörtern in einem Credential Vault, vollständige Protokollierung, Funktionstrennung zwischen Entwicklung und Produktion sowie ein dokumentiertes Änderungsmanagement. Für das Team in der Türkei gilt das KVKK, für Daten aus dem EWR DSGVO mit AVV und Standardvertragsklauseln. In regulierten Bereichen sind interne Kontrollsysteme, Prüfungsanforderungen (z. B. SOX oder IKS) und Aufsichtsregeln zu beachten; in Deutschland etwa die GoBD für steuerrelevante Prozesse. Die Vorgaben Ihres Landes und Ihrer Branche gelten ergänzend.

Liefermodelle

Modell	Funktionsweise	Wann geeignet
Remote	Entwicklung und Betrieb aus Istanbul in Ihrer Umgebung	Standardfall
Vor Ort	Team in Ihren Räumlichkeiten in der Türkei	Strenge Netzwerk- oder Zugriffsregeln
Hybrid	Prozessaufnahme vor Ort, Entwicklung remote	Start eines Automatisierungsprogramms

Servicemodell	Beschreibung
Automatisierungsprojekt	Ausgewählte Prozesse als Festumfang mit Abnahme
Dediziertes RPA-Team	Laufende Entwicklung nach Pipeline, Abrechnung nach Personenmonat
Managed RPA Service	Betrieb, Monitoring und Wartung bestehender Bots mit SLA
CoE-Unterstützung	Aufbau oder Verstärkung Ihres Center of Excellence

Prozessschritte und typische Dauer

Discovery (1–3 Wochen): Sammlung und Bewertung von Prozessen nach Volumen, Regelhaftigkeit, Stabilität und Nutzen.
Priorisierung: Auswahl der ersten Prozesse mit klarem Business Case.
Dokumentation: PDD mit Fachbereich, SDD mit Architekt.
Entwicklung und Test (typisch 2–6 Wochen je Prozess): abhängig von Systemen und Ausnahmen.
Abnahme und Hypercare: Produktivsetzung mit enger Begleitung in den ersten Wochen.
Betrieb und Ausbau: Monitoring, Wartung, nächste Prozesse aus der Pipeline.

Beispielszenario (illustrativ)

Ein Logistikdienstleister überträgt Sendungsdaten täglich manuell aus mehreren Kundenportalen in sein Transportmanagementsystem. Nach einer kurzen Discovery werden zwei Portale mit dem höchsten Volumen ausgewählt, die Prozesse dokumentiert und Bots entwickelt, die Daten abrufen, prüfen und übertragen; unklare Fälle landen in einer Ausnahmen-Queue für die Mitarbeitenden. Ein kleines Support-Team überwacht die Bots und passt sie bei Portaländerungen an. Dieses Szenario dient nur der Veranschaulichung und beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.

SLA- und KPI-Tabelle

Kennzahl	Definition	Hinweis
Erfolgsquote	Ohne Fehler abgeschlossene Bot-Läufe	Ausnahmen getrennt betrachtet
Automatisierungsgrad	Anteil der Fälle ohne manuellen Eingriff	Je Prozess gemessen
Verfügbarkeit	Bots laufen im vereinbarten Zeitfenster	Abhängig von Zielsystemen
Reaktionszeit bei Störung	Zeit bis zur ersten Reaktion	Nach Priorität gestaffelt
Wiederherstellungszeit	Zeit bis zum erneuten Lauf	Inklusive Nachverarbeitung
Eingesparte Stunden	Geschätzte manuelle Zeit, die entfällt	Gemeinsam mit Ihnen ermittelt
Pipeline-Durchsatz	Produktiv gesetzte Prozesse pro Quartal	Bei dediziertem Team

Preisfaktoren

Pauschale Preise nennen wir nicht. Das Angebot hängt ab von:

Faktor	Auswirkung
Zahl und Komplexität der Prozesse	Systeme, Entscheidungsregeln, Ausnahmen
Art der Eingaben	Strukturierte Daten oder Dokumente mit IDP
Plattform und Lizenzen	Lizenzen trägt in der Regel der Kunde
Betriebszeiten	Bürozeiten oder 24/7-Überwachung
Änderungshäufigkeit der Zielsysteme	Höherer Wartungsaufwand
Sicherheits- und Audit-Anforderungen	Zusätzliche Dokumentation und Kontrollen
Team-Modell	Projekt, dediziertes Team oder Managed Service

RPA-Prozessautomatisierung Outsourcing — overview

Eigenes Team, Freelancer oder Outsourcing?

Kriterium	Eigenes Team	Freelancer	Outsourcing mit 360 Soft
Startzeit	Recruiting dauert Monate	Schnell	Typisch 1–2 Wochen
Betrieb und Wartung	Eigene Bereitschaft nötig	Oft nicht abgedeckt	Monitoring und Wartung mit SLA
Know-how-Breite	Begrenzt auf wenige Personen	Einzelperson	Analyst, Entwickler, Architekt, Support
Ausfallsicherheit	Risiko bei Kündigungen	Hoch	Ersatzprozess und Dokumentation
Skalierung	Langsam	Begrenzt	Von 1 bis 200+ Personen

Risiken und Gegenmaßnahmen

Risiko	Gegenmaßnahme
Falsche Prozessauswahl	Bewertung nach Volumen, Stabilität und Nutzen vor der Entwicklung
Bots brechen bei Oberflächenänderungen	Robuste Selektoren, Schnittstellen bevorzugen, Monitoring und schnelle Wartung
Unsichere Zugangsdaten	Credential Vault, eigene Bot-Konten, Least Privilege
Schatten-Automatisierung	Governance, CoE-Standards, zentrales Register
Nicht abgedeckte Ausnahmen	Ausnahmen-Queue und klare Übergabe an Mitarbeitende
Abhängigkeit vom Dienstleister	Dokumentation (PDD/SDD), Code in Ihrem Repository, Übergabeplan

Sicherheit, Datenschutz, NDA und geistiges Eigentum

Entwicklung und Betrieb erfolgen in Ihrer Umgebung oder einer mit Ihnen abgestimmten Infrastruktur. Entwickler arbeiten mit Testdaten; Zugriff auf Produktionsdaten erhalten nur berechtigte Operatoren mit protokollierten Konten. Zugangsdaten der Bots liegen in einem Vault, nie im Code. Alle Mitarbeitenden unterzeichnen Geheimhaltungsvereinbarungen. Quellcode, Workflows, Dokumentation und wiederverwendbare Komponenten gehören Ihnen und werden in Ihrem Repository gepflegt.

Hinweis zum Vertragsmodell

360 Soft erbringt die Leistung als B2B-Dienstleistung – je nach Zuschnitt auf Basis eines Dienstvertrags (laufender Betrieb nach vereinbarten Service Levels) oder eines Werkvertrags (abgegrenzte Ergebnisse mit Abnahme). Die fachliche Steuerung, Einsatzplanung und disziplinarische Führung des Teams liegen bei 360 Soft; es handelt sich ausdrücklich um keine Arbeitnehmerüberlassung. Ihre Mitarbeitenden geben Anforderungen über vereinbarte Ansprechpartner und Tickets vor, nicht über direkte Weisungen an einzelne Teammitglieder.

Ob ein konkretes Setup aus Sicht des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) oder der Scheinselbständigkeit unbedenklich ist, hängt von der gelebten Praxis ab – insbesondere von Weisungswegen, Eingliederung und Vergütungslogik. Diese Hinweise sind allgemeiner Natur und keine Rechtsberatung; wir empfehlen, den Vertrag und das Betriebsmodell vor Start von Ihrer Rechtsabteilung oder einer Kanzlei prüfen zu lassen. Zum Vertragspaket gehören in der Regel ein Rahmenvertrag mit Leistungsbeschreibung und SLA-Anhang, eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), eine Regelung zur Übertragung der Nutzungs- und Schutzrechte an allen Arbeitsergebnissen sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Da die Verarbeitung in der Türkei stattfindet, werden für Übermittlungen aus dem EWR die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) vereinbart; für die türkische Seite gilt zusätzlich das Datenschutzgesetz KVKK Nr. 6698.

Checkliste für die Dienstleisterauswahl

Erfahrung mit Ihrer RPA-Plattform und Ihren Zielsystemen
Strukturierte Methode zur Prozessbewertung
Dokumentationsstandards (PDD, SDD) und Code-Reviews
Sicherheitskonzept mit Vault, Bot-Konten und Protokollierung
Test- und Release-Prozess mit Abnahme
Betriebsmodell mit Monitoring und Wartungs-SLA
Vertragspaket mit NDA, AVV, SCC und IP-Regelung
Transparente Messung der Ergebnisse
Ersatzprozess bei Personalwechsel
Flexible Skalierung nach Pipeline

Häufig gestellte Fragen

Mit welchen RPA-Plattformen arbeiten Sie?

Mit UiPath, Microsoft Power Automate, Automation Anywhere und Blue Prism sowie mit Python-basierten Automatisierungen.

Welche Prozesse eignen sich für RPA?

Regelbasierte, häufige, stabile und digitale Prozesse, etwa Rechnungserfassung, Datenabgleich zwischen Systemen oder Berichtserstellung.

Wer trägt die Lizenzkosten?

In der Regel der Kunde, da die Lizenzen auf Ihr Unternehmen laufen. Wir beraten bei der Auswahl.

Wie lange dauert die Automatisierung eines Prozesses?

Typisch 2–6 Wochen je Prozess für Entwicklung und Test, abhängig von Systemen und Ausnahmen.

Übernehmen Sie auch Betrieb und Wartung bestehender Bots?

Ja. Als Managed Service überwachen wir Bots, beheben Fehler und passen sie bei Systemänderungen an.

Können Sie Dokumente wie Rechnungen verarbeiten?

Ja, durch die Integration von Dokumentenerkennung (IDP/OCR) mit Prüfregeln und Ausnahmen-Queue.

Wie werden Zugangsdaten der Bots geschützt?

Über einen Credential Vault, eigene Bot-Konten mit minimalen Rechten und vollständige Protokollierung.

Gehören Code und Dokumentation uns?

Ja. Alle Arbeitsergebnisse liegen in Ihrem Repository, die Rechte werden vertraglich übertragen.

Wie schnell kann das Team starten?

Ein typischer Start ist innerhalb von 1–2 Wochen möglich, meist mit einer Discovery-Phase.

Ist das eine Arbeitnehmerüberlassung?

Nein. 360 Soft erbringt die Leistung als Dienstleistung und steuert das eigene Team. Wir empfehlen eine rechtliche Prüfung des konkreten Setups durch Ihre Rechtsberatung.

Kontakt

Sie möchten wissen, welche Prozesse sich bei Ihnen automatisieren lassen? Schildern Sie uns Ihre Kandidaten und Systeme – wir schlagen Ihnen eine Discovery, ein Teammodell und einen Startzeitpunkt vor. Telefon: +90 850 335 10 87 · E-Mail: info@360-soft.com · WhatsApp · Kontaktformular. 360 Soft Marketing Yazılım ve Danışmanlık Ltd. Şti., Nidakule Ataşehir Batı, Barbaros Mah. Begonya Sk. No:1 D:2, 34746 Ataşehir/İstanbul.

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