Das wertvollste Gut einer Kanzlei ist Information, und diese Information ist meist über die Kalender der Anwälte, E-Mail-Postfächer, Ordner auf dem Desktop und die Excel-Tabelle des Sekretariats verstreut. Wächst die Kanzlei, wird aus dieser Zersplitterung das Risiko einer versäumten Frist oder eines an die falsche Person geschickten Dokuments. Das sind die Probleme, auf die Anwalts- und Steuerkanzleien am häufigsten stoßen:
1. Die Verfolgung von Fristen und Terminen hängt an einzelnen Personen
Werden Fristen ab Zustellung, Verhandlungstermine und Ortstermine in den Kalendern verschiedener Personen geführt, vergrößert der Urlaub oder das Ausscheiden eines Anwalts das Risiko. Ein an die Akte gebundener Fristenkalender, der kanzleiweit sichtbar ist und mit Erinnerungen arbeitet, beseitigt diese Abhängigkeit.
2. Ein Dokumentenarchiv, das im Ordnerchaos untergeht
Dateinamen wie „Schriftsatz_final_v3_wirklichfinal.docx“ und verstreute Ordner auf gemeinsamen Laufwerken erschweren es, das richtige Dokument zu finden. Werden Dokumente in einem einzigen Archiv nach Akte, Typ und Datum verschlagwortet, mit Versionshistorie und Volltextsuche, ist das Problem gelöst.
3. Mandanten rufen ständig an und fragen „Wie steht mein Fall?“
Mandanten auf dem Laufenden zu halten, nimmt einen unvorhersehbaren Teil des Arbeitstages eines Anwalts ein. Ein Mandantenportal, das die von der Kanzlei kontrollierten Informationen teilt, sowie automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Entwicklungen verringern diese Last und erhöhen zugleich die Zufriedenheit der Mandanten.
4. Dokumente werden per E-Mail und Messenger verschickt
Ausweiskopien, Vollmachten, ärztliche Atteste oder Dokumente mit Geschäftsgeheimnissen als E-Mail-Anhang oder über private Messenger zu verschicken, ist ein erhebliches Risiko für den Schutz personenbezogener Daten. Ein Bereich für den Dateiaustausch mit zeitlich begrenzten Links, Zugriffsprotokollen und rollenbasierten Berechtigungen bringt diesen Verkehr unter Kontrolle.
5. Auslagen und Honorare werden woanders verfolgt
Werden Verfahrenskosten, Vorschüsse und Honorareingänge in der Buchhaltungssoftware geführt und die Verfahrensinformationen an anderer Stelle, lässt sich die Rentabilität einer einzelnen Akte nicht erkennen.