CRM- und Automatisierungslösung für Versicherungsagenturen

Erkennen Sie auslaufende Policen rechtzeitig, erinnern Sie Kunden per WhatsApp und vergleichen und präsentieren Sie Angebote auf einem einzigen Bildschirm.

Verlängerungskalender für Policen Ablauf für Angebotsvergleiche WhatsApp-Erinnerungen n8n-Workflows

AdresseAtaşehir, Istanbul

Telefon+90 850 335 10 87

E-Mailinfo@360-soft.com

Das Branchenproblem

Warum werden Verlängerungsfenster verpasst?

Ein großer Teil der Einnahmen einer Versicherungsagentur stammt aus der Verlängerung der Policen bestehender Kunden. Trotzdem beruht die Verlängerungsverfolgung in den meisten Agenturen auf einer Excel-Liste, dem Kalender eines Mitarbeiters oder dem morgendlichen manuellen Filtern eines Berichts aus der Agentursoftware. Werden in einer arbeitsreichen Phase ein paar Policen übersehen, wechseln diese Kunden zu einer anderen Agentur oder direkt zu einem Online-Kanal.

Wiederkehrende Probleme in Agenturen

Verpasste Verlängerungen: Policen kurz vor dem Ablaufdatum werden nicht rechtzeitig aufgelistet, und der Kunde wird erst am letzten Tag erreicht.
Aufwand bei der Angebotserstellung: Für denselben Kunden werden Angebote mehrerer Versicherer eingeholt, Preise und Deckungen liegen auf getrennten Bildschirmen, und der Vergleich für den Kunden wird von Hand zusammengestellt.
Verstreute Kommunikation: Gespräche mit Kunden liegen in den privaten WhatsApp-Konten der Mitarbeiter; wenn jemand geht, geht der Verlauf mit.
Cross-Selling-Chancen bleiben unsichtbar: Ob ein Kfz-Versicherungskunde auch eine Wohngebäude- oder Krankenversicherung hat, ist nicht auf einen Blick erkennbar.
Informationsfluss bei Schadensfällen: Kunden rufen immer wieder an, um den Stand ihrer Schadensakte zu erfahren.

360 Soft löst diese Probleme mit einer CRM-Software, die um den Arbeitsablauf Ihrer Agentur herum entworfen wird, einer offiziellen WhatsApp-API-Integration und n8n-Workflow-Automatisierung. Die bestehende Software, in der Sie Policen ausstellen, bleibt bestehen; das CRM läuft darüber als Ebene für Kundenbeziehungen und Automatisierung.

Module

Module des CRM für Versicherungsagenturen

Eine Struktur, die mit der Verlängerungsverfolgung beginnt und mit der Automatisierung wächst.

Kunden- und Policendatensatz

Alle Policen, Sparten, Fahrzeug- und Objektdaten, Kommunikationsverlauf und Einwilligungen gemeinsam im Datensatz des Privat- oder Firmenkunden.

Verlängerungskalender

Eine automatisch aus den Ablaufdaten erzeugte Verlängerungsliste mit Verteilung auf Mitarbeiter, Priorität und Statusverfolgung (angerufen, Angebot erstellt, verlängert, verloren).

Ablauf für Angebotsvergleiche

Angebote verschiedener Versicherer werden in ein einziges Formular eingegeben oder kommen per Integration; Prämien, Deckungen und Selbstbehalte werden nebeneinander tabelliert und dem Kunden als PDF oder Link gesendet.

WhatsApp-Erinnerungen und Nachrichten

Verlängerungserinnerungen, Dokumentanforderungen und Zahlungshinweise mit genehmigten Vorlagen. Alle Gespräche werden im gemeinsamen Konto der Agentur und im Kundendatensatz gespeichert.

n8n-Automatisierungsabläufe

Beispielabläufe: eine festgelegte Anzahl von Tagen vor Ablauf eine Aufgabe anlegen und eine Nachricht senden; den Zuständigen benachrichtigen, wenn der Kunde antwortet; eine Aufgabe zur Policenausstellung anlegen, wenn ein Angebot angenommen wird.

Cross-Selling-Ansicht

Sparten, die der Kunde noch nicht hat, werden im Datensatz markiert, und Kundenlisten, die festgelegten Kriterien entsprechen, werden für Kampagnen gefiltert.

Verfolgung von Schadensakten

Schadensmeldungen, Listen fehlender Dokumente und der Aktenstatus werden erfasst, und der Kunde wird bei Statusänderungen informiert.

Prämien- und Leistungsberichte

Berichte zu Verlängerungsquote, Produktion und Verlustgründen nach Mitarbeiter, Sparte und Versicherer.

Automatisierung

Beispielhafter Ablauf der Verlängerungsautomatisierung

Tageszahlen und Nachrichteninhalte werden an jede Agentur angepasst.
Auslöser	Automatisierte Aktion	Kanal
Eine festgelegte Anzahl von Tagen bis zum Ablauf der Police	Eine Verlängerungsaufgabe wird angelegt und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen	CRM-Aufgabe
Nach Anlage der Aufgabe	Eine genehmigte Vorlage zur Verlängerungserinnerung wird an den Kunden gesendet	WhatsApp Business API
Der Kunde hat auf die Nachricht geantwortet	Der zuständige Mitarbeiter wird benachrichtigt, und die Unterhaltung öffnet sich im Datensatz	CRM + E-Mail
Angebote erfasst	Eine Vergleichstabelle wird erstellt und dem Kunden ein Link gesendet	WhatsApp / E-Mail
Der Kunde hat das Angebot angenommen	Eine Aufgabe zur Policenausstellung und eine Dokumentenliste werden angelegt	CRM-Aufgabe
Verlängerung kam nicht zustande	Der Verlustgrund wird erfasst und fließt in das Reporting ein	CRM-Formular

Architektur

Wie arbeiten CRM, WhatsApp und n8n zusammen?

Technischer Aufbau

Das CRM ist eine cloudbasierte Webanwendung mit benutzerbezogenen Berechtigungen. Policendaten werden über regelmäßige Exporte aus Ihrer Agentursoftware oder, wo verfügbar, per API übernommen; n8n kann diese Übertragung zeitgesteuert ausführen, sodass sie ohne manuelles Eingreifen läuft. Da n8n Open Source ist, werden Abläufe im visuellen Editor angepasst, sobald sich Geschäftsregeln ändern.

Da WhatsApp der von Kunden am häufigsten genutzte Kanal ist, laufen die Nachrichten über die offizielle API, die mit der gemeinsamen Nummer der Agentur verbunden ist. Eingehende Nachrichten werden an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet; auf häufige Fragen (etwa wann meine Police abläuft oder welche Dokumente ich senden soll) kann ein KI-Chatbot, der CRM-Daten abfragt, die erste Antwort geben. Diesen Aufbau beschreiben wir ausführlich auf unserer Seite zum n8n-WhatsApp-Chatbot.

Ablauf

Ablauf der Einführung

Ein schrittweiser Übergang, während Ihre aktuelle Agentursoftware weiterläuft.

Prozessanalyse

Wir prüfen Ihre Prozesse für Verlängerungen, Angebote und Schadensfälle, die von Ihnen genutzte Agentursoftware und deren Exportmöglichkeiten.

Umfang und Festpreisangebot

Module, Automatisierungsabläufe und Nachrichtenvorlagen werden aufgelistet, und ein Festpreisangebot wird erstellt.

Einrichtung und Datenmigration

Das CRM wird eingerichtet, bestehende Kunden- und Policendaten werden migriert, und das Konto für die WhatsApp Business API sowie die Vorlagenfreigaben werden abgeschlossen.

Aktivierung der Abläufe

Automatisierungen werden zunächst mit einer begrenzten Kundengruppe getestet, und Zeitpunkt und Inhalt der Nachrichten werden feinjustiert.

Schulung und Support

Die Mitarbeiter werden im System geschult; der Support für neue Abläufe und Berichtsanforderungen läuft weiter.

Preise

Ein auf Ihre Agentur zugeschnittenes Angebot

Wenn Sie Online-Angebotsanfragen über ein Formular auf der Website Ihrer Agentur sammeln und direkt im CRM landen lassen möchten, lässt sich das zusammen mit unserem Service für Corporate Webdesign umsetzen.

Preise: Ein auf Ihr Projekt zugeschnittenes Festpreisangebot innerhalb von 24 Stunden. Angebot anfordern oder rufen Sie +90 850 335 10 87 an.

Häufig gestellte Fragen

Das hängt von den Anbindungsmöglichkeiten ab, die jeder Versicherer seinen Agenturen bietet. Haben Sie als Agentur Zugang zu einem offiziellen Webservice oder einer API, lässt sich eine Integration bauen. Bei Versicherern ohne diese Möglichkeit erfassen die Mitarbeiter die Angebotsdaten in einem Formular, und der Vergleich erfolgt trotzdem auf demselben Bildschirm. Methoden wie das Auslesen von Versichererportalen mit nicht autorisierter Automatisierung setzen wir nicht ein.

Nein. Sie können die Software, in der Sie Policen ausstellen, weiter nutzen. Das CRM dient als Ebene für Kundenbeziehungen, Verlängerungsverfolgung und Kommunikation. Die Policenliste wird regelmäßig per Excel oder API aus Ihrer bestehenden Software übernommen.

Es wird die offizielle WhatsApp Business API genutzt. Erstkontakt-Nachrichten an Kunden, etwa Verlängerungserinnerungen, werden mit von Meta genehmigten Vorlagen gesendet; sobald der Kunde antwortet, läuft die Unterhaltung als freie Nachricht weiter. Inoffizielle Tools, die Massennachrichten von privaten Nummern versenden, empfehlen wir nicht, da sie das Risiko einer Kontosperrung bergen.

Benutzerbezogene Berechtigungen, Audit-Logs, verschlüsselte Verbindungen und regelmäßige Backups sind standardmäßig eingerichtet. Einwilligungen in kommerzielle Nachrichten und die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise werden mit Datum und Kanal am Kundendatensatz gespeichert, und ohne Einwilligung wird keine automatisierte Marketingnachricht an einen Kunden gesendet. Das deckt die Anforderungen des KVKK (des türkischen Datenschutzgesetzes) ab und lässt sich an die Regeln Ihres eigenen Marktes anpassen. Der Inhalt der Rechtstexte bleibt in der Verantwortung der Agentur.

Ja. Kleine Agenturen beginnen meist nur mit dem Verlängerungskalender und WhatsApp-Erinnerungen und ergänzen später Angebotsvergleich und Cross-Selling-Abläufe. Je kleiner der Umfang, desto kleiner das Angebot.

Der Preis hängt von der Anzahl der Benutzer, dem Policenvolumen, den Integrationen und der Anzahl der Automatisierungsabläufe ab. Ein auf Ihr Projekt zugeschnittenes Festpreisangebot erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden.

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