Toi Croissant – WhatsApp-Chatbot mit n8n

Für Toi Croissant hat 360 Soft einen WhatsApp-Chatbot durchgängig auf der Automatisierungsplattform n8n aufgebaut und damit Bestellungen, Reservierungen und Kundenfragen automatisiert – direkt auf dem WhatsApp-Kanal, den die Kundschaft ohnehin nutzt.

Branche	Gastronomie (F und B)
Leistung	F und B · WhatsApp-Automatisierung
Kunde	Toi Croissant
Ausgangslage	Die manuelle Beantwortung von Bestell- und Reservierungsanfragen kostete viel Zeit.
Lösung	Durchgängig auf n8n aufgebauter WhatsApp-Chatbot, der Bestellungen, Reservierungen und Kundenfragen automatisiert
Technologie	n8n, WhatsApp Business API, Automatisierungsszenarien
Ergebnis	Eine automatisierte Kommunikationslinie, die Kundenanfragen rund um die Uhr sofort beantwortet

Über das Projekt

Mit einem WhatsApp-Chatbot, den wir für Toi Croissant durchgängig auf der n8n-Infrastruktur konzipiert haben, wurden Bestellungen, Reservierungen und Kundenfragen automatisiert. Das Projekt zeigt, dass KI- und Automatisierungslösungen auch für kleine und mittlere Unternehmen einen konkreten Nutzen haben. Da die Lösung auf dem WhatsApp-Kanal läuft, den das Unternehmen bereits mit seinen Kunden nutzt, mussten die Kunden weder eine neue App herunterladen noch ihre Gewohnheiten ändern.

Anforderung und gelöstes Problem

Bei Toi Croissant führte die manuelle Beantwortung von Bestellungen, Reservierungen und Kundenfragen zu erheblichem Zeitverlust. In Gastronomiebetrieben schreiben Kunden meist über WhatsApp, um zu bestellen, einen Tisch zu reservieren oder die Öffnungszeiten zu erfahren. Muss das Personal jede dieser Nachrichten einzeln beantworten, entstehen in Stoßzeiten Verzögerungen, und es bleibt weniger Zeit für die eigentliche Arbeit. Die Ziele waren:

• Automatische Bearbeitung von Bestell- und Reservierungsanfragen
• Beantwortung häufiger Fragen ohne menschliches Eingreifen
• Rückmeldung an Kunden zu jeder Tageszeit
• Entlastung des Personals von wiederkehrenden Aufgaben

Unsere Lösung

Wir haben auf der n8n-Infrastruktur einen durchgängigen WhatsApp-Chatbot konzipiert. Die Bausteine der Arbeit:

• Einrichtung der WhatsApp Business API: die offizielle Infrastruktur, über die die WhatsApp-Nummer des Unternehmens mit Automatisierungssystemen kommunizieren kann. Sie ist der erste Schritt, damit der Chatbot Nachrichten empfangen und beantworten kann.
• Workflow-Automatisierung mit n8n: Welcher Ablauf je nach Nachrichtentyp startet, welche Antwort gegeben und wohin die Anfrage weitergeleitet wird, wurde über Szenarien in n8n festgelegt.
• Bestell- und Reservierungsabläufe: nehmen das Anliegen des Kunden Schritt für Schritt auf und leiten es geordnet an das Unternehmen weiter.
• Automatische Beantwortung häufiger Fragen: sofortige Auskunft zu wiederkehrenden Informationen wie Öffnungszeiten oder Standort.

Der Wert dieser Struktur liegt darin, dass das Kundengespräch nicht auf einen völlig neuen Kanal verlagert wird, sondern die bereits genutzte Nummer geordneter und schneller arbeitet. Anfragen, die nicht automatisch bearbeitet werden können, werden in solchen Strukturen so an das Unternehmen weitergeleitet, wie es in den Szenarien festgelegt ist.

Eingesetzte Technologien

• n8n: ein Automatisierungswerkzeug, das verschiedene Systeme verbindet und die visuelle Gestaltung von Workflows ermöglicht
• WhatsApp Business API: Integration der WhatsApp-Nummer in die Automatisierung
• Automatisierungsszenarien: Bestell-, Reservierungs- und Informationsabläufe, die je nach Nachrichtentyp starten

Vorgehen

Die folgenden Schritte fassen unser übliches Vorgehen bei WhatsApp-Automatisierungsprojekten zusammen:

1. Analyse: Zunächst werden die häufigsten Anfragen an das Unternehmen ermittelt; es wird geklärt, welche automatisch bearbeitet werden können und welche an das Personal weitergeleitet werden müssen.
2. Ablaufdesign: Gesprächsabläufe für Bestellungen, Reservierungen und häufige Fragen werden konzipiert.
3. Einrichtung und Entwicklung: Die WhatsApp Business API wird eingerichtet, die Abläufe werden als Szenarien in n8n umgesetzt.
4. Go-live: Der Chatbot wird auf der bestehenden WhatsApp-Nummer des Unternehmens aktiviert; ändern sich Speisekarte, Öffnungszeiten oder Reservierungsregeln, lassen sich die Abläufe in solchen Strukturen aktualisieren, ohne sie neu zu schreiben.

Ergebnis und Nutzen

Im Ergebnis entstand eine Kommunikationslinie, die Kundenanfragen rund um die Uhr sofort beantwortet. Weil der Chatbot zu jeder Tageszeit arbeitet, werden auch Anfragen bearbeitet, die außerhalb der Öffnungszeiten eingehen: Eine Reservierungsanfrage nach Feierabend geht nicht verloren, der Kunde erhält sofort eine Antwort und die Anfrage wird geordnet an das Unternehmen weitergeleitet. Unsere Erkenntnis aus diesem Projekt: In Gastronomiebetrieben ist WhatsApp der meistgenutzte Kommunikationskanal. Der Chatbot ermöglicht es dem Personal, die Zeit, die es bisher für wiederkehrende Fragen aufgewendet hat, den Gästen zu widmen.

Für Cafés, Restaurants und Konditoreien, die eine ähnliche Automatisierung einrichten möchten, lässt sich derselbe Ansatz anwenden: Zuerst werden die häufigsten Anfragen ermittelt, dann werden für diese Anfragen automatische Abläufe aufgebaut.

Für ein vergleichbares Projekt

Wenn Sie für Ihr Unternehmen einen WhatsApp-Chatbot oder eine Workflow-Automatisierung planen, informieren Sie sich über Chatbot-Management und RPA und Prozessautomatisierung. Für kleinere Betriebe: Outsourcing für KMU.

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